Dieser Beitrag ist für alle, die noch ganz am Anfang ihres Bot Projektes stehen ODER mit dem aktuellen Bot-Projekt nicht weiterkommen und über einen Wechsel der Technologie nachdenken.

Der passende Anbieter ist für den Erfolg eines Bot-Projektes mindestens genau sowichtig, wie ein gut-durchdachtes Konzept und der passende Usecase. Und obwohl es immer mehr Chat- und Voicebot Anbieter gibt, gibt es immer noch nicht den einen Anbieter, der für alle Usecases und Unternehmen passt. Hier ein paar Tipps, die bei der Anbieterwahl helfen sollen.

1. Anforderungen definieren

Am Anfang jeder Anbieterwahl steht erstmal die Anforderungsliste. Hierzu ist es wichtig, dass ihr euch im Team einigt, welche Funktionen euer Bot heute und auch in Zukunft haben soll und welche zusätzlichen Voraussetzungen für die Integration des neuen Anbietern erforderlich sind.

Dabei gibt es die eher offensichtlichen Faktoren, wie:

• Regelbasiert vs. Intentbasiert
• Unterstützung unterschiedlicher Medien
• Integration in diverse Kanäle
• Schnittstellen
• Mehrsprachigkeit
• Anpassungsmöglichkeiten am Design
• Barrierefreiheiten
• Pricing
• etc.

Aber es kommen in der Regel auch eine Reihe an weitere Faktoren hinzu. Diese sind beispielsweise:

• Vereinbarkeit mit dem Datenschutzrecht
• Server-Standorte
• Tool-Sprache
• Support-Möglichkeiten
• Einkaufs- und Bezahlmodalitäten
• etc.

Während die ersteren Anforderungen in der Regel in ein bis zwei Workshops definiert werden können, müssen für die weiteren Faktoren meist eine Reihe von internen Absprachen mit unterschiedlichen Abteilungen gemacht werden. Es empfiehlt sich hier gründlich und umfangreich vorzugehen.

2. Longlist erstellen

Sobald die Liste der Anforderungen erstellt ist, macht es Sinn eine erste Longlist zu erstellen, mit Technologie-Anbietern, die auf den ersten Blick passen könnten. Hier hilft eine kleine Internet-Recherche, Austausch mit anderen Unternehmen und das Befragen von externen Beratern. Zum Teil bestehen vielleicht sogar schon Beziehungen, zu Technologie-Partnern, die ebenfalls eine Chat-Lösung anbieten, welches es lohnt genauer zu evaluieren.

3. Longlist reduzieren

Für die Longlist empfehlen sich je nach Projektumfang 8 – 15 Technologieanbeiter. Diese werden dann separat angeschrieben und um eine erste Grob-Offerte gebeten. Folgende wichtige Dokumente sollten dem Schreiben unbedingt angehängt werden:

• Anforderungsliste, unterteilt in Muss und Soll Kriterien
• Kurzbeschreibung des Usecases

Die Anbieter haben dann innerhalb einer vorgegebenen Zeitspanne die Möglichkeit auf die Anfrage zu reagieren und ihre Angebote zu schicken.

Die Angebote werden dann intern miteinander verglichen und es werden 2 – 4 Anbieter für die Shortlist ausgewählt.

4. Evaluation der Shortlist

Nun ist es Zeit die Anbieter persönlich kennen zu lernen. Die Anbieter der Shortlist werden zu einem persönlichem Treffen oder einem Videocall eingeladen. Ablauf des Meetings ist meist, wie folgt:

• Begrüssung
• Anbieter präsentieren ihre Lösung (20 – 60 Minuten)
• Diskussion
• Anschluss

Während dieses Termins haben die Unternehmen die Chance, alle ihre Fragen zu stellen und auch Soft-Faktoren, wie der bekannte Cultural-Fit können evaluiert werden.

5. Entscheidung

Sobald alle Anbieter präsentiert haben, kommt die Entscheidung. Diese wird auf Basis der eingeschickten Informationen, der Präsentation und oft auf auf dem Übereinstimmen des Cultural Fits gemacht.

Wichtig für die Entscheidung des Anbieters sind vor allem folgende Kriterien:

• Erfüllung aller Must-Anforderungen oder zumindest Möglichkeiten diese erfüllen zu können
• Passendes Pricing, was auch über einen längeren Zeitraum passend ist
• Ausreichende Support-Möglichkeiten und Erreichbarkeiten des Anbieters
• Je nach Konzept und Projekt ist es unabdingbar, dass der Anbieter Schnittstellen zulässt und hier flexibel für weitere Ergänzungen ist.

Hilfe nötig?

Natürlich helfe ich, Sophie Hundertmark, gern bei der Wahl des passenden Anbieters. Aus diesem Grund nehme ich bewusst von keinem Anbieter Provision und suche für jeden meiner Kunden den individuellen und besten Anbieter.

Und zusätzlich gibt es hier eine Beispiel-Anforderungsliste für euer Chat- oder Voicebot Projekt zum Gratis-Download. Dies ist allerdings nur eine kleine Auswahl an möglichen Funktionen. Die Liste muss für jedes Unternehmen angepasst werden. Bei Interesse bitte einfach dieses Formular ausfüllen.