*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Meetings gehören zum Arbeitsalltag. Ob Projektbesprechung, Brainstorming-Session oder Strategie-Workshop – oft entstehen dabei wertvolle Ideen, Entscheidungen und nächste Schritte. Die Herausforderung beginnt jedoch häufig nach dem Meeting: Wie lassen sich die besprochenen Inhalte effizient dokumentieren und in eine professionelle Projektbeschreibung überführen?
Moderne KI-Tools bieten hierfür eine interessante Lösung. Statt lediglich eine klassische Meeting-Zusammenfassung zu erstellen, können sie aus einem Meeting-Transkript einen vollständigen Projektbeschrieb generieren – inklusive Struktur, Management Summary und weiteren relevanten Kapiteln.
Warum ein Projektbeschrieb mehr ist als ein Meeting-Protokoll
Viele Teams erstellen nach einem Meeting ein Protokoll mit den wichtigsten Punkten. Das ist hilfreich, reicht jedoch bei umfangreicheren Projekten oft nicht aus.
Ein Projektbeschrieb geht deutlich weiter. Er fasst nicht nur die Diskussion zusammen, sondern strukturiert die Inhalte in einer Form, die für Projektbeteiligte, Führungskräfte oder externe Stakeholder verständlich und nutzbar ist.
Dazu gehören beispielsweise:
- Projektziele
- Ausgangslage
- Anforderungen
- Chancen und Risiken
- Verantwortlichkeiten
- Nächste Schritte
- Management Summary
So entsteht aus einer Diskussion ein professionelles Dokument, das direkt als Grundlage für die weitere Projektarbeit genutzt werden kann.
Der Prozess: Vom Transkript zum Worddokument
Der Ablauf ist vergleichsweise einfach.
Zunächst wird das Meeting aufgezeichnet und transkribiert. Wichtig ist dabei, dass alle Teilnehmenden der Aufzeichnung zugestimmt haben. Die Einhaltung der Datenschutz- und Compliance-Vorgaben sollte immer oberste Priorität haben.
Anschliessend wird das Transkript in ein KI-System geladen. Im Prompt wird definiert, welche Inhalte und Kapitel der Projektbeschrieb enthalten soll.
Ein möglicher Auftrag an die KI könnte lauten:
„Erstelle auf Basis des folgenden Meeting-Transkripts einen vollständigen Projektbeschrieb als Worddokument. Der Bericht soll eine Titelseite, ein Inhaltsverzeichnis, eine Management Summary sowie die wichtigsten Projekterkenntnisse enthalten.“
Die gewünschten Kapitel können individuell erweitert oder reduziert werden.
Welche Inhalte sollten enthalten sein?
Je nach Projektumfang können unterschiedliche Elemente sinnvoll sein. Häufig bewährt sich folgende Struktur:
- Titelseite
- Inhaltsverzeichnis
- Management Summary
- Projektbeschreibung
- Ziele und Anforderungen
- Chancen und Risiken
- Empfehlungen
- Nächste Schritte
- Anhang
Besonders wertvoll können zudem wörtliche Zitate aus dem Meeting sein. Sie helfen dabei, wichtige Aussagen oder Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren und den ursprünglichen Kontext zu erhalten.
Formatierungsanweisungen nicht vergessen
Ein häufig unterschätzter Aspekt sind klare Vorgaben zur Formatierung.
Je präziser die Anweisungen sind, desto besser entspricht das Ergebnis den eigenen Anforderungen.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Schweizer Rechtschreibung ohne scharfes S
- Einheitliche Überschriftenstruktur
- Definierte Schriftgrössen
- Formatierung von Tabellen
- Verwendung von Aufzählungen
- Gestaltung der Titelseite
Diese Informationen können direkt im Prompt hinterlegt werden.
Warum Claude für diese Aufgabe besonders interessant ist
Für die Erstellung umfangreicher Dokumente eignet sich insbesondere Claude, da das System sehr gut strukturierte Dokumente erzeugen kann und verschiedene Exportmöglichkeiten unterstützt.
Grundsätzlich können jedoch auch andere KI-Systeme verwendet werden, sofern sie die Erstellung oder den Export von Worddokumenten ermöglichen.
Wichtig ist weniger das konkrete Tool als vielmehr die Qualität des Prompts und die Klarheit der gewünschten Struktur.
Korrekturlesen bleibt unverzichtbar
Auch wenn die KI einen grossen Teil der Arbeit übernimmt, sollte jedes generierte Dokument sorgfältig geprüft werden.
Besonders wichtig sind:
- Inhaltliche Richtigkeit
- Vollständigkeit der Informationen
- Konsistente Formulierungen
- Korrekte Zuordnung von Aussagen
- Einhaltung interner Vorgaben
Die KI liefert eine hervorragende Grundlage, ersetzt jedoch nicht die abschliessende Qualitätskontrolle durch den Menschen.
Fazit
KI kann den Aufwand für die Projektdokumentation erheblich reduzieren. Aus einem einfachen Meeting-Transkript lässt sich innerhalb weniger Minuten ein strukturierter Projektbeschrieb erstellen, der weit über eine klassische Meeting-Zusammenfassung hinausgeht.
Wer regelmässig Workshops, Brainstormings oder Projektmeetings durchführt, kann dadurch wertvolle Zeit sparen und gleichzeitig die Qualität der Dokumentation verbessern. Entscheidend sind dabei eine saubere Transkription, ein präziser Prompt und eine abschliessende Qualitätsprüfung.
So wird aus einer Diskussion schnell ein professionelles Projektdokument, das direkt weiterverwendet werden kann.
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