*Dieser Beitrag wurde mit einem selbst erstelltem CustomGPT auf Basis von Sophies neustem YouTube Video erstellt. Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Im heutigen Weekly Prompt geht es darum, wie ihr ChatGPT zur Optimierung eures Arbeitsalltags nutzen könnt. Inspiriert durch eine Kollegin, die sich gefragt hat, für welche administrativen Aufgaben sie ChatGPT am besten einsetzen kann, habe ich einen passenden Prompt entwickelt:
Ich möchte meinen Arbeitsalltag effizienter gestalten und ChatGPT als Unterstützung nutzen. Bitte analysiere meine täglichen Aufgaben und finde heraus, welche davon durch ChatGPT erleichtert und optimiert werden können. Stelle mir dazu gezielte Fragen, um meine Tätigkeiten besser zu verstehen. Gib mir anschließend eine Liste mit konkreten Anwendungsfällen für ChatGPT in meinem Job und erkläre, wie ich es optimal einsetzen kann.
Warum dieser Prompt so wertvoll ist
Dieser Prompt hilft euch in mehreren Schritten herauszufinden, wie genau ihr ChatGPT oder alternative KI-Tools in euren Workflow integrieren könnt:
- Analyse eurer Aufgaben: Durch gezielte Fragen von ChatGPT erhaltet ihr ein besseres Verständnis dafür, welche Prozesse automatisierbar oder optimierbar sind.
- Individuelle Optimierung: Statt allgemeine Tipps zu bekommen, erhaltet ihr eine auf euren Job zugeschnittene Liste mit Anwendungsfällen.
- Konkrete Umsetzung: ChatGPT gibt euch nicht nur Ideen, sondern auch eine Anleitung, wie ihr es sinnvoll in eure Arbeitsprozesse integriert.
Mögliche Anwendungsfälle für Admin-Aufgaben
Nachdem ihr den Prompt eingegeben habt, wird ChatGPT euch eine Reihe von Fragen zu euren Aufgaben stellen. Typische Einsatzmöglichkeiten, die sich daraus ergeben können, sind:
- E-Mail-Verwaltung: Automatische Entwürfe, Formulierungsverbesserungen oder Zusammenfassungen langer E-Mail-Ketten.
- Meeting-Organisation: Erstellung von Agenda-Vorschlägen, Zusammenfassungen von Besprechungen oder Nachverfolgung von Aufgaben.
- Datenanalyse & Berichte: Automatisierte Zusammenfassungen von Tabellen, Erstellung von Reports oder KPI-Analysen.
- To-do-Listen & Aufgabenmanagement: Strukturierte Listen mit Priorisierung und Vorschlägen für effizientere Workflows.
- Texterstellung & Dokumentation: Formulierung von internen Richtlinien, Vorlagen für Verträge oder Dokumentationen für Projekte.
Kritische Nutzung von ChatGPT
Auch wenn dieser Prompt sehr hilfreich ist, solltet ihr nicht blind alles übernehmen, was ChatGPT vorschlägt. Es ist wichtig, jeden Vorschlag kritisch zu hinterfragen:
- Passt die Lösung wirklich zu eurem Arbeitsstil?
- Ist die vorgeschlagene Optimierung effizienter als euer bisheriger Prozess?
- Gibt es rechtliche oder sicherheitsrelevante Bedenken bei der Nutzung von KI für bestimmte Aufgaben?
Wenn ihr euch die Zeit nehmt, die gestellten Fragen gründlich zu beantworten und die Vorschläge von ChatGPT gezielt zu überprüfen, werdet ihr das Beste aus dieser Methode herausholen können.
Ich bin gespannt, welche Aufgaben ihr in Zukunft mit ChatGPT automatisieren oder optimieren werdet! Teilt gerne eure Erfahrungen und Fragen in den Kommentaren.
Weitere Fragen?
Ihr habt Fragen dazu? Gerne unterstütze ich euch, stehe als Sparring-Partner zur Verfügung und beantworte eure Fragen. Ich freue ich mich immer über eure Nachrichten, am liebsten per WhatsApp Nachricht oder als E-Mail.
Diesen Beitrag gibt es übrigens auch als Video auf YouTube
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