*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Meetings gehören für viele von uns zum Arbeitsalltag. Doch spätestens nach dem Termin stellt sich oft die gleiche Frage: Wie dokumentieren wir die wichtigsten Ergebnisse effizient und nachvollziehbar?
Während klassische Meeting-Zusammenfassungen nicht immer die beliebteste Aufgabe sind, können KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder ähnliche Anwendungen diesen Prozess erheblich vereinfachen. Mit dem richtigen Vorgehen entstehen innerhalb weniger Minuten strukturierte Zusammenfassungen, die sich direkt weiterverwenden oder versenden lassen.
Warum KI für Meeting-Zusammenfassungen nutzen?
Nach einem Meeting liegt häufig bereits ein Transkript vor – beispielsweise aus einer Aufzeichnung oder einem automatischen Transkriptionsdienst. Statt die Inhalte manuell auszuwerten, könnt ihr das Transkript in ein KI-Tool eurer Wahl einfügen und daraus eine professionelle Zusammenfassung erstellen lassen.
Der Vorteil: Die wichtigsten Erkenntnisse, Entscheidungen und nächsten Schritte werden schnell strukturiert aufbereitet. Das spart Zeit und sorgt für eine konsistente Dokumentation.
Datenschutz und Einverständnis nicht vergessen
Bevor ihr ein Meeting aufzeichnet, solltet ihr unbedingt das Einverständnis aller Teilnehmenden einholen. Die Aufzeichnung eines Meetings ist in vielen Unternehmen und Ländern an rechtliche Vorgaben gebunden.
Ebenso wichtig ist der Umgang mit den Daten nach dem Meeting. Wenn ihr Transkripte in KI-Systeme hochladet, solltet ihr die geltenden Datenschutzrichtlinien eures Unternehmens berücksichtigen und gegebenenfalls datenschutzkonforme KI-Lösungen einsetzen.
Der richtige Prompt für bessere Ergebnisse
Die Qualität der Zusammenfassung hängt stark von euren Anweisungen an die KI ab. Statt nur nach einer allgemeinen Zusammenfassung zu fragen, lohnt es sich, konkrete Vorgaben zu machen.
Beispielsweise könnt ihr folgende Anforderungen definieren:
- Erstelle eine klassische Meeting-Zusammenfassung.
- Die Zusammenfassung soll per E-Mail versendet werden können.
- Beschränke den Umfang auf maximal eine DIN-A4-Seite.
- Verzichte auf unnötige Floskeln.
- Verwende die Schweizer Rechtschreibung.
- Nutze kein scharfes S (ß).
- Gliedere die Inhalte nach klaren Themenblöcken.
- Hebe Entscheidungen und nächste Schritte hervor.
Je präziser eure Anforderungen formuliert sind, desto besser entspricht das Ergebnis euren Erwartungen.
E-Mail direkt vorbereiten lassen
Ein besonders praktischer Anwendungsfall besteht darin, die KI nicht nur die Zusammenfassung erstellen zu lassen, sondern direkt auch die passende E-Mail zu formulieren.
Dadurch werden die wichtigsten Inhalte des Meetings bereits in die Nachricht integriert. Ihr müsst die E-Mail anschliessend nur noch prüfen, gegebenenfalls anpassen und versenden.
So reduziert ihr den manuellen Aufwand nochmals deutlich und stellt gleichzeitig sicher, dass die zentralen Punkte des Meetings kommuniziert werden.
KI-Ergebnisse immer kritisch prüfen
Auch wenn moderne KI-Systeme beeindruckende Ergebnisse liefern, sollten die erstellten Zusammenfassungen nicht ungeprüft übernommen werden.
Prüft insbesondere:
- Ob alle wichtigen Punkte korrekt erfasst wurden.
- Ob Entscheidungen richtig wiedergegeben werden.
- Ob keine relevanten Informationen fehlen.
- Ob die vorgeschlagene E-Mail den gewünschten Ton trifft.
Eine kurze Qualitätskontrolle hilft dabei, Fehler zu vermeiden und die Zuverlässigkeit der Dokumentation sicherzustellen.
Fazit
Mit ChatGPT, Claude und ähnlichen KI-Tools lassen sich professionelle Meeting-Zusammenfassungen innerhalb weniger Minuten erstellen. Besonders effektiv wird der Prozess, wenn ihr der KI klare Vorgaben zu Struktur, Umfang und Stil macht.
Gleichzeitig solltet ihr Datenschutz und rechtliche Rahmenbedingungen im Blick behalten und die Ergebnisse immer noch einmal kritisch prüfen. So spart ihr Zeit bei der Dokumentation und könnt euch stärker auf die Inhalte und Entscheidungen konzentrieren, die wirklich zählen.
Weitere Fragen?
Ihr habt Fragen dazu? Gerne unterstütze ich euch, stehe als Sparring-Partner zur Verfügung und beantworte eure Fragen. Ich freue ich mich immer über eure Nachrichten, am liebsten per WhatsApp Nachricht oder als E-Mail.
