*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Meetings produzieren täglich neue Ideen, Entscheidungen und Ergänzungen. Die eigentliche Herausforderung beginnt allerdings oft erst danach: Wie integriert ihr all diese neuen Informationen effizient in bestehende Dokumente, Präsentationen oder Projektunterlagen?
Genau hier kann KI enorm unterstützen. Mit dem richtigen Prompt könnt ihr Meeting-Transkripte nutzen, um bestehende Dateien automatisch zu aktualisieren, zu ergänzen und strukturiert weiterzuentwickeln.
Die Grundidee hinter dem Workflow
Die Ausgangslage ist einfach:
Ihr habt bereits bestehende Unterlagen – beispielsweise:
- eine Projektskizze
- ein Konzeptdokument
- eine PowerPoint-Präsentation
- eine Excel-Tabelle
- ein Word-Dokument
- oder sogar komplette Projektunterlagen
Während eines Meetings entstehen neue Ideen, Anpassungen oder Entscheidungen. Statt diese Informationen später manuell einzuarbeiten, könnt ihr das Meeting-Transkript direkt zusammen mit der bestehenden Datei an ein KI-Tool übergeben.
Die KI analysiert anschliessend beide Dateien und aktualisiert die bestehende Unterlage automatisch.
Warum dieser Workflow so hilfreich ist
Gerade bei grösseren Projekten geht viel Zeit für manuelle Nachbearbeitung verloren. Oft werden Änderungen vergessen, Inhalte doppelt gepflegt oder wichtige Entscheidungen nicht sauber dokumentiert.
Mit diesem Ansatz könnt ihr:
- bestehende Inhalte automatisch aktualisieren
- neue Informationen ergänzen
- veraltete Inhalte ersetzen
- Dokumentationen konsistent halten
- Zeit bei der Nachbearbeitung sparen
Besonders praktisch ist dabei, dass die bestehende Struktur erhalten bleibt. Ihr startet also nicht bei null, sondern arbeitet direkt auf eurer vorhandenen Datei weiter.
Struktur und Design bleiben erhalten
Ein wichtiger Punkt bei solchen Workflows ist die Formatierung. Niemand möchte nach einem KI-Export eine komplett zerstörte PowerPoint oder chaotische Excel-Datei erhalten.
Deshalb ist es wichtig, der KI klare Vorgaben zu machen:
- bestehendes Design beibehalten
- Formatierungen nicht verändern
- Struktur erhalten
- bestehende Tabellen und Layouts weiterverwenden
Das sorgt dafür, dass die Datei nach der Bearbeitung weiterhin professionell aussieht und direkt weiterverwendet werden kann.
Der Prompt zum Kopieren
Der folgende Prompt kann direkt für eigene Workflows verwendet werden:
Ich lade dir zwei Dateien hoch:
1. Ein Meeting-Transkript (oder mehrere Transkripte)
2. Eine bestehende Datei: [Word / Excel / PowerPoint]
Deine Aufgabe:
Passe die bestehende Datei auf Basis der Inhalte aus dem Transkript an.
Das bedeutet konkret:
- Lies zuerst die bestehende Datei vollständig und verstehe ihre Struktur,
ihren Zweck und ihren bisherigen Inhalt
- Lies dann das Transkript und identifiziere alle Informationen,
die für die bestehende Datei relevant sind (neue Erkenntnisse, geänderte
Inhalte, ergänzende Punkte, korrigierte Annahmen)
- Aktualisiere die bestehende Datei entsprechend:
- Vorhandene Inhalte aktualisieren, wenn das Transkript neue
Informationen liefert
- Neue Abschnitte / Slides / Zeilen ergänzen, wo nötig
- Veraltete Inhalte ersetzen oder kennzeichnen
- Struktur und Format der Originaldatei beibehalten
(kein Komplett-Redesign!)
Wichtig:
- Behalte das Design und Layout der bestehenden Datei bei
- Bei PowerPoint: Behalte die Farben, Schriftarten und das Master-Layout
- Bei Word: Behalte Formatvorlagen und Struktur
- Bei Excel: Behalte Formeln, Formatierungen und Tabellenstruktur
- Gib mir am Ende eine kurze Änderungsübersicht:
Was wurde wo geändert/ergänzt/entfernt?
Schweizer Rechtschreibung (kein ß, immer ss).
Liefere die angepasste Datei als Download.Typische Einsatzbereiche
Dieser Workflow eignet sich besonders gut für:
- Projektmeetings
- Kundenworkshops
- Strategiemeetings
- Präsentationsupdates
- Forschungsprojekte
- interne Dokumentationen
- Konzeptüberarbeitungen
- Teamabstimmungen
Überall dort, wo bestehende Unterlagen laufend aktualisiert werden müssen, kann dieser Ansatz enorm viel manuellen Aufwand reduzieren.
Änderungsübersichten sorgen für Transparenz
Ein besonders hilfreicher Bestandteil des Prompts ist die Änderungsübersicht am Ende.
Dadurch könnt ihr schnell nachvollziehen:
- welche Inhalte angepasst wurden
- welche neuen Punkte ergänzt wurden
- welche Themen entfernt wurden
- welche Bereiche aktualisiert wurden
Das ist vor allem bei Teamarbeit oder grösseren Projekten extrem hilfreich.
Fazit
Meeting-Transkripte enthalten oft wertvolle Informationen, die nach Besprechungen verloren gehen oder nur teilweise dokumentiert werden. Mit einem klaren KI-Workflow könnt ihr diese Inhalte direkt nutzen, um bestehende Dokumente automatisch weiterzuentwickeln.
Besonders spannend ist dabei die Kombination aus:
- vorhandenen Dateien
- strukturierten Meeting-Transkripten
- klaren Änderungsanweisungen
- und konsistenter Formatierung
So entsteht aus einem einfachen Meeting schnell eine aktualisierte, professionelle und direkt nutzbare Arbeitsgrundlage.
Weitere Fragen?
Ihr habt Fragen dazu? Gerne unterstütze ich euch, stehe als Sparring-Partner zur Verfügung und beantworte eure Fragen. Ich freue ich mich immer über eure Nachrichten, am liebsten per WhatsApp Nachricht oder als E-Mail.
