*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Nach einem ersten Kunden- oder Teammeeting beginnt häufig die eigentliche Arbeit: Notizen müssen sortiert, Ideen zusammengeführt und eine verständliche Projektskizze erstellt werden. Gerade nach Brainstormings kostet dieser Schritt oft viel Zeit.
Mit KI lässt sich dieser Prozess deutlich vereinfachen. Statt das Meeting manuell zusammenzufassen, könnt ihr das Transkript als Grundlage nutzen und daraus automatisch eine strukturierte Projektskizze oder sogar eine erste PowerPoint-Präsentation erstellen lassen.
Das Transkript als Grundlage nutzen
Voraussetzung ist, dass alle Teilnehmenden der Aufzeichnung des Meetings zugestimmt haben. Anschließend könnt ihr das Meeting transkribieren und das entstandene Transkript in ein KI-Tool einfügen.
Anstatt das Gespräch selbst auszuwerten, gebt ihr der KI den Auftrag, eine strukturierte Präsentation mit den wichtigsten Inhalten zu erstellen. So entsteht innerhalb weniger Minuten eine erste Version der Projektdokumentation.
Welche Inhalte sollte die Projektskizze enthalten?
Je konkreter ihr den Prompt formuliert, desto besser wird das Ergebnis. Bewährt hat sich eine Präsentation mit etwa 10 bis 20 Folien, die unter anderem folgende Punkte enthält:
- Titelfolie
- Ausgangslage und Problemstellung
- Projektidee
- Projektziele
- Wichtige Bausteine des Projekts
- Meilensteine
- Verantwortlichkeiten
- Konkrete nächste Schritte
- Offene Fragen
- Weitere Hinweise oder Erkenntnisse aus dem Meeting
Diese Struktur könnt ihr selbstverständlich an eure eigenen Projekte oder Unternehmensstandards anpassen.
Auch das Design lässt sich definieren
Neben den Inhalten könnt ihr der KI auch Vorgaben für das Design machen. Beispielsweise könnt ihr festlegen:
- Anzahl der Folien
- Farbwelt
- Layout
- Struktur der Inhalte
- Art der Visualisierungen
- Präsentationsstil
Je präziser diese Vorgaben sind, desto weniger Nachbearbeitung ist später erforderlich.
Warum sich dieser Workflow lohnt
Gerade nach einem ersten Brainstorming geht häufig wertvolle Zeit verloren, weil Informationen aus verschiedenen Notizen zusammengetragen werden müssen. Nutzt ihr stattdessen das Meeting-Transkript als Ausgangspunkt, entsteht schnell eine einheitliche und nachvollziehbare Projektskizze.
Das spart Zeit, verbessert die Dokumentation und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf derselben Informationsbasis weiterarbeiten.
Mein Tipp für die Umsetzung
Für diesen Anwendungsfall arbeite ich besonders gerne mit Claude. Das Tool eignet sich sehr gut, um aus umfangreichen Transkripten strukturierte Präsentationen zu erstellen, die anschließend heruntergeladen und individuell weiterbearbeitet werden können.
Natürlich könnt ihr denselben Workflow auch mit anderen KI-Tools ausprobieren und an eure eigenen Anforderungen anpassen.
Fazit
Ein Meeting-Transkript ist weit mehr als nur eine Dokumentation. Mit dem richtigen Prompt wird daraus in kurzer Zeit eine vollständige Projektskizze oder eine erste Präsentation, die direkt im Projekt weiterverwendet werden kann.
Wer diesen Workflow regelmäßig nutzt, spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch eine konsistente Grundlage für die weitere Projektarbeit.
Weitere Fragen?
Ihr habt Fragen dazu? Gerne unterstütze ich euch, stehe als Sparring-Partner zur Verfügung und beantworte eure Fragen. Ich freue ich mich immer über eure Nachrichten, am liebsten per WhatsApp Nachricht oder als E-Mail.
