*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Meetings sind schnell vorbei, doch die eigentliche Arbeit beginnt häufig erst danach. Entscheidungen müssen dokumentiert, nächste Schritte festgehalten und Follow-up Nachrichten verschickt werden. Gerade wenn zwischen Meeting und Nachbereitung einige Tage liegen, ist es gar nicht mehr so einfach, sich an alle wichtigen Details zu erinnern.
Genau hier können KI-Tools unterstützen. Mit einem Meeting-Transkript und einem passenden Prompt könnt Ihr innerhalb kurzer Zeit eine strukturierte Follow-up Nachricht erstellen lassen. Die KI übernimmt dabei nicht nur die Zusammenfassung, sondern kann auch wichtige Entscheidungen und nächste Schritte aus dem Gespräch herausarbeiten und daraus direkt eine Nachricht formulieren.
Wichtig ist allerdings: Bevor ein Meeting aufgenommen, transkribiert und anschließend mit KI verarbeitet wird, müssen Datenschutz, Zustimmung der Teilnehmenden und gegebenenfalls interne Vorgaben berücksichtigt werden.
Vom Meeting-Transkript zur fertigen Follow-up Nachricht
Die Grundlage für diesen Anwendungsfall ist ein Transkript des Meetings. Viele Meeting- und Videokonferenz-Tools bieten inzwischen die Möglichkeit, Gespräche automatisch zu transkribieren.
Dieses Transkript könnt Ihr anschließend an ein geeignetes KI-Tool übergeben. Statt die KI lediglich um eine Zusammenfassung zu bitten, lohnt es sich, genauer zu definieren, welches Ergebnis Ihr benötigt.
Ein möglicher Prompt dafür ist:
Erstelle auf Basis des folgenden Meeting-Transkripts eine Follow-up Nachricht.
Ton: klar, freundlich, professionell.
Inhalt: kurze Zusammenfassung, wichtigste Entscheidungen, nächste Schritte.
Schreibe so, als käme die Nachricht direkt von mir.Transkript:
[Meeting-Transkript einfügen]
Damit bekommt die KI bereits eine klare Aufgabe und weiß gleichzeitig, wie das Ergebnis aufgebaut und formuliert sein soll.
Warum ein klar strukturierter Prompt bessere Ergebnisse liefert
Bei der Arbeit mit KI gilt: Je klarer Ihr beschreibt, was Ihr benötigt, desto gezielter kann Euch das Tool unterstützen.
In diesem Beispiel enthält der Prompt vier wichtige Informationen:
- Aufgabe: Es soll eine Follow-up Nachricht auf Basis eines Meeting-Transkripts entstehen.
- Tonalität: Die Nachricht soll klar, freundlich und professionell formuliert sein.
- Inhalt: Zusammenfassung, Entscheidungen und nächste Schritte sollen berücksichtigt werden.
- Perspektive: Der Text soll so klingen, als hättet Ihr ihn selbst geschrieben.
Diese Struktur lässt sich problemlos an Eure eigenen Anforderungen anpassen. Ihr könnt beispielsweise ergänzen, dass die Nachricht besonders kurz sein soll, bestimmte Personen direkt angesprochen werden sollen oder die nächsten Schritte als Liste dargestellt werden sollen.
So bringt Ihr Eure persönliche Tonalität in die KI
Die Anweisung „Schreibe so, als käme die Nachricht von mir“ allein reicht in vielen Fällen noch nicht aus. Schließlich muss die KI zunächst wissen, wie Ihr normalerweise schreibt.
Dafür könnt Ihr dem KI-Tool beispielsweise einige E-Mails oder Follow-up Nachrichten von Euch als Beispiele zur Verfügung stellen. Anhand dieser Texte bekommt die KI zusätzlichen Kontext zu Eurer Kommunikation: Schreibt Ihr eher kurz und direkt oder ausführlicher? Wie beginnt und beendet Ihr Nachrichten? Welche Formulierungen verwendet Ihr regelmäßig?
Auch hier gilt allerdings: Verwendet nur Inhalte, die Ihr mit dem jeweiligen KI-Tool verarbeiten dürft, und achtet insbesondere bei echten E-Mails auf personenbezogene oder vertrauliche Informationen.
Wenn Ihr diesen Anwendungsfall regelmäßig nutzt, könnt Ihr Eure Tonalität und weitere Vorgaben als wiederverwendbaren Kontext hinterlegen. So müsst Ihr nicht bei jeder Follow-up Nachricht erneut erklären, wie das Ergebnis klingen soll.
Besonders hilfreich, wenn das Meeting schon einige Tage zurückliegt
Der praktische Nutzen dieses Workflows zeigt sich vor allem dann, wenn die Nachbereitung nicht unmittelbar nach einem Meeting erfolgt.
Vielleicht kennt Ihr die Situation: Eine Woche nach einem Gespräch möchtet Ihr die Follow-up Nachricht schreiben und wisst zwar noch ungefähr, worum es ging – aber nicht mehr, welche Details besprochen wurden, welche Entscheidung tatsächlich getroffen wurde oder wer welche Aufgabe übernehmen sollte.
Anstatt das gesamte Transkript selbst noch einmal durchzugehen, könnt Ihr die KI gezielt nach diesen Informationen suchen lassen. KI-Tools können umfangreiche Texte analysieren, relevante Inhalte herausarbeiten und daraus eine übersichtliche Nachricht erstellen.
Das spart nicht nur Zeit bei der Formulierung. Es kann Euch auch dabei helfen, Informationen aus dem Meeting systematischer aufzubereiten.
Datenschutz: Meetings nicht einfach ungefragt aufnehmen und transkribieren
So praktisch dieser Workflow ist: Bevor Ihr ein Meeting aufzeichnet oder transkribiert, müsst Ihr den Datenschutz berücksichtigen.
Eine vorhandene Aufnahme- oder Transkriptionsfunktion bedeutet nicht automatisch, dass Ihr jedes Gespräch einfach mitschneiden könnt. Informiert die Teilnehmenden vorab transparent darüber, wenn ein Meeting aufgezeichnet oder transkribiert werden soll, und holt die erforderliche Zustimmung ein.
Auch die anschließende Verarbeitung durch ein KI-Tool sollte berücksichtigt werden. Ein Meeting-Transkript kann beispielsweise Namen, personenbezogene Daten, Kundeninformationen, interne Strategien, vertrauliche Projekte oder andere sensible Unternehmensinformationen enthalten.
Bevor Ihr ein Transkript in ein KI-Tool eingebt, solltet Ihr deshalb unter anderem klären:
- Wurde die erforderliche Zustimmung für Aufnahme und Transkription eingeholt?
- Welche Informationen enthält das Transkript?
- Dürfen diese Informationen mit dem gewählten KI-Tool verarbeitet werden?
- Welche Datenschutz- und Sicherheitsbedingungen gelten beim eingesetzten Tool?
- Gibt es interne Richtlinien Eures Unternehmens für den Einsatz von KI?
- Sollten bestimmte Informationen vor der Verarbeitung entfernt oder anonymisiert werden?
Welche Anforderungen konkret gelten, hängt unter anderem von Eurem Unternehmen, dem Kontext des Meetings, den verarbeiteten Daten und den eingesetzten Tools ab.
Für den Workflow gilt deshalb: Erst Datenschutz, Zustimmung und interne Vorgaben klären – dann aufnehmen, transkribieren und mit KI weiterarbeiten.
Die KI erstellt den Entwurf – Ihr macht den finalen Check
Auch bei einem guten Prompt solltet Ihr die generierte Follow-up Nachricht vor dem Versenden noch einmal prüfen. Besonders bei Entscheidungen, Verantwortlichkeiten, Terminen oder anderen wichtigen Details lohnt sich der Abgleich mit dem Originaltranskript.
Achtet beispielsweise darauf, ob:
- alle relevanten Entscheidungen korrekt wiedergegeben wurden,
- Verantwortlichkeiten richtig zugeordnet sind,
- Termine und Deadlines stimmen,
- keine wichtigen nächsten Schritte fehlen,
- keine Aussagen ergänzt wurden, die im Meeting gar nicht getroffen wurden,
- die Formulierungen tatsächlich zu Eurer persönlichen Kommunikation passen.
Die KI übernimmt damit einen großen Teil der Vorarbeit. Die finale Prüfung und Verantwortung für die Nachricht bleiben aber bei Euch.
Aus einem einfachen Prompt kann ein wiederverwendbarer Workflow werden
Besonders spannend wird dieser Use Case, wenn Ihr ihn nicht nur einmalig verwendet. Der Prompt kann als Vorlage gespeichert und nach jedem relevanten Meeting erneut eingesetzt werden.
Mit der Zeit könnt Ihr ihn weiter optimieren und beispielsweise Eure persönliche Tonalität, bevorzugte Struktur oder wiederkehrende Anforderungen ergänzen.
So entsteht ein einfacher Workflow für den Arbeitsalltag:
Datenschutz und Zustimmung klären → Meeting durchführen → Transkript erstellen → KI-Entwurf erstellen → Ergebnis prüfen → Follow-up verschicken
Gerade solche klar abgegrenzten Aufgaben zeigen, wie KI im Arbeitsalltag sinnvoll eingesetzt werden kann. Es geht nicht darum, die gesamte Kommunikation an ein KI-Tool abzugeben. Vielmehr übernimmt die KI zeitaufwendige Vorarbeiten und hilft Euch dabei, schneller von einem umfangreichen Meeting-Transkript zu einer strukturierten Follow-up Nachricht zu kommen.
Gleichzeitig sollte der verantwortungsvolle Umgang mit den Gesprächsdaten von Anfang an Teil dieses Workflows sein – und nicht erst dann zum Thema werden, wenn das Transkript bereits im KI-Tool gelandet ist.
Weitere Fragen?
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