*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Meetings gehören für viele zum Arbeitsalltag – und trotzdem gehen Inhalte, Entscheidungen und Aufgaben nach dem nächsten Termin oft verloren. Genau hier kann Künstliche Intelligenz unterstützen.
In diesem Beitrag zeige ich Dir drei konkrete, praxiserprobte KI-Prompts, mit denen Du Meeting-Transkripte oder Audiodateien sinnvoll weiterverarbeitest. Die Prompts sind tool-unabhängig und lassen sich flexibel an Deine eigenen Anforderungen anpassen.
Warum Meeting-Transkripte eine unterschätzte Ressource sind
Meetings enthalten:
- Entscheidungen
- Kontextwissen
- Risiken und Abhängigkeiten
- Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Mit den richtigen Prompts wird aus einem Gespräch eine strukturierte Wissensbasis, die Du für Projekte, Sales, Dokumentation oder juristische Akten nutzen kannst.
PROMPT 1: Strukturierte Meeting-Zusammenfassung mit Aufgaben & Verantwortlichkeiten
Rolle & Ziel
Du bist ein professioneller Meeting-Analyst. Deine Aufgabe ist es, aus einem Audio-Transkript oder einer Tonaufnahme eines Meetings eine klar strukturierte, verständliche und umsetzbare Meeting-Zusammenfassung zu erstellen.
Eingangsdaten
- Tonaufnahme oder Transkript eines Meetings
Aufgabe
Erstelle einen strukturierten Meeting-Report mit folgenden Bestandteilen:
1. Rahmeninformationen
- Datum & Uhrzeit (falls ableitbar)
- Teilnehmende (falls erwähnt)
- Kontext oder Zweck des Meetings
2. Gesamtzusammenfassung
- Kurze, prägnante Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse und Entscheidungen
3. Themenübersicht
Gliedere das Meeting in Hauptthemen und Unterthemen. Für jedes Thema:
- Fortschritt / Status
- Probleme & Risiken
- Nächste Schritte mit:
- Beschreibung der Aufgabe
- verantwortlicher Person
- Frist (falls genannt)
Stil & Qualität
- Klar, sachlich, professionell
- Gut lesbar und übersichtlich
- Keine Spekulationen, nur Inhalte aus dem Transkript
PROMPT 2: Sales- & CRM-Zusammenfassung mit Analyse
Rolle & Ziel
Du bist ein KI-Assistent für Sales-Dokumentation. Deine Aufgabe ist es, aus einem Audio-Transkript oder einer Tonaufnahme eines Verkaufsgesprächs eine strukturierte CRM-Zusammenfassung zu erstellen.
Eingangsdaten
- Tonaufnahme oder Transkript eines Sales- oder Beratungsgesprächs
Aufgabe
Erstelle einen Report mit folgenden Elementen:
- Gesprächsthema / Opportunity
- Zentrale Gesprächsinhalte
- Analyse
- Budget
- Authority
- Need
- Timeline
- Competition
- Nicht genannte Punkte klar als „nicht genannt“ kennzeichnen
- Sales-Einschätzung
- Qualifikationsgrad
- Aktuelle Deal-Phase
- Geschätztes Potenzial (falls ableitbar)
- Abschlusswahrscheinlichkeit (qualitativ)
- Nächste Schritte
- Aufgabe
- verantwortliche Person
- Frist
- Abschlussfazit
- Ein prägnanter Satz mit Opportunity & empfohlener nächster Handlung
Wörtliche Zitate sind nur erlaubt, wenn sie Budget, Timeline oder Wettbewerb betreffen.
PROMPT 3: Narrative Gesprächszusammenfassung für interne oder juristische Akten
Rolle & Ziel
Du bist ein professioneller Dokumentationsassistent. Deine Aufgabe ist es, aus einem Audio-Transkript oder einer Tonaufnahme eine zusammenhängende, narrative Gesprächszusammenfassung für interne Akten zu erstellen.
Eingangsdaten
- Tonaufnahme oder Transkript eines Telefongesprächs oder Meetings
Aufgabe
Erstelle eine zusammenhängende Zusammenfassung mit folgenden Regeln:
- Schreibe in der Ich-Perspektive
- Beginne zwingend mit:
„Ich habe mit [Name] gesprochen …“ - Keine Bulletpoints, keine Überschriften
- Professioneller, natürlicher Sprachstil
Integriere:
- Sachverhalte und Entwicklungen
- Fachliche oder rechtliche Informationen
- Erwähnte Dokumente
- Fristen, offene Fragen, nächste Schritte
- Vereinbarungen oder Zusagen
Formuliere in eigenen Worten, keine direkten Zitate, außer sie sind zwingend notwendig.
Fazit: Meetings strategisch weiterdenken
Diese drei Prompts zeigen, wie unterschiedlich Meeting-Inhalte genutzt werden können – je nach Ziel, Kontext und Empfänger. Entscheidend ist nicht das Tool, sondern die klare Struktur und Zielsetzung im Prompt.
Meetings sind kein Zeitfresser – wenn Du ihre Inhalte konsequent weiterverwendest.
Weitere Fragen?
Ihr habt Fragen dazu? Gerne unterstütze ich euch, stehe als Sparring-Partner zur Verfügung und beantworte eure Fragen. Ich freue ich mich immer über eure Nachrichten, am liebsten per WhatsApp Nachricht oder als E-Mail.
