*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Künstliche Intelligenz verändert nicht nur unsere Tools, sondern auch die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten. Ob bei Meetings, beim Schreiben von Texten oder bei der Planung von Aufgaben – mit den richtigen Prompts kann KI euch dabei unterstützen, strukturierter und effizienter zu arbeiten.
In diesem Beitrag zeige ich euch drei einfache, aber sehr wirkungsvolle Prompts, die ihr direkt im Team einsetzen könnt. Ihr könnt sie mit verschiedenen KI-Tools nutzen, zum Beispiel mit ChatGPT, Gemini, Perplexity oder auch datenschutzfreundlichen Lösungen wie SwissGPT.
1. Meetings automatisch zusammenfassen lassen
Viele Videokonferenz-Tools wie Zoom oder Microsoft Teams erstellen inzwischen automatisch ein Transkript des Meetings. Das ist praktisch – allerdings entsteht dadurch häufig ein langes Dokument, das schwer zu überblicken ist. Mehrere Personen sprechen durcheinander, Themen wechseln schnell und wichtige Entscheidungen sind nicht sofort erkennbar.
Genau hier kann KI helfen.
Wenn ihr das Transkript eines Meetings in ein KI-Tool ladet, kann die KI daraus eine strukturierte Zusammenfassung erstellen und gleichzeitig die wichtigsten Aufgaben und nächsten Schritte herausarbeiten.
So bekommt ihr aus einem unübersichtlichen Dokument schnell eine klare Übersicht.
Der folgende Prompt funktioniert in der Praxis sehr zuverlässig:
"Hier ist das Transkript eines Meetings. Bitte erstelle mir eine Zusammenfassung des Meetings in Stichworten. Erstelle mir zusätzlich eine Liste mit allen wichtigen nächsten Schritten und Aufgaben, die wir während des Meetings erstellt haben."
Ihr könnt diesen Prompt natürlich jederzeit erweitern, zum Beispiel um:
- eine Zusammenfassung als Fließtext
- eine klare Struktur mit Einleitung und Fazit
- eine separate Liste mit Entscheidungen aus dem Meeting
Wichtig ist außerdem: Gerade Meeting-Transkripte enthalten häufig sensible Informationen. Prüft daher immer, welches KI-Tool ihr verwendet und ob es für solche Inhalte geeignet ist.
Und wie bei allen KI-Ergebnissen gilt auch hier: Lest die Zusammenfassung noch einmal kritisch durch und überprüft, ob alle Aussagen korrekt wiedergegeben wurden.
2. Branding- und Tonalitäts-Guidelines mit KI erstellen
Viele Teams stehen früher oder später vor der gleichen Herausforderung: Neue Kolleginnen und Kollegen sollen Inhalte schreiben – doch wie genau soll eigentlich die Tonalität der Texte aussehen?
Noch wichtiger wird das Thema, wenn ihr KI für Content-Produktion einsetzen möchtet. Damit KI passende Texte erstellen kann, braucht sie klare Branding- und Kommunikationsrichtlinien.
Eine sehr effektive Methode ist es, vorhandene Texte analysieren zu lassen und daraus automatisch Guidelines zu erstellen.
Dafür gebt ihr der KI mehrere Beispieltexte, zum Beispiel:
- Ausschnitte aus eurer Webseite
- Blogartikel
- Landingpages
- Marketingtexte
Die KI analysiert diese Inhalte und erstellt daraus eine strukturierte Anleitung für neue Mitarbeitende.
Der folgende Prompt eignet sich dafür besonders gut:
Du sollst ausführliche Branding- und Tonaliäts-Guidelines für neue Kollegen in unserem Marketing- und Kommunikations-Team erstellen. Dazu schicke ich dir im Anhang 4 Dateien, die Ausschnitte unserer Webseite enthalten. Du analysierst die Quellen, die ich dir gegeben habe, und schreibst eine Anleitung bzw. Guidelines für unsere neuen Kollegen im Marketing- und Kommunikations-Team. Du analysierst die Quellen vor allem im Hinblick auf:
Tonalität: Welche Stimmung und Sprache wird genutzt?
Wortwahl: Gibt es Wörter, die immer wieder genutzt werden?
Ausdruck: Wie werden die User angesprochen? Ist es eine aktive oder passive Ansprache? Ist die Ansprache extrovertiert oder introvertiert?
Satzgestaltung: Sind es eher kurze oder lange Sätze? Umfangreich oder kurz und knapp?
Design: Ist es einfach und schlicht oder eher bunt und auffällig?
Call to Actions und weitere Besonderheiten: Was fällt noch auf?
Du analysierst weniger die konkreten Inhalte, sondern es geht darum, Guidelines für Branding-Richtlinien zu finden. Du machst deine Analyse sehr ausführlich und erstellst daraus umfangreiche, aussagekräftige und verständliche Guidelines. Vergiss nicht: Du erklärst in deinen Guidelines sehr genau, wie du auf diese spezifischen Beschreibungen gekommen bist, und du gibst für jede Guideline ein Beispiel aus den Originalquellen an.
Besonders hilfreich an diesem Prompt ist, dass die KI nicht nur Guidelines erstellt, sondern auch konkrete Beispiele aus den Quellen nennt. Dadurch werden die Richtlinien deutlich verständlicher und nachvollziehbarer.
Die fertigen Guidelines könnt ihr anschließend:
- neuen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen
- intern im Team nutzen
- als Grundlage für weitere KI-Prompts verwenden
3. Aufgaben mit KI priorisieren
Gerade in stressigen Wochen stellt sich oft die gleiche Frage: Welche Aufgaben sind wirklich wichtig?
KI kann euch dabei unterstützen, eure To-dos besser zu strukturieren und Prioritäten zu setzen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: einen kurzen Prompt und eine ausführlichere Variante.
Die kurze Variante
Wenn ihr bereits eine Liste mit Aufgaben habt, könnt ihr diese direkt analysieren lassen:
"Hier sind meine Aufgaben für diese Woche: [Aufzählung]. Bitte analysiere sie anhand von Wirkung, Dringlichkeit und persönlichem Aufwand – und ordne sie in drei klare Prioritätsstufen ein. Hilf mir auch, mögliche Aufgaben zu streichen oder zu delegieren."
Die KI bewertet dann jede Aufgabe und erstellt eine Prioritätenliste.
Die ausführlichere Variante
Noch bessere Ergebnisse bekommt ihr, wenn die KI zunächst Fragen stellt und dadurch mehr Kontext erhält.
"Ich möchte meine Aufgaben für diese Woche priorisieren. Bitte stelle mir kluge Fragen, damit ich meine wichtigsten Ziele und To-dos erkenne und klare Prioritäten setzen kann.
Berücksichtige dabei:
- Meine übergeordneten Ziele (beruflich und/oder privat)
- Den realistischen Zeitrahmen, den ich diese Woche zur Verfügung habe
- Die potenzielle Wirkung oder Dringlichkeit der Aufgaben
- Aufgaben, die delegiert, verschoben oder gestrichen werden könnten
Am Ende wünsche ich mir eine klare, geordnete Liste mit drei Kategorien:
- 💥 Höchste Priorität (erledigen, auch wenn’s schwierig wird)
- ⚖️ Mittlere Priorität (erledigen, wenn Zeit ist oder vorbereiten)
- 💤 Niedrige Priorität (parken, delegieren oder streichen)
Ich bin bereit – starte mit der ersten Frage."
Diese Variante sorgt dafür, dass die KI eure Ziele, euren Zeitrahmen und eure aktuelle Situation besser versteht. Dadurch wird die Priorisierung deutlich realistischer und hilfreicher.
Fazit: Mit den richtigen Prompts wird KI zum echten Team-Tool
KI kann Teams in vielen Bereichen unterstützen – entscheidend ist jedoch, wie ihr die Tools anleitet. Gute Prompts sorgen dafür, dass aus allgemeinen Antworten wirklich hilfreiche Ergebnisse werden.
Die drei Beispiele aus diesem Beitrag zeigen typische Einsatzmöglichkeiten im Arbeitsalltag:
- Meetings schneller auswerten
- einheitliche Kommunikationsrichtlinien erstellen
- Aufgaben klar priorisieren
Probiert die Prompts gerne selbst aus und passt sie an eure eigenen Prozesse an. Schon kleine Anpassungen können einen großen Unterschied machen.
Weitere Fragen?
Ihr habt Fragen dazu? Gerne unterstütze ich euch, stehe als Sparring-Partner zur Verfügung und beantworte eure Fragen. Ich freue ich mich immer über eure Nachrichten, am liebsten per WhatsApp Nachricht oder als E-Mail.
