*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Dein Alltag besteht aus E-Mail-Chaos, Meeting-Flut und Aufgabenstapeln? Genau hier zeigt KI ihren wahren Wert: Sie hilft dir, Ordnung in komplexe Situationen zu bringen und Zeit zu sparen. Damit dir das ohne Ausprobieren gelingt, findest du hier 8 sofort nutzbare Prompts, die du direkt in dein KI-Tool kopieren kannst.
Prompt 1: Herausfinden, wofür du KI überhaupt nutzen kannst
Viele wissen gar nicht, welche Aufgaben KI wirklich erleichtern kann. Dieser Prompt ermittelt genau das – basierend auf deinem Arbeitsalltag.
Prompt zum Kopieren
Ich möchte meinen Arbeitsalltag effizienter gestalten und ChatGPT als Unterstützung nutzen.
Bitte analysiere meine täglichen Aufgaben und finde heraus, welche davon durch ChatGPT erleichtert oder optimiert werden können.
Stelle mir dazu gezielte Fragen, um meine Tätigkeiten besser zu verstehen.
Gib mir anschließend eine Liste mit konkreten Anwendungsfällen für ChatGPT in meinem Job und erkläre, wie ich es optimal einsetzen kann.
Prompt 2: Meeting-Transkripte automatisch zusammenfassen
Wenn du Transkripte aus Zoom, Teams oder SwissGPT hast, hilft dir dieser Prompt, den Inhalt schnell greifbar zu machen.
Prompt zum Kopieren
Hier ist das Transkript eines Meetings.
Bitte erstelle mir eine Zusammenfassung des Meetings in Stichworten.
Erstelle mir zusätzlich eine Liste mit allen wichtigen nächsten Schritten und Aufgaben, die wir während des Meetings erstellt haben.
Prompt 3: Aufgaben priorisieren wie ein Profi
Dieser kurze Prompt ist ideal für schnelle Priorisierung.
Hinweis: Die lange Version – mit klugen Rückfragen der KI – ist ausschließlich im YouTube-Video erklärt.
Prompt zum Kopieren
Hier sind meine Aufgaben für diese Woche: [Aufzählung].
Bitte analysiere sie anhand von Wirkung, Dringlichkeit und persönlichem Aufwand – und ordne sie in drei klare Prioritätsstufen ein.
Hilf mir auch, mögliche Aufgaben zu streichen oder zu delegieren.
Prompt 4: Professionelle, freundliche Absagen formulieren
Ideal für Kooperationsanfragen, Interviews oder Projekte.
Prompt zum Kopieren
Du bist mein professioneller Kommunikationsassistent.
Verfasse eine freundliche und respektvolle Absage auf folgende Anfrage:
[ANFRAGE: z. B. Kooperation im Bereich XY / Interviewanfrage / Projektbeteiligung / Anfrage für ein Treffen etc.]
Ziel der Antwort ist, Wertschätzung auszudrücken, eine klare, aber höfliche Absage zu formulieren und ggf. eine Alternative oder Ausblick zu bieten (nur falls sinnvoll).
Achte auf folgende Aspekte in deiner Antwort:
– Professioneller, aber herzlicher Tonfall
– Kein Standardtext, sondern individuell auf die Anfrage eingehen
– Optional: Kurze Begründung (z. B. zeitliche Ressourcen, strategische Fokussierung)
– Verwende folgende Absender:innen-Perspektive: [Ich / Wir]
– Falls sinnvoll, verwende zum Abschluss eine motivierende oder ermutigende Formulierung wie „Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg bei …“
– Antworte in der Sprache: [Deutsch / Englisch / Französisch / Italienisch]
Prompt 5: Lange E-Mail-Verläufe auf Kernpunkte reduzieren
Prompt zum Kopieren
Bitte fasse mir die Kernpunkte des folgenden E-Mail-Verlaufs zusammen.
[Gesamten E-Mail-Verlauf einfügen]
Prompt 6: Eine neue Aufgabe Schritt für Schritt erklärt bekommen
Prompt zum Kopieren
Erkläre mir Schritt für Schritt, wie ich [Aufgabe einfügen] kann, als wäre ich Anfänger.
Führe mich durch den gesamten Prozess und starte mit Schritt 1.
Stelle mir vorab Fragen, um alle notwendigen Informationen zu sammeln, damit du deine Erklärung optimal auf meine Situation anpassen kannst.
Prompt 7: Nachrichtenartikel smart und strukturiert zusammenfassen
Prompt zum Kopieren
Du bist ein professioneller Redakteur für einen Weekly Newsletter.
Fasse aktuelle Nachrichtenbeiträge anhand der folgenden Vorgaben zusammen.
Nutze einen klaren, gut strukturierten Schreibstil.
Bringe – je nach Thema – auch eine kritische Einordnung oder eine praxisnahe Bewertung ein.
Verwende keine Fachbegriffe ohne Erklärung und bleibe stets neutral, informativ und verständlich.
Variablen:
- {Zielgruppe}
- {Sprachstil}
- {Länge}
- {Anzahl der Beiträge}
- {Quellen oder Links}
- {Rubriken}
- {Datum/Zeitbezug}
- {Format}
- {Sprache}
Hier sind die Beiträge:
[Links oder Dateien einfügen]
Prompt 8: Monatliches Budget mit KI erstellen
Prompt zum Kopieren
Hilf mir, ein monatliches Haushaltsbudget zu erstellen. Meine monatlichen Einnahmen betragen: [Betrag]. Meine Fixkosten sind: [Liste einfügen]. Ich möchte 20 % meines Einkommens sparen und den Rest für variablen Konsum nutzen. Bitte: 1. Erstelle eine übersichtliche Tabelle mit Kategorien, Beträgen und Prozentanteilen. 2. Gib mir Tipps, wie ich realistisch bleibe. 3. Nenne typische Budgetposten, die oft vergessen werden.
Weitere Fragen?
Ihr habt Fragen dazu? Gerne unterstütze ich euch, stehe als Sparring-Partner zur Verfügung und beantworte eure Fragen. Ich freue ich mich immer über eure Nachrichten, am liebsten per WhatsApp Nachricht oder als E-Mail.
