*Dieser Beitrag wurde mit einem selbst erstelltem CustomGPT auf Basis von Sophies neustem YouTube Video erstellt. Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
KI-Tools wie ChatGPT, Gemini oder SwissGPT werden zunehmend zu unverzichtbaren Helfern im Arbeitsalltag – besonders, wenn es um administrative Aufgaben geht. Doch viele fragen sich: Für welche Admin-Aufgaben lohnt sich der Einsatz wirklich? Und wie kann ich das Maximum aus einem Chat-Tool herausholen? Genau darum geht es in diesem Beitrag. Ich zeige euch drei praxiserprobte Prompts, die euch helfen, eure täglichen Aufgaben zu optimieren – und dabei wertvolle Zeit zu sparen.
1. Admin-Aufgaben analysieren & automatisieren: Mit gezielten Prompts zum optimalen Einsatz
Eine Kollegin hat mich kürzlich gefragt: „Sophie, für welche Admin-Aufgaben kann ich ChatGPT eigentlich sinnvoll nutzen?“ Meine Antwort: Oft wissen wir gar nicht, welches Potenzial in unseren eigenen Arbeitsprozessen steckt. Der Schlüssel liegt darin, ChatGPT gezielt nach passenden Anwendungsfällen zu fragen. Hier mein erprobter Prompt:
„Ich möchte meinen Arbeitsalltag effizienter gestalten und ChatGPT als Unterstützung nutzen. Bitte analysiere meine täglichen Aufgaben und finde heraus, welche davon durch ChatGPT erleichtert und optimiert werden können. Stelle mir dazu gezielte Fragen, um meine Tätigkeiten besser zu verstehen. Gib mir anschließend eine Liste mit konkreten Anwendungsfällen für ChatGPT in meinem Job und erkläre, wie ich es optimal einsetzen kann.“
Was passiert danach? ChatGPT stellt euch eine Reihe gezielter Rückfragen zu euren Aufgaben. Das kann im ersten Moment etwas aufwändig wirken, lohnt sich aber: Je genauer ihr antwortet, desto präziser werden die Empfehlungen. Ihr bekommt eine individuelle Liste von Use Cases und konkrete Hinweise, wie ihr ChatGPT im Alltag sinnvoll integriert.
Tipp: Nutzt die Vorschläge als Impuls und prüft kritisch, welche wirklich zu eurem Workflow passen. Nicht jeder Vorschlag ist automatisch optimal – aber ihr lernt, wo Automatisierung und KI wirklich einen Unterschied machen können.
2. Schritt-für-Schritt-Anleitungen: Komplexe Aufgaben einfach erklärt
Einer der größten Vorteile von ChatGPT & Co: Sie können euch neue Aufgaben nicht nur erklären, sondern euch Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess führen. Das ist besonders hilfreich, wenn ihr euch in neue Themen einarbeitet – etwa beim Betreiben eines eigenen Large Language Models (LLM) oder anderen komplexeren Aufgaben.
Der passende Prompt dafür:
„Erkläre mir Schritt für Schritt, wie ich [Aufgabe einsetzen, z.B. ein eigenes LLM betreiben] kann, als wäre ich Anfänger*in. Führe mich durch den gesamten Prozess und starte mit Schritt 1. Stelle mir vorab alle notwendigen Fragen, um relevante Informationen zu sammeln.“
Das Entscheidende: Indem ihr ChatGPT bittet, euch vorab gezielte Fragen zu stellen, kann das Tool die Anleitung individuell an euren Kenntnisstand und eure Rahmenbedingungen anpassen. So erhaltet ihr maßgeschneiderte Unterstützung, egal ob ihr eine Aufgabe selbst umsetzen wollt oder euch einfach nur auf ein Meeting oder einen Workshop vorbereiten möchtet.
3. E-Mail-Zusammenfassungen: Überblick behalten, Zeit sparen
Wer kennt es nicht? Der E-Mail-Posteingang quillt über, die Threads werden länger und spätestens, wenn mehrere Personen beteiligt sind, verliert man schnell den Überblick. Hier hilft ein ganz einfacher, aber effektiver Prompt:
„Fasse mir die Kernpunkte dieses E-Mail-Verlaufs zusammen.“
Ob Kursorganisation, Terminplanung oder der Austausch von Unterrichtszeiten: Mit diesem Prompt kann ChatGPT selbst aus chaotischen, langen E-Mail-Verläufen die wichtigsten Informationen herausfiltern. Ihr spart nicht nur Zeit, sondern habt sofort einen klaren Überblick über die wesentlichen Punkte.
Achtung: Achtet darauf, keine sensiblen oder schützenswerten Daten in ChatGPT einzugeben. Bei besonders vertraulichen Inhalten solltet ihr auf datenschutzfreundlichere Alternativen wie SwissGPT, Peak Privacy oder ähnliche Tools zurückgreifen oder eure Daten vor der Nutzung anonymisieren.
Fazit: Kleine Prompts, große Wirkung
Mit den richtigen Prompts macht ihr euch KI-Assistenten wie ChatGPT im Admin-Alltag schnell unentbehrlich. Wichtig ist, dass ihr gezielt nach Einsatzmöglichkeiten fragt, Anleitungen individuell anpasst und dabei immer auch den Datenschutz im Blick behaltet. Testet die Prompts, passt sie an eure Bedürfnisse an – und ihr werdet überrascht sein, wie viel effizienter euer Arbeitsalltag wird.
Ich bin gespannt auf eure Erfahrungen! Welche Aufgaben habt ihr bereits automatisiert? Welche Prompts funktionieren für euch am besten? Schreibt mir gerne euer Feedback oder eure Fragen.
Weitere Fragen?
Ihr habt Fragen dazu? Gerne unterstütze ich euch, stehe als Sparring-Partner zur Verfügung und beantworte eure Fragen. Ich freue ich mich immer über eure Nachrichten, am liebsten per WhatsApp Nachricht oder als E-Mail.
Diesen Beitrag gibt es übrigens auch als Video auf YouTube
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