*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
In einer Arbeitswelt, die zunehmend von Informationsflut, Kommunikationschaos und Zeitdruck geprägt ist, können uns KI-Tools wie ChatGPT, SwissGPT oder Gemini echte Entlastung bieten. In diesem Beitrag zeige ich Dir sieben erprobte Prompts aus meiner Weekly Prompt-Reihe, die Dir helfen, Deinen Alltag effizienter, strukturierter und stressfreier zu gestalten.
1. News zusammenfassen wie ein Profi
Du willst tagesaktuell informiert bleiben, aber Dir fehlt die Zeit, alle Artikel zu lesen? Dann lass Dir mit diesem Prompt von einem KI-Redakteur die wichtigsten News aufbereiten – zum Beispiel für Deinen HR-Newsletter oder einfach zur schnellen Orientierung.
Promptidee:
"Du bist ein professioneller Redakteur. Fasse mir die wichtigsten Newsartikel aus [Themenbereich] für [Zielgruppe] in [Stilrichtung, z. B. sachlich, locker, humorvoll] zusammen. Maximal 300 Wörter pro Artikel."
Tipp: Gib der KI die Artikel direkt per Link oder Datei und definiere Themenrubriken und Zeitbezug – so wird die Zusammenfassung noch relevanter.
2. Meetings effizient nachbereiten
Ein Meeting ist vorbei, aber keiner weiß so genau, was beschlossen wurde? Mit diesem Prompt holst Du aus jedem Transkript eine strukturierte Zusammenfassung und To-do-Liste heraus.
Promptidee:
"Hier ist das Transkript eines Meetings. Bitte erstelle mir:
- Eine Zusammenfassung in Stichpunkten
- Eine Liste mit den nächsten Schritten und Aufgaben"
Extra-Tipp: Bei sensiblen Inhalten lieber SwissGPT oder ein datensicheres Tool nutzen.
3. E-Mail-Chaos lichten
Endlose E-Mail-Verläufe mit fünf Beteiligten – klingt bekannt? Dieser einfache Prompt bringt Ordnung ins Durcheinander und spart Dir wertvolle Zeit.
Promptidee:
"Fasse mir die wichtigsten Punkte dieses E-Mailverlaufs zusammen."
Achte auf Datenschutz! Wenn Du sensible Informationen teilst, verwende lieber datenschutzfreundliche Tools oder anonymisiere vorher die Inhalte.
4. Admin-Aufgaben analysieren & automatisieren
Du fragst Dich, wie Du ChatGPT in Deinem Arbeitsalltag konkret nutzen kannst? Mit diesem Prompt findest Du es heraus – individuell auf Deine Aufgaben abgestimmt.
Promptidee:
"Ich möchte meinen Arbeitsalltag effizienter gestalten. Analysiere meine täglichen Aufgaben und stelle mir gezielte Fragen. Gib mir anschließend konkrete Vorschläge, wie ich ChatGPT zur Unterstützung einsetzen kann."
Warum das funktioniert: Die KI lernt von Deinen Antworten und schlägt Dir auf Dich zugeschnittene Anwendungsfälle vor.
5. Aufgaben clever priorisieren
Du willst fokussierter arbeiten, aber weißt nicht, wo Du anfangen sollst? Dieser Prompt hilft Dir, Deine To-dos realistisch und zielorientiert zu ordnen.
Promptidee (komplex):
"Ich möchte meine Aufgaben für [Zeitraum] priorisieren. Stelle mir Fragen zu meinen Zielen, Deadlines, Wirkung und Aufwand. Gib mir eine klare Liste in den Kategorien:
- Hochpriorität
- Mittelfristig
- Delegieren/Verschieben/Streichen"
Kurzversion für Eilige:
"Hier sind meine Aufgaben. Ordne sie nach Wirkung, Dringlichkeit und Aufwand in drei Prioritätsstufen."
6. Neue Aufgaben erklärt bekommen
Ob neue Tools, Prozesse oder Projekte: Mit diesem Prompt lässt Du Dir komplexe Aufgaben Schritt für Schritt erklären – perfekt zur Vorbereitung auf Meetings, Workshops oder eigene Umsetzung.
Promptidee:
"Erkläre mir Schritt für Schritt, wie ich [Aufgabe] umsetzen kann – als wäre ich Anfänger. Stelle mir vorher Fragen, um alle nötigen Infos zu sammeln."
Beispiel: „Wie betreibe ich ein eigenes LLM?“
Tipp: Je mehr Infos Du im Vorfeld gibst, desto zielgerichteter sind die Antworten.
7. Absagen freundlich automatisieren
Du möchtest höflich, aber bestimmt absagen – ohne schlechtes Gewissen? Dieser Prompt erstellt professionelle Absagetexte in Deinem gewünschten Tonfall.
Promptidee:
"Du bist mein professioneller Kommunikationsassistent. Verfasse eine respektvolle Absage auf folgende Anfrage: [Text]. Ziel: Wertschätzung ausdrücken, klar absagen, ggf. Alternative oder Ausblick geben. Tonfall: [z. B. professionell, herzlich]. Sprache: [z. B. Deutsch, Englisch, Französisch]."
Variablen: Anfrage, Tonfall, Sprache, Ich- oder Wir-Perspektive – alles flexibel.
Fazit: Kleine Prompts, große Wirkung
Diese sieben Prompts sind einfache, aber wirkungsvolle Werkzeuge, um mit KI Deinen Arbeitsalltag smarter zu gestalten. Sie helfen Dir, Zeit zu sparen, bessere Entscheidungen zu treffen und Deine Kommunikation zu verbessern.
Probier sie aus, passe sie an Deinen Kontext an und finde heraus, was für Dich am besten funktioniert. Und wenn Du weitere Ideen brauchst – schick mir gern Deine Prompt-Wünsche!
Weitere Fragen?
Ihr habt Fragen dazu? Gerne unterstütze ich euch, stehe als Sparring-Partner zur Verfügung und beantworte eure Fragen. Ich freue ich mich immer über eure Nachrichten, am liebsten per WhatsApp Nachricht oder als E-Mail.
