*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Künstliche Intelligenz kann längst mehr als nur Texte schreiben. Gerade im Arbeitsalltag helfen KI-Tools wie ChatGPT, SwissGPT, Gemini oder Perplexity dabei, administrative Aufgaben effizienter zu gestalten, Meetings besser nachzubereiten oder sogar schwierige Kommunikation zu erleichtern.
In diesem Beitrag zeige ich euch fünf einfache, aber extrem hilfreiche Weekly Prompts, mit denen ihr Zeit sparen, Struktur schaffen und euren Arbeitsalltag produktiver gestalten könnt.
Wichtig dabei: KI soll euch unterstützen – nicht ersetzen. Deshalb lohnt es sich immer, Ergebnisse kritisch zu prüfen und bewusst zu entscheiden, welche Aufgaben ihr tatsächlich an einen KI-Assistenten delegieren möchtet.
Lange E-Mailverläufe in wenigen Sekunden zusammenfassen
Wer kennt es nicht: Ein E-Mailverlauf wird immer länger, mehrere Personen sind beteiligt und irgendwann verliert man komplett den Überblick. Besonders bei Projekten, Terminabsprachen oder organisatorischen Themen wird es schnell unübersichtlich.
Genau hier kann ein sehr einfacher Prompt enorm hilfreich sein.
Der Prompt lautet:
„Bitte fasse mir die Kernpunkte des E-Mailverlaufs zusammen.“
Mehr braucht es oft gar nicht.
Ihr könnt den kompletten E-Mailverlauf inklusive Antworten, Weiterleitungen und Signaturen in ein KI-Tool einfügen. Die KI analysiert dann die Inhalte und erstellt eine kompakte Zusammenfassung.
Besonders hilfreich sind dabei:
- Zusammenfassungen von Entscheidungen
- Terminabsprachen
- offene Fragen
- Aufgabenverteilungen
- nächste Schritte
Gerade bei längeren Konversationen mit mehreren Beteiligten spart ihr damit enorm viel Zeit.
Vorsicht bei sensiblen Daten
Bei diesem Use Case ist Datenschutz besonders wichtig.
Sobald persönliche Informationen, Kundendaten oder vertrauliche Inhalte im E-Mailverlauf enthalten sind, solltet ihr vorsichtig sein. Öffentliche KI-Tools wie ChatGPT eignen sich nicht immer für sensible Daten.
Alternativen wie SwissGPT oder datenschutzorientierte Lösungen wie Peak Privacy können hier sinnvoller sein.
Eine weitere Möglichkeit ist das Anonymisieren wichtiger Informationen vor dem Upload.
Mit KI herausfinden, welche Aufgaben ihr automatisieren könnt
Viele Menschen fragen sich gar nicht mehr, ob KI hilfreich ist, sondern vielmehr: Für welche Aufgaben sollte ich sie konkret einsetzen?
Genau dafür eignet sich dieser Weekly Prompt.
Der Prompt lautet:
„Ich möchte meinen Arbeitsalltag effizienter gestalten und ChatGPT als Unterstützung nutzen. Bitte analysiere meine täglichen Aufgaben und finde heraus, welche davon durch ChatGPT erleichtert und optimiert werden können. Stelle mir dazu gezielte Fragen, um meine Tätigkeiten besser zu verstehen. Gib mir anschließend eine Liste mit konkreten Anwendungsfällen für ChatGPT in meinem Job und erkläre, wie ich es optimal einsetzen kann.“
Das Spannende daran: Die KI liefert euch nicht einfach nur allgemeine Tipps, sondern beginnt zunächst damit, euren Arbeitsalltag besser zu verstehen.
Dadurch entstehen oft sehr konkrete und individuelle Einsatzmöglichkeiten.
Zum Beispiel:
- Zusammenfassungen erstellen
- E-Mails formulieren
- Aufgaben priorisieren
- Inhalte strukturieren
- Brainstormings durchführen
- Dokumentationen vorbereiten
- Meetings nachbearbeiten
Gute Ergebnisse brauchen gute Antworten
Dieser Prompt funktioniert besonders gut, wenn ihr euch Zeit für die Rückfragen der KI nehmt.
Denn je besser ihr eure Aufgaben beschreibt, desto konkreter und hilfreicher werden die vorgeschlagenen Use Cases.
Trotzdem gilt auch hier: Nicht jede vorgeschlagene Automatisierung ist automatisch sinnvoll.
Prüft kritisch:
- Welche Prozesse möchtet ihr wirklich automatisieren?
- Wo spart ihr tatsächlich Zeit?
- Wo bleibt menschliche Kommunikation wichtig?
- Welche Aufgaben enthalten sensible Informationen?
KI sollte euch entlasten – aber nicht eure Entscheidungen übernehmen.
Meeting-Transkripte automatisch zusammenfassen
Videokonferenz-Tools wie Zoom oder Microsoft Teams bieten mittlerweile häufig automatische Transkripte von Meetings an.
Das Problem: Diese Transkripte sind oft lang, unstrukturiert und schwer lesbar.
Menschen unterbrechen sich gegenseitig, Themen springen hin und her und am Ende ist oft unklar, was eigentlich beschlossen wurde.
Auch hier kann KI extrem hilfreich sein.
Ein möglicher Prompt lautet:
„Hier ist das Transkript eines Meetings. Bitte erstelle mir eine Zusammenfassung des Meetings in Stichworten. Erstelle mir zusätzlich eine Liste mit allen wichtigen nächsten Schritten und Aufgaben, die wir im Meeting besprochen haben.“
Die Vorteile:
- schnelle Zusammenfassungen
- klare Aufgabenlisten
- bessere Nachbereitung
- weniger Missverständnisse
- einfachere Dokumentation
Ihr könnt den Prompt zusätzlich erweitern.
Zum Beispiel:
- mit Einleitung und Fazit
- als Fließtext statt Stichpunkte
- nach Themen sortiert
- mit Verantwortlichkeiten
- mit Deadlines
Datenschutz bei Meetings besonders ernst nehmen
Gerade Meetings enthalten oft vertrauliche Informationen.
Dazu gehören:
- Personaldaten
- Kundengespräche
- strategische Entscheidungen
- interne Planungen
- finanzielle Informationen
Deshalb lohnt es sich, datenschutzfreundliche KI-Lösungen zu nutzen oder sensible Inhalte vorab zu anonymisieren.
Und ganz wichtig: Auch eine KI-Zusammenfassung sollte immer noch einmal kritisch geprüft werden.
Kontrolliert:
- Stimmen die Aussagen?
- Wurden Aufgaben korrekt erkannt?
- Fehlen wichtige Informationen?
- Sind Verantwortlichkeiten richtig dargestellt?
Freundliche Absagen mit KI formulieren
Absagen gehören zum Berufsalltag – auch wenn sie oft unangenehm sind.
Ob Kooperationsanfrage, Interview, Projektanfrage oder Termin: Manchmal muss man Nein sagen, um fokussiert arbeiten zu können.
Auch hier kann KI unterstützen.
Ein möglicher Prompt lautet:
„Du bist mein professioneller Kommunikationsassistent. Verfasse eine freundliche und respektvolle Absage auf folgende Anfrage. Das Ziel der Antwort ist, Wertschätzung auszudrücken, eine klare, aber höfliche Absage zu formulieren und gegebenenfalls eine Alternative oder einen Ausblick zu bieten.“
Zusätzlich könnt ihr weitere Variablen definieren:
- gewünschter Tonfall
- Sprache
- Ich- oder Wir-Perspektive
- kurze persönliche Begründung
- formell oder locker
Dadurch entstehen deutlich individuellere Antworten statt generischer Standardtexte.
Wertschätzung bleibt entscheidend
Gerade bei Absagen ist der Ton entscheidend.
Eine KI kann euch zwar beim Formulieren helfen, die eigentliche Haltung dahinter sollte aber immer von euch kommen.
Wertschätzung, Respekt und Ehrlichkeit bleiben zentrale Bestandteile guter Kommunikation.
Deshalb lohnt es sich, die generierten Texte noch einmal persönlich anzupassen.
Aufgaben mit KI priorisieren
Kurz vor Ferienzeiten oder stressigen Wochen stellt sich oft dieselbe Frage:
Was ist wirklich wichtig?
Auch bei der Priorisierung von Aufgaben kann KI unterstützen.
Dabei reicht es allerdings nicht, einfach nur eine To-do-Liste hochzuladen.
Die KI sollte zunächst verstehen:
- Welche Ziele ihr verfolgt
- Welche Aufgaben besonders wichtig sind
- Welche Deadlines existieren
- Welche Aufgaben delegiert werden können
- Welche Aufgaben vielleicht sogar gestrichen werden sollten
Ein hilfreicher Prompt lautet:
„Ich möchte meine Aufgaben für diese Woche priorisieren. Bitte stelle mir kluge Fragen, damit ich meine wichtigsten Ziele und To-dos erkenne und klare Prioritäten setzen kann. Berücksichtige dabei meine übergeordneten Ziele, den realistischen Zeitrahmen, potenzielle Wirkung und Aufgaben, die delegiert, verschoben oder gestrichen werden könnten.“
Anschließend könnt ihr die KI bitten, eine strukturierte Prioritätenliste zu erstellen.
Zum Beispiel mit Kategorien wie:
- höchste Priorität
- wichtig, aber nicht dringend
- delegieren oder verschieben
Die einfache Variante für schnelle Priorisierung
Wenn ihr weniger Zeit habt, könnt ihr auch einen kürzeren Prompt verwenden.
Zum Beispiel:
„Hier sind meine Aufgaben für diese Woche. Bitte analysiere sie anhand von Wirkung, Dringlichkeit und persönlichem Aufwand und ordne sie in Prioritätsstufen ein. Hilf mir außerdem dabei, Aufgaben zu delegieren oder zu streichen.“
Auch dieser Ansatz kann bereits sehr hilfreich sein – besonders dann, wenn die KI euch und eure Arbeitsweise bereits etwas besser kennt.
KI als Unterstützung – nicht als Ersatz
Alle diese Beispiele zeigen, wie vielseitig KI mittlerweile im Arbeitsalltag eingesetzt werden kann.
Besonders hilfreich ist KI bei:
- Strukturierung
- Zusammenfassungen
- Priorisierung
- Formulierungen
- Ideensammlungen
- Dokumentationen
- Organisation
Trotzdem bleibt die Verantwortung immer bei euch.
Deshalb gilt:
- Ergebnisse prüfen
- Datenschutz beachten
- Inhalte hinterfragen
- KI bewusst einsetzen
Wer KI sinnvoll integriert, kann nicht nur Zeit sparen, sondern oft auch fokussierter und entspannter arbeiten.
Fazit
Die besten KI-Prompts müssen nicht kompliziert sein.
Oft reichen bereits wenige klare Anweisungen aus, um aus langen E-Mailverläufen, Meeting-Transkripten oder Aufgabenlisten hilfreiche Ergebnisse zu erhalten.
Entscheidend ist vor allem:
- klare Zielsetzung
- gute Eingaben
- kritische Prüfung der Ergebnisse
- bewusster Umgang mit sensiblen Daten
Wenn ihr beginnt, KI gezielt für wiederkehrende administrative Aufgaben einzusetzen, werdet ihr schnell merken, wie viel Potenzial in diesen Tools steckt.
Weitere Fragen?
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