*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Meetings, Workshops und Brainstorming-Sessions enthalten oft wertvolle Informationen. Trotzdem landen viele Transkripte nach dem Termin lediglich im Archiv oder werden für eine kurze Zusammenfassung genutzt.
Dabei können moderne KI-Tools deutlich mehr leisten. Wenn Ihr Meetings oder Workshops mit Einverständnis der Teilnehmenden aufzeichnet, lassen sich die Transkripte als Grundlage für Handouts, Projektpräsentationen, Projektbeschriebe oder aktualisierte Dokumente verwenden.
In diesem Beitrag zeige ich Euch fünf Prompts, mit denen Ihr deutlich mehr aus Euren Meeting-Transkripten herausholen könnt.
Warum Meeting-Transkripte so wertvoll sind
In Meetings entstehen Ideen, Entscheidungen, Aufgaben und Projektansätze. Häufig geht jedoch viel Zeit verloren, weil diese Inhalte anschliessend manuell aufbereitet werden müssen.
Mit KI könnt Ihr diesen Schritt weitgehend automatisieren und aus einem Transkript direkt nutzbare Arbeitsdokumente erstellen.
Wichtig dabei:
- Holt immer das Einverständnis der Teilnehmenden ein, bevor Ihr ein Meeting aufzeichnet.
- Achtet auf Datenschutz und Vertraulichkeit.
- Prüft alle Ergebnisse vor der Weitergabe sorgfältig.
Prompt 1: Workshop-Handout als PowerPoint erstellen
Wenn ich Workshops halte, werde ich fast immer nach einem Handout gefragt. Statt dieses manuell zu erstellen, nutze ich das Workshop-Transkript als Grundlage für eine ausführliche Präsentation.
Besonders wichtig ist dabei, dass die Präsentation auch für Personen verständlich ist, die nicht am Workshop teilgenommen haben.
Prompt
Ich habe einen Workshop zum Thema [THEMA] gehalten. Im Anhang findest du das vollständige Transkript / Skript des Workshops.
Erstelle mir daraus ein ausführliches Handout als PowerPoint-Präsentation (.pptx) mit mindestens 50 Slides für Teilnehmende, die NICHT beim Workshop dabei waren und das Thema noch nicht kennen.
Anforderungen an das Handout:
- Mindestens 50 Slides, gerne mehr wenn der Inhalt es hergibt
- Die Slides müssen für sich allein verständlich sein (keine Workshop-Atmosphäre vorausgesetzt)
- Beginne mit einer Einführung ins Thema, bevor du in die Inhalte gehst
- Strukturiere logisch in Kapitel mit Trennslides
- Jede Kernaussage bekommt eine eigene Slide mit erklärendem Text (nicht nur Stichworte — die Leser waren ja nicht dabei)
- Praxisbeispiele und Anwendungsfälle prominent platzieren
- Am Ende eine Zusammenfassung und weiterführende Ressourcen
- Erstelle BEIDE Varianten:
- Variante A: MIT Übungsaufgaben (Reflexionsfragen, Mini-Aufgaben, Diskussionsanregungen alle 5–7 Slides)
- Variante B: OHNE Übungsaufgaben (reines Lese-Handout)
Design:
- Helle, freundliche Farben (helles Rot, Orange, Pink, Gelb)
- Auf jeder Slide unten: "Sophie Hundertmark · www.sophiehundertmark.com"
- Titelslide mit meinem Namen und Kontaktdaten
- Klare Typografie, gut lesbar
- Nutze PptxGenJS-kompatible Strukturen
Liefere mir am Ende beide pptx-Dateien als Download.
Prompt 2: Aus einem Meeting direkt eine Projektskizze erstellen
Nach einem ersten Kundenmeeting oder Brainstorming stellt sich oft die Frage: Wie bringen wir die Projektidee in eine strukturierte Form?
Mit dem folgenden Prompt entsteht aus einem Meeting-Transkript eine erste Projektskizze als PowerPoint-Präsentation.
Prompt
Im Anhang findest du das Transkript eines [Kundenmeetings / Teammeetings] zum Thema [PROJEKTNAME / KONTEXT].
Erstelle daraus eine Projektskizze als PowerPoint-Präsentation (.pptx) mit 10–20 Slides, die folgende Inhalte abdeckt:
- Titelslide: Projektname, Datum, Beteiligte
- Ausgangslage / Problemstellung
- Projektidee in einem Satz (Elevator Pitch)
- Ziele des Projekts
- Bausteine / Arbeitspakete des Projekts
- Meilensteine mit groben Zeitangaben
- Beteiligte Personen und ihre Rollen
- Konkrete Aufgaben und nächste Schritte
- Offene Fragen / Risiken
- Weitere wichtige Hinweise aus dem Meeting
- Abschluss-Slide mit Call-to-Action oder nächstem Termin
Wichtig:
- Halte dich strikt an die Inhalte aus dem Transkript
- Erfinde keine Informationen
- Fehlende Informationen mit "Noch zu klären" kennzeichnen
- Ergänze eine Liste der offenen Punkte für das nächste Meeting
Design:
- Helle, freundliche Farben (helles Rot, Orange, Pink, Gelb)
- Auf jeder Slide unten: "Sophie Hundertmark · www.sophiehundertmark.com"
- Übersichtlich mit visuellen Elementen
- Erstellt mit PptxGenJS
Liefere die .pptx als Download.
Prompt 3: Projektbeschrieb als Word-Dokument erstellen
Nicht jede Projektidee eignet sich für eine Präsentation. Häufig wird ein ausführlicher Projektbeschrieb benötigt, der intern oder extern weitergegeben werden kann.
Auch hierfür eignet sich ein Meeting-Transkript hervorragend.
Prompt
Im Anhang findest du das/die Transkript(e) eines Meetings zum Projekt [PROJEKTNAME].
Erstelle daraus einen ausführlichen Projektbeschrieb als Word-Dokument (.docx) mit folgender Struktur:
- Titelseite
- Inhaltsverzeichnis
- Management Summary
- Projektkontext und Ausgangslage
- Projektziele und Nutzenversprechen
- Projektinhalte und Leistungsumfang
- Meilensteine und Zeitplan
- Projektorganisation
- Vorteile und Chancen
- Risiken und Herausforderungen
- Ressourcenbedarf
- Offene Punkte und nächste Schritte
- Anhang mit relevanten Zitaten
Stil:
- Professionelle, sachliche Sprache
- Schweizer Rechtschreibung
- Überschriften sauber formatieren
- Tabellen und Aufzählungen verwenden
- Fehlende Informationen transparent kennzeichnen
Fusszeile:
"Sophie Hundertmark · sophie@hundertmark.ch · www.sophiehundertmark.com"
Liefere die .docx als Download.
Prompt 4: Bestehende Dateien automatisch aktualisieren
Ein besonders spannender Anwendungsfall ist die Aktualisierung vorhandener Dokumente.
Vielleicht habt Ihr bereits eine Präsentation, ein Konzeptpapier oder eine Excel-Datei erstellt und besprecht diese anschliessend im Meeting. Statt die Änderungen manuell einzupflegen, kann die KI dies übernehmen.
Prompt
Ich lade dir zwei Dateien hoch:
- Ein Meeting-Transkript (oder mehrere Transkripte)
- Eine bestehende Datei: [Word / Excel / PowerPoint]
Deine Aufgabe:
Passe die bestehende Datei auf Basis der Inhalte aus dem Transkript an.
- Analysiere zuerst die bestehende Datei
- Identifiziere neue oder geänderte Informationen aus dem Transkript
- Aktualisiere die Datei entsprechend
Dabei gilt:
- Vorhandene Inhalte aktualisieren
- Neue Inhalte ergänzen
- Veraltete Inhalte ersetzen oder kennzeichnen
- Struktur und Format beibehalten
Wichtig:
- Design und Layout beibehalten
- Bei PowerPoint Farben, Schriftarten und Masterfolie erhalten
- Bei Word Formatvorlagen erhalten
- Bei Excel Formeln und Tabellenstruktur erhalten
- Änderungsübersicht erstellen
- Schweizer Rechtschreibung verwenden
Liefere die aktualisierte Datei als Download.
Prompt 5: Klassische Meeting-Zusammenfassung per E-Mail
Auch wenn ich persönlich lieber direkt Projektdokumente erstelle, gibt es Situationen, in denen eine klassische Meeting-Zusammenfassung sinnvoll bleibt.
Gerade für Dokumentationen oder Status-Updates ist dieser Prompt hilfreich.
Prompt
Im Anhang findest du das Transkript eines Meetings zum Thema [THEMA / PROJEKT].
Erstelle daraus eine klassische Meeting-Zusammenfassung, die ich per E-Mail an Personen schicken kann, die nicht dabei waren.
Struktur:
- Kontext
- Teilnehmende
- Wichtigste Diskussionspunkte
- Getroffene Entscheidungen
- Offene Punkte und To-dos
- Nächste Schritte oder nächster Termin
Stil:
- Maximal eine A4-Seite
- Sachlich und freundlich
- Keine Floskeln
- Schweizer Rechtschreibung
- Verständlich auch ohne Vorkenntnisse
- Keine unnötigen Zitate
Beginne mit:
"Liebe(r) [Name], anbei die wichtigsten Punkte aus unserem Meeting vom [Datum] …"
Ende mit:
"Bei Fragen meldet euch gerne.
Herzlich, Sophie"
Liefere die Zusammenfassung direkt als Text im Chat.
Fazit
Meeting-Transkripte sind weit mehr als eine Grundlage für Protokolle. Mit den richtigen Prompts könnt Ihr daraus Handouts, Projektskizzen, Projektbeschriebe, aktualisierte Dokumente oder professionelle E-Mail-Zusammenfassungen erstellen.
Das spart Zeit, verbessert die Dokumentation und sorgt dafür, dass wertvolle Inhalte aus Workshops und Meetings nachhaltig genutzt werden können. Gerade bei wiederkehrenden Prozessen lohnt es sich, diese Prompts einmal aufzusetzen und anschliessend immer wieder zu verwenden.
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