*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
KI-Tools entwickeln sich aktuell so schnell, dass sich auch meine eigene Nutzung laufend verändert. Funktionen, die vor einigen Monaten noch nicht verfügbar waren, gehören inzwischen zu meinem Arbeitsalltag. Gleichzeitig merke ich immer stärker: Es geht für mich längst nicht mehr nur darum, ChatGPT, Claude oder Gemini eine Frage zu stellen und eine Antwort zu erhalten.
KI wird zunehmend Teil meiner Prozesse. Ich verbinde sie mit anderen Systemen, lasse Dokumente erstellen, bereite E-Mails vor, werte Meetingtranskripte aus, plane Reisen oder integriere sogar das Sprachenlernen in meinen normalen Arbeitstag.
In diesem Beitrag möchte ich deshalb ein Update geben, wie ich KI aktuell tatsächlich nutze – anhand verschiedener Beispiele aus meinem Alltag. Die Beispiele stammen aus mehreren Videos der vergangenen Monate und zeigen damit auch sehr schön, wie sich meine Nutzung Schritt für Schritt weiterentwickelt hat.
ChatGPT Work und Claude: Zwei KI-Tools parallel nutzen
In den vergangenen Wochen habe ich viele Aufgaben parallel mit ChatGPT Work und Claude bearbeitet. Dabei zeigt sich für mich immer wieder, dass die Tools unterschiedliche Stärken haben.
ChatGPT Work finde ich vor allem dann spannend, wenn ich komplexere Aufgaben bearbeite und verschiedene Systeme miteinander verbinden möchte. Über Plugins lassen sich beispielsweise E-Mail-Systeme wie Outlook oder Gmail sowie weitere Anwendungen anbinden. Auch eigene Skills, beispielsweise für einen persönlichen Schreibstil, können hinterlegt werden.
Claude gefällt mir bei manchen Aufgaben wiederum aufgrund des Tiefgangs der Antworten besonders gut. Deshalb entscheide ich inzwischen weniger nach dem Prinzip „Welches ist das beste KI-Tool?“, sondern vielmehr danach, welches Tool für meine aktuelle Aufgabe am besten geeignet ist.
Ein weiterer wichtiger Punkt: Office-Dokumente werden zunehmend direkt innerhalb der KI-Prozesse erstellt. Word-Dokumente, Excel-Dateien oder PowerPoint-Präsentationen lassen sich nicht nur inhaltlich generieren, sondern mittlerweile auch so formatieren, dass sie anschließend tatsächlich weiterverwendet werden können.
Für mich ist genau diese Entwicklung entscheidend: Die KI liefert nicht mehr nur Text, sondern zunehmend ein fertiges Arbeitsergebnis.
E-Mails nicht nur schreiben, sondern direkt als Entwurf speichern
Ein Beispiel, das meinen aktuellen Umgang mit KI besonders gut zeigt, ist die E-Mail-Kommunikation.
Ich nutze Claude so, dass ich nur noch beschreiben muss, was ich wem schreiben möchte. Meine gewünschte Tonalität und weitere Vorgaben habe ich vorher hinterlegt. Die KI formuliert anschließend die Nachricht und kann den Entwurf direkt in meinem E-Mail-Programm speichern.
Besonders interessant wird es bei Antworten auf bestehende E-Mails. Ich kann beispielsweise sinngemäß sagen:
„Antworte auf die letzte E-Mail von XY und schreibe, dass …“
Die KI sucht die entsprechende Nachricht, erstellt einen Antwortvorschlag und bereitet daraus einen Entwurf vor. In einem meiner Beispiele wurde sogar erkannt, dass die ursprüngliche Nachricht von einer No-Reply-Adresse kam. Stattdessen wurde eine andere Kontaktadresse aus dem Footer vorgeschlagen.
Natürlich kontrolliere ich das Ergebnis vor dem Versand. Aber genau dieser letzte Punkt ist für mich wichtig: Ich muss nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln, Texte kopieren und wieder einfügen. Die KI wird direkt in meinen bestehenden Prozess integriert.
Meetingtranskripte als Ausgangspunkt für weitere Arbeit nutzen
Meetingtranskripte gehören ebenfalls zu den Dingen, die ich inzwischen regelmäßig weiterverwende. Dabei finde ich es fast schon schade, aus einem Transkript lediglich ein klassisches Protokoll zu erstellen.
Denn ein Transkript enthält sehr viel Kontext, der für weitere Aufgaben genutzt werden kann.
Ich verwende Meetingtranskripte beispielsweise, um:
- Meetings strukturiert zusammenzufassen,
- Aufgaben und Verantwortlichkeiten herauszuarbeiten,
- eine Präsentationsstruktur aus einem Gespräch zu erstellen,
- Risiken, unausgesprochene Annahmen und mögliche Chancen zu analysieren,
- Follow-up-Nachrichten für die Teilnehmenden vorzubereiten.
Gerade die Analyse zwischen den Zeilen finde ich interessant. Wenn nach einem Meeting beispielsweise das Gefühl bleibt, dass etwas nicht ganz rund gelaufen ist, kann die KI dabei helfen, mögliche implizite Probleme oder Annahmen sichtbar zu machen.
Natürlich gilt auch hier: KI-Ergebnisse müssen geprüft werden. Besonders vorsichtig solltet Ihr mit Prompts sein, bei denen die KI fehlende Informationen selbst ergänzen soll. Daraus können schnell Annahmen entstehen, die im ursprünglichen Meeting gar nicht enthalten waren.
Datenschutz bleibt ein entscheidendes Thema
Je stärker wir KI mit unseren bestehenden Systemen verbinden, desto wichtiger wird der Datenschutz.
Das betrifft sowohl den Zugriff auf E-Mails und Unternehmensdaten als auch Meetingtranskripte. Wenn Ihr Meetings aufzeichnet oder transkribiert, müssen die Teilnehmenden darüber informiert werden. Gleichzeitig solltet Ihr genau prüfen, welches Tool Ihr für welche Daten verwendet.
Ich unterscheide deshalb bewusst zwischen Anwendungen, bei denen Datenschutz besonders wichtig ist, und Aufgaben, bei denen weniger sensible Informationen verarbeitet werden.
Der Komfort einer direkten Systemintegration ist groß. Aber genau deshalb sollten wir uns bewusst machen, welche Daten wir einem KI-System zugänglich machen.
Mit KI in wenigen Minuten eine Webseite erstellen
Ein weiteres Feld, das sich stark entwickelt, ist die Erstellung von Webseiten.
Ich habe beispielsweise ChatGPT Sites ausprobiert und mit einem sehr einfachen Auftrag eine Seite über mich erstellen lassen. Das Ziel war, meine beruflichen Tätigkeiten abzubilden und potenzielle neue Kunden anzusprechen.
Innerhalb kurzer Zeit entstand ein erster Webseitenentwurf. Dabei wurden Inhalte und Bilder meiner bestehenden Website aufgegriffen, teilweise neu strukturiert und durch neue Texte ergänzt.
Für einen schnellen Entwurf oder eine kurzfristige Seite für einen bestimmten Anlass finde ich diesen Ansatz spannend.
Für eine produktive Website bevorzuge ich aktuell allerdings einen anderen Weg: Ich lasse mir beispielsweise mit Claude im Dialog eine HTML-Datei erstellen. Eine so entstandene index.html kann anschließend beim eigenen Hoster hochgeladen und unter der eigenen Domain veröffentlicht werden. Auf diese Weise habe ich bereits innerhalb weniger Stunden eine komplette Website inklusive klickbarer Elemente und Sprachumschaltung erstellt.
Das zeigt für mich sehr gut, wie stark KI die Einstiegshürde für technische Aufgaben senken kann.
Lernen und Arbeiten miteinander verbinden
Eine meiner liebsten aktuellen Anwendungen hat zunächst gar nichts mit Produktivität im klassischen Sinne zu tun: Ich nutze Claude gleichzeitig als Arbeitsassistenten und Italienisch-Tutor.
Dafür habe ich ein separates Projekt mit einem ausführlicheren System-Prompt eingerichtet. Die Grundidee ist einfach:
Ich schreibe meine Anfragen auf Italienisch. Claude korrigiert zunächst mein Italienisch und erklärt mir meine Fehler. Anschließend antwortet die KI auf Italienisch. Die eigentlichen Arbeitsergebnisse – beispielsweise Präsentationen oder Dokumente – werden jedoch weiterhin auf Deutsch erstellt.
So kann ich beispielsweise auf Italienisch darum bitten, eine Präsentation zu einem bestimmten Thema zu erstellen. Meine Eingabe wird korrigiert, die Kommunikation findet auf Italienisch statt und die fertige Präsentation bekomme ich trotzdem auf Deutsch.
Dadurch integriere ich das Lernen in etwas, das ich ohnehin jeden Tag mache.
Für mich ist das ein spannender Gedanke, der sich natürlich nicht nur auf Italienisch übertragen lässt. Ihr könnt dieselbe Methode für andere Sprachen oder sogar andere Lernziele einsetzen.
KI per Sprache steuern statt alles einzutippen
Ein weiterer kleiner Schritt mit überraschend großer Wirkung ist die Spracheingabe.
Statt jeden Prompt einzutippen, spreche ich inzwischen häufiger mit meinen KI-Assistenten. Dabei bevorzuge ich eine Kombination: Ich gebe meine Anweisungen per Sprache ein, lasse mir die Ergebnisse aber weiterhin schriftlich oder visuell ausgeben.
Gerade bei längeren Prompts ist das angenehm. Ich kann relativ frei erklären, was ich möchte, Anforderungen ergänzen und meinen Gedanken folgen, ohne vorher einen perfekten Prompt formulieren zu müssen.
Das zeigt auch: Ein guter Prompt muss nicht immer perfekt geschrieben sein. Tippfehler oder eine etwas unstrukturierte Formulierung sind bei vielen modernen KI-Modellen längst kein großes Problem mehr. Viel wichtiger ist, dass Ihr genügend relevanten Kontext und klare Anforderungen mitgebt.
Fahrradtouren und Reisen mit KI planen
KI begleitet mich inzwischen auch bei privaten Planungsaufgaben.
Für eine Fahrradtour am Comer See habe ich Claude beispielsweise verschiedene Anforderungen gegeben: Anreise mit Zug und Fahrrad, eine bestimmte Streckenlänge, möglichst wenig Steigungen, kein Naturbelag und mehrere Routenvorschläge.
Nach einer ersten Antwort habe ich meine Anforderungen weiter konkretisiert und einen bestimmten Startbahnhof vorgegeben. Anschließend ließ ich mir die Informationen in einem Word-Dokument zusammenstellen. Besonders praktisch fand ich, dass darin passende Google-Maps-Links zu den vorgeschlagenen Routen enthalten waren.
Das ist für mich ein schönes Beispiel für die Zusammenarbeit mit KI: Der erste Prompt muss noch nicht perfekt sein.
Ihr könnt mit einer groben Vorstellung starten, das Ergebnis ansehen und anschließend im Dialog konkretisieren, was Euch fehlt oder was geändert werden soll.
Von einzelnen Prompts zu echten KI-Workflows
Wenn ich meine KI-Nutzung der vergangenen Monate zusammenfasse, sehe ich vor allem eine Entwicklung: Ich verwende KI immer weniger als isolierten Chatbot.
Stattdessen entstehen kleine Workflows.
Ein Meeting wird zum Transkript, daraus entstehen Aufgaben, eine Präsentation und eine Follow-up-Nachricht. Aus wenigen Stichpunkten entsteht eine E-Mail, die direkt als Entwurf im Postfach liegt. Eine Idee für eine Website wird im Dialog zu einer HTML-Datei. Eine Reiseidee wird zu konkreten Routenvorschlägen und einem strukturierten Dokument.
Und selbst mein Italienischlernen findet inzwischen mitten in meinem normalen Arbeitsprozess statt.
Genau darin liegt für mich aktuell ein großer Mehrwert von KI: Nicht jede einzelne Aufgabe muss spektakulär sein. Entscheidend ist vielmehr, wie gut sich KI in die vielen kleinen Abläufe unseres Alltags integrieren lässt.
Dabei solltet Ihr zwei Dinge nicht vergessen: Prüft die Ergebnisse und behaltet den Datenschutz im Blick. Wenn diese Grundlagen stimmen, lohnt es sich, immer wieder zu experimentieren und bestehende Prozesse neu zu denken.
Die spannendere Frage lautet deshalb vielleicht nicht mehr nur: „Was kann KI?“
Sondern: „An welcher Stelle meines Alltags kann KI mir heute schon einen Arbeitsschritt abnehmen?“
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