*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Intelligente Automatisierungen gehören zu den wirkungsvollsten Hebeln, um effizienter zu arbeiten und wiederkehrende Aufgaben dauerhaft aus dem Alltag zu verbannen. In diesem Beitrag möchte ich euch motivieren, genau hier anzusetzen und eure Prozesse mithilfe von KI und Automatisierungstools gezielt zu optimieren.
Automatisierung beginnt immer mit der richtigen Frage
Bevor ihr euch für ein Tool entscheidet oder einen Workflow baut, solltet ihr euch eine grundlegende Frage stellen:
Was möchte ich automatisieren und welches Ziel verfolge ich damit?
Besonders gut eignen sich Aufgaben, die regelmäßig auftreten und immer nach dem gleichen Muster ablaufen. Typische Beispiele sind:
- Content-Veröffentlichungen
- Social-Media-Posts
- Benachrichtigungen oder Statusmeldungen
- Datentransfers zwischen verschiedenen Systemen
Je häufiger eine Aufgabe anfällt und je mehr Tools beteiligt sind, desto größer ist das Automatisierungspotenzial.
Diese Tools helfen euch bei intelligenten Automatisierungen
Für die technische Umsetzung gibt es inzwischen zahlreiche leistungsstarke Plattformen. Ich selbst arbeite sehr häufig mit Zapier, ihr könnt aber genauso gut Alternativen wie Make oder andere Automatisierungsassistenten nutzen.
Wichtig ist dabei weniger das konkrete Tool, sondern euer Verständnis für den Prozess. Gute Automatisierungen entstehen immer aus klaren Abläufen – nicht aus möglichst vielen Funktionen.
Praxisbeispiel: Video veröffentlichen und Posts automatisch erstellen
Ein typisches Szenario aus meinem Alltag:
Ich veröffentliche regelmäßig Videos. Nach dem Upload folgen mehrere manuelle Schritte, zum Beispiel ein Post in einer WhatsApp-Gruppe oder ein Beitrag auf LinkedIn.
Genau hier lässt sich ansetzen. Die Idee ist simpel:
Sobald ein neues Video in einem bestimmten Channel veröffentlicht wird, startet automatisch eine Abfolge von Aktionen.
KI als kreativer Baustein in der Automatisierung
In meinem Workflow übernimmt die KI einen zentralen Teil. Nach dem Upload wird das Video zunächst analysiert:
- Der Titel wird ausgewertet
- Die Videobeschreibung wird berücksichtigt
- Inhalte werden strukturiert zusammengefasst
Auf dieser Basis habe ich einen Prompt definiert, der aus Titel und Beschreibung automatisch einen passenden LinkedIn-Post erstellt. Das Ergebnis dieses Schrittes ist ein fertiger Text, der direkt weiterverwendet werden kann.
Hier zeigt sich besonders gut, wie KI und Automatisierung zusammenspielen: Die KI liefert den Content, das Automatisierungstool sorgt für die saubere Weiterverarbeitung.
Automatisch auf LinkedIn posten
Im nächsten Schritt wird der erstellte Text direkt veröffentlicht, zum Beispiel auf LinkedIn. Dafür verbindet ihr einmal euren Account mit dem Automatisierungstool und legt fest:
- In welchem Channel gepostet wird
- Ob der Beitrag öffentlich sichtbar ist
- Welche zusätzlichen Inhalte ergänzt werden sollen, etwa die Video-URL
Ab diesem Zeitpunkt läuft der Prozess automatisch. Jedes neue Video erzeugt eigenständig einen neuen Post – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Trigger sauber definieren – sonst wird es chaotisch
Ein besonders wichtiger Punkt aus der Praxis:
Trigger müssen extrem präzise gesetzt werden.
Wenn ein Trigger zu allgemein definiert ist, kann es passieren, dass eine Automatisierung mehrfach oder ungewollt ausgelöst wird. Im schlimmsten Fall werden plötzlich Dutzende oder Hunderte Beiträge veröffentlicht. Testet eure Workflows daher immer gründlich und startet mit klar abgegrenzten Szenarien.
Automatisierung braucht Struktur und Mitdenken
Tools wie Zapier oder Make nehmen euch viel Arbeit ab, aber sie ersetzen kein strukturiertes Denken. Erfolgreiche Automatisierungen bestehen immer aus:
- Einer klaren Zieldefinition
- Sauber formulierten Prompts für die KI
- Logisch aufgebauten Automatisierungsschritten
- Ausführlichen Tests vor dem Livegang
Wer hier sorgfältig arbeitet, spart langfristig enorm viel Zeit.
Fazit: Weniger Routine, mehr Fokus auf das Wesentliche
Intelligente Automatisierungen helfen euch nicht nur dabei, effizienter zu arbeiten. Sie schaffen vor allem Freiraum für kreative und strategische Aufgaben. Fangt klein an, denkt eure Prozesse bewusst durch und nutzt KI gezielt dort, wo sie euch wirklich entlastet.
Weitere Fragen?
Ihr habt Fragen dazu? Gerne unterstütze ich euch, stehe als Sparring-Partner zur Verfügung und beantworte eure Fragen. Ich freue ich mich immer über eure Nachrichten, am liebsten per WhatsApp Nachricht oder als E-Mail.
