Täglich kommen neue KI-Anwendungen auf den Markt. Den meisten von uns fällt es dabei schwer, den Überblick zu behalten. Und wenn wir nicht aufpassen, haben wir in kurzer Zeit unzählige Test-Accounts, sowie bezahlte Abos für AI-Anwendungen abgeschlossen.

Während AI-Assistenten, wie ChatGPT, SwissGPT oder Perplexity bei vielen nahezu täglich im Einsatz sind und so auch nicht in Vergessenheit geraten, kommen andere AI-Anwendungen nur bei speziellen Fragestellungen in Gebrauch und laufen so die Gefahr, vergessen zu werden. Parallel dazu stellen wir uns oft gar nicht die ehrliche Frage, ob wir das Tool bzw. die KI-Anwendung wirklich brauchen und ob sie uns den gewünschten Nutzen im Vergleich zu den Lizenzkosten einbringt.

Der folgende Beitrag bietet eine Grundlage, um genau diese Probleme zu lösen bzw. sich diesen Herausforderungen von Anfang an zu stellen.

Die AI-Anwendungs-Map zur Erfolgsmessung von AI-Anwendungen

Die AI-Anwendungs-Map löst 2 zentrale Herausforderungen:

1. Sie gibt einen Überblick über alle AI-Anwendungen eines Unternehmens

In der AI-Anwendungs-Map werden zunächst alle menschlichen Aufgaben, die von einer AI-Anwendung ergänzt oder ersetzt werden sollen, aufgelistet. Anschliessend werden diese Aufgaben mit den passenden AI-Anwendungen gemapt. Es folgen weitere Detail-Beschreibungen, die vor allem für jede Anwendungen nützlich sind, die nicht täglich im Gebrauch sind.

2. Die AI-Anwendungs-Map misst den Nutzen und die Effizienz der AI-Anwendungen

In der weiteren Detail-Ansicht der AI-Anwendungs-Map tragen die Nutzer der jeweiligen AI-Anwendungen ein, wie oft sie die jeweiligen Anwendungen nutzen, wie stark der Automatisierungsgrad ist, wie hoch die Effizienzsteigerung ist und ebenfalls, wie die Zufriedenheit mit der Qualität des AI-Outputs ist. Die AI-Anwendungs-Map visualisiert diese Ergebnisse dann in Form von Charts und Graphen.

Arbeiten mit der AI-Anwendungs-Map

Vorbereitung

Bevor die AI-Anwendungs-Map helfen kann, die Effizienz- und Qualitätssteigerung der einzelnen Anwendungen zu messen, sodass weiterführende Entscheidungen zum Einsatz von AI-Anwendungen getroffen werden können, muss die Vorlage der AI-Anwendungs-Map sorgfältig ausgefüllt werden.

1. Schritt: AI-Aufgaben beschreiben

Im ersten Tabellen-Sheet werden alle Aufgaben, die zunächst noch von Menschen erledigt werden, bald aber durch eine AI ergänzt werden sollen, gelistet. Diese Aufgaben werden dann zu passenden AI-Anwendungen bzw. zu den ausgewählten KI-Tools gemapt. Das zugehörige Tabellen-Sheet heisst „Aufgaben-Übersicht“. Hier wird ebenfalls festgehalten wie wichtig die jeweilige Aufgabe für das Unternehmen oder das Team ist und wie häufig diese Aufgabe ausgeführt wird.

2. Schritt: AI Anwendungen im Detail

Im zweiten Tabellen-Sheet „AI-Anwendungen im Detail“ werden die einzelnen ausgewählten AI-Anwendungen im Detail mit ihren Funktionen beschrieben. So kann festgestellt werden, ob das Unternehmen auch schon den vollen Funktionsumfang der AI-Tools ausschöpft oder ob es noch weitere Potenziale in der Nutzung der AI-Anwendung gibt.

3. Schritt: Effizienzmessung

Das dritte Tabellen-Sheet ist für viele der interessanteste Teil der ganzen AI-Anwendungs-Map. Hier wird die Effizienz gemessen. Es wird zunächst eingetragen, wie oft die Anwendung genutzt wird und dann folgen Informationen zur Qualität, Produktivität und zum Grad der Automatisierung. Es werden Charts und Grafiken erstellt, die die Erfebnisse auch visuell darstellen.

4. Schritt: Weitere Tool-Infos

Das letzte Sheet zu den „weiteren Tool-Infos“ erfordert nochmal etwas Zeit beim Ausfüllen, ist aber gerade im Hinblick auf Langfristigkeit sehr wichtig. Hier werden jegliche Informationen zur Nutzung, zu den Funktionen, zu den Datenschutzanforderungen, zu den Kosten und weiteren Fragen und Antworten zu den AI-Anwendungen bzw. AI-Tools ergänzt. Diese Sheet ist vor allem für jede Anwendungen wichtig, die nicht täglich im Gebrauch sind und es hilft auch Mitarbeitenden, die neu in ein Unternehmen kommen, sich in der bestehenden Tool-Landschaft zurecht zu finden.

Nutzung

Wichtig zu verstehen ist, dass die AI-Anwendungs-Map keine statische Liste ist, sondern ein Tool, was regelmässig in Bewegung ist und stetig ergänzt und aktualisiert werden muss.

1. Kontinuierliche Aufgaben

Es muss sicher gestellet werden, dass die AI-Anwendungs-Map stets auf dem aktuellen Stand ist. Kommen neue AI-Anwendungen hinzu, müssen diese sofort gelistet werden.

Werden AI-Anwendungen abgelöst oder gekündigt, muss dies auch in der AI-Anwendungs-Map festgehalten werden.

Weiter muss sicher gestellt sein, dass auch die bestehenden Informationen zu den AI-Anwendubgen immer aktuell sind. In dem meisten Fällen verändern sich die Funktionsumfänge der einzelnen Anwendungen und dies muss ebenfalls festgehalten werden.

2. Monatliche Aufgaben

Ein wesentlicher Aspekt der AI-Anwendungs-Map ist die Messung der Effizienz und das Feststellen des Nutzen der jeweiligen AI-Anwendungen. Dazu muss in erster Linie das Tabellen-Sheet 3 zur Effizienz-Messung regelmässig im Auge behalten werden. Sobald sich zeigt, dass einzelne Anwendungen gar nicht mehr oder nur noch sehr wenig im Gebrauch sind oder die Effizienz oder Qualität der Anwendungen gesunken sind, muss dies hinterfragt werden. Sinkende Zahlen können zunächst ein Indiz dafür sein, dass die AI-Anwendungen falsch angewendet werden oder einfach in Vergessenheit geraten sind. Falls sich an dieser Stelle zeigt, dass einzelne Anwendungen wirklich nicht mehr benötigt werden, sollten sie gekündigt werden.

Mit der AI-Anwendungs-Map starten

Um mit der AI-Anwendungs-Map zu starten, könnt ihr über den folgenden kostenpflichtigen Download-Link die Excel Vorlage der AI-Anwendungs-Map herunterladen. Die Excel-Datei ist vollständig editierbar und nicht schreibgeschützt.

Unterstützung gewünscht

Wenn ihr nicht ganz sicher seid, wie ihr die AI-Anwendungs-Map wirklich nutzen sollt oder ihr ein paar Start-Schwierigkeiten habt, könnt ihr euch jederzeit gern bei mir melden. Ich unterstütze gern beim Ausfüllen der AI-Anwendungs-Map. Manchmal genügt eine kleine Start-Hilfe, manchmal ist ein kontinuierliches Workshop-Format sinnvoll. Was genau ihr braucht, können wir gern in einem Kenn-Lern-Call herausfinden.

Weitere Hinweise zu AI-Anwendungen

Wie finde ich neue AI-Anwendungen?

Grundsätzlich empfehle ich, nicht aktiv nach neuen Anwendungen zu suchen, sondern zunächst fest zustellen, welche Bedürfnisse, Prozesse oder Aufgaben ihr überhaupt habt. Dann gilt es herauszufinden, welche dieser Bedürfnisse durch AI unterstützt werden können. Und dann empfehle ich in der Regel bestehende Software-Verträge bzw. Anbieter anzufragen, ob sie diese Anwendungen allenfalls schon selbst integriert haben. Die Mehrheit der traditionellen Software-Anbieter, bietet mittlerweile ebenfalls Funktionen mit AI an, sodass es gar nicht immer nötig ist, komplett neue Software einzukaufen.

Gerne unterstütze ich euch, bei der Suche nach der passenden AI-Anwendung.

Welche Lizenz-Modelle gibt es bei AI-Anwendungen?

Die meisten AI-Anbieter bieten monatliche und jährliche Lizenzen an. Dabei sind die jährlichen Lizenzen meist günstiger. Dennoch empfehle ich meist, zunächst Monats-Abos abzuschliessen und diese bei Bedarf zu verlängern. So ist die Bindung geringer und ihr lauft nicht Gefahr, zu viele ungenutzt AI-Anwendungen bezahlen zu müssen.

Brauchen wir alle neue AI-Anwendungen?

Nein, auf keinen Fall. In der Regel zeigt sich, dass ihr mit generischen AI-Anwendungen, wie ChatGPT, SwissGPT oder Perplexity schon sehr weit kommt. Der Schlüssel des Erfolgs dieser Tools sind meist nur die passenden Prompts. Ich habe schon viele Unternehmen vor neuen AI-Tools bewahrt, indem ich mit ihnen die passenden Prompts für ChatGPT und Co. erarbeitet habe.

Was wird aus bestehenden Tools und Software-Verträgen?

Wie oben erwähnt, bieten oft bestehende Software-Anbieter ebenfalls AI-Anwendungen an. Vielmals können diese Funktionen genutzt werden, anstatt einfach neue zu kaufen.

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