*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Künstliche Intelligenz entwickelt sich immer mehr zu unserem persönlichen Assistenten im Alltag. Ob bei Meetings, bei der Aufgabenplanung oder beim Einarbeiten in neue Themen – mit den richtigen Prompts wird aus einem KI-Tool wie ChatGPT, Gemini oder SwissGPT ein echter Produktivitätsbooster. In diesem Beitrag stelle ich dir drei praktische Prompts vor, die dir dabei helfen, mehr Klarheit und Effizienz in deinen Arbeitsalltag zu bringen.
Prompt 1: Meetings automatisch zusammenfassen
Wer kennt es nicht: Ein langes Online-Meeting, ein unübersichtliches Transkript und am Ende weiß niemand so genau, was eigentlich beschlossen wurde. Genau hier setzt der erste Prompt an. Lade dein Meeting-Transkript in ein KI-Tool wie SwissGPT hoch und nutze folgenden Befehl:
„Hier ist das Transkript eines Meetings. Bitte erstelle mir eine Zusammenfassung in Stichpunkten. Fasse die wichtigsten Ergebnisse zusammen und liste die nächsten Schritte sowie alle Aufgaben auf.“
Damit erhältst du eine klare Übersicht über die wichtigsten Inhalte und eine To-Do-Liste, die sofort weiterverarbeitet werden kann. Besonders hilfreich ist dabei die Aufgabenliste, die dir direkt zeigt, was als Nächstes erledigt werden muss. Wichtig: Lies die Zusammenfassung kritisch gegen und prüfe, ob die KI die Inhalte korrekt interpretiert hat.
Prompt 2: Aufgaben priorisieren
Vor dem Wochenende oder zum Wochenstart stellt sich oft die gleiche Frage: Was hat eigentlich Priorität? KI kann dir dabei helfen, deine To-Dos sinnvoll zu ordnen. Nutze dazu diesen Prompt:
„Ich möchte meine Aufgaben für diese Woche priorisieren. Stelle mir kluge Fragen zu meinen Zielen und Rahmenbedingungen und gib mir anschließend eine Liste mit drei klaren Prioritätsstufen. Berücksichtige Wirkung, Dringlichkeit, Aufwand und mögliche Delegationen.“
Auf diese Weise zwingt dich die KI zunächst dazu, deine eigenen Ziele klar zu formulieren. Danach bekommst du eine strukturierte Übersicht, welche Aufgaben sofort erledigt werden sollten, welche warten können und welche vielleicht sogar ganz gestrichen werden können.
Prompt 3: Neue Themen Schritt für Schritt lernen
Manchmal musst du dich schnell in ein neues Thema einarbeiten – sei es für ein Projekt, einen Workshop oder ein Gespräch mit Kolleg:innen. Statt lange im Internet zu recherchieren, kannst du dir das Wissen Schritt für Schritt von einer KI erklären lassen. Verwende dafür diesen Prompt:
„Erkläre mir Schritt für Schritt, wie ich [Aufgabe einsetzen] durchführen kann, so als wäre ich Anfänger:in. Stelle mir vorab Fragen, um alle nötigen Informationen zu sammeln, und führe mich danach durch den gesamten Prozess.“
So bekommst du eine maßgeschneiderte Einführung in jedes beliebige Thema und kannst jederzeit Zusatzfragen stellen. Dieser Ansatz eignet sich hervorragend, um komplexe Inhalte verständlich aufzubereiten – und dich schnell auf den neuesten Stand zu bringen.
Fazit: Mehr Struktur und Klarheit durch KI
Mit diesen drei Prompts kannst du KI gezielt als persönliche Assistenz einsetzen – sei es für bessere Meeting-Notizen, eine strukturierte Aufgabenplanung oder zum Lernen neuer Themen. Wichtig bleibt: Die Ergebnisse der KI solltest du immer kritisch prüfen und bei Bedarf anpassen. So nutzt du die Stärken der Technologie optimal für deinen Alltag.
Weitere Fragen?
Ihr habt Fragen dazu? Gerne unterstütze ich euch, stehe als Sparring-Partner zur Verfügung und beantworte eure Fragen. Ich freue ich mich immer über eure Nachrichten, am liebsten per WhatsApp Nachricht oder als E-Mail.
