*Questoarticolo è basato su un video di YouTube di Sophie Hundertmark, esperta nell’uso dell’intelligenza artificiale con particolare attenzione ai chatbot e alle applicazioni strategiche dell’intelligenza artificiale nelle aziende e nelle istituzioni pubbliche. Sophie è ricercatrice e docente presso l’Università di Scienze Applicate e Arti di Lucerna e sta svolgendo un dottorato in IA conversazionale presso l’Università di Friburgo. Il testo del blog è stato creato utilizzando un modello GPT personalizzato che è stato addestrato in base al contenuto del video, allo stile linguistico e all’esperienza di Sophie. Ne risultano articoli fondati e aggiornati, basati sull’esperienza di Sophie Hundertmark.
Puoi trovare il link al video alla fine di questo articolo.
L’estate è arrivata e molti di noi desiderano un po’ più di pace e tranquillità nelle loro caselle di posta. Ma come possiamo fare in modo che i messaggi importanti ricevano comunque una risposta? Sophie Hundertmark mostra in un pratico webinar come ha costruito il suo assistente e-mail per le festività natalizie con l’aiuto di ChatGPT e Zapier. Scopri come puoi farlo qui.
La trasparenza è la chiave
Prima di iniziare con l’automazione, devi avere ben chiara una cosa: la trasparenza nei confronti dei tuoi contatti è fondamentale. Sophie chiarisce che le risposte automatiche devono sempre essere etichettate come tali. Ad esempio, il tuo assistente AI si presenta come "Sono l’assistente AI di Sophie". Questa apertura crea fiducia ed è particolarmente importante in un contesto professionale.
Passo 1: Riconoscere la propria tonalità
Per assicurarti che il tuo assistente AI scriva davvero come te, dovresti insegnargli il tuo tono di voce. Sophie lo ha fatto inviando a ChatGPT una serie di sue email e chiedendo al bot di sviluppare delle linee guida per il suo stile di scrittura. Questo funziona meglio della descrizione della tonalità o della consegna delle linee guida del branding.
Fase 2: Sviluppare il messaggio
Il passo successivo è spiegare a ChatGPT cosa deve fare esattamente l’assistente AI. È importante che l’assistente riceva regole chiare:
- Rispondere direttamente a semplici richieste di informazioni (utilizzando i contenuti del sito web)
- non forniscono informazioni sui prezzi o sulla disponibilità
- indica WhatsApp come alternativa
Sophie ha strutturato da sola questo prompt con l’aiuto di ChatGPT, una procedura che permette di risparmiare molto tempo.
Passo 3: Automatizzare con Zapier
Zapier è lo strumento preferito quando si tratta di implementare tecnicamente l’automazione. Sophie utilizza Zapier per creare un chatbot che viene utilizzato esclusivamente per le e-mail. Il processo è il seguente:
- Un’e-mail viene spostata in una cartella specifica (ad esempio "Assistente AI").
- Il chatbot genera una risposta in base alla richiesta sviluppata.
- La risposta viene inviata automaticamente al mittente (CC a Sophie stessa per il controllo).
Questo processo semi-automatico permette di mantenere il controllo e di esternalizzare allo stesso tempo le attività di routine.
Casi d’uso ed estensioni
Il principio può essere esteso a molte applicazioni:
- Cancellazioni automatiche
- Risposte alle richieste di informazioni tramite il modulo di contatto
- Invio di link a Calendly
- Follow-up dopo gli acquisti tramite Stripe
La combinazione di ChatGPT e Zapier crea automazioni flessibili e personalizzate che sono molto più personali delle tradizionali e-mail fuori ufficio.
Rispettare la protezione dei dati
Un punto importante: Zapier è un fornitore statunitense. Chi lavora con dati sensibili o lavora in un’azienda con rigide norme di protezione dei dati deve prestare particolare attenzione a questo aspetto. Sophie fa attenzione, ad esempio, a non inserire alcun dato personale nelle richieste.
Conclusione
Un assistente e-mail con ChatGPT e Zapier è una soluzione efficace per i periodi di vacanza o altre fasi con disponibilità limitata. In questo caso sono importanti una comunicazione chiara, una buona struttura tempestiva e un’attenzione alla protezione dei dati. Provalo: forse è il prossimo passo verso una maggiore concentrazione nella tua vita quotidiana.
Ci sono altre domande?
Hai qualche domanda? Sarò felice di sostenerti, di fare da sparring partner e di rispondere alle tue domande. Sono sempre felice di ricevere i tuoi messaggi, preferibilmente tramite messaggio WhatsApp o e-mail.
