*Questoarticolo è basato su un video di YouTube di Sophie Hundertmark, esperta nell’uso dell’intelligenza artificiale con particolare attenzione ai chatbot e alle applicazioni strategiche dell’intelligenza artificiale nelle aziende e nelle istituzioni pubbliche. Sophie è ricercatrice e docente presso l’Università di Scienze Applicate e Arti di Lucerna e sta svolgendo un dottorato in IA conversazionale presso l’Università di Friburgo. Il testo del blog è stato creato utilizzando un modello GPT personalizzato che è stato addestrato in base al contenuto del video, allo stile linguistico e all’esperienza di Sophie. Ne risultano articoli fondati e aggiornati, basati sull’esperienza di Sophie Hundertmark.
Puoi trovare il link al video alla fine di questo articolo.
Le riunioni fanno parte della vita quotidiana di molti di noi. Spesso le trascrizioni vengono create automaticamente, ad esempio utilizzando strumenti come Zoom, Microsoft Teams o registratori di riunioni speciali. In molti casi, tuttavia, queste trascrizioni vengono utilizzate solo per un protocollo classico.
Ma c’è molto più potenziale. Con gli strumenti di intelligenza artificiale, non solo puoi creare riepiloghi dalle trascrizioni delle riunioni, ma anche generare elenchi di cose da fare, presentazioni, e-mail di follow-up o persino approfondimenti strategici.
In questo articolo ti mostrerò cinque suggerimenti specifici che potrai utilizzare per elaborare direttamente le trascrizioni delle tue riunioni.
Rispetta la protezione dei dati per le trascrizioni delle riunioni
Prima di continuare a utilizzare le registrazioni delle riunioni, devi assolutamente considerare la questione della protezione dei dati.
Punti importanti:
- Informa tutti i partecipanti quando una riunione viene registrata.
- Utilizza solo strumenti che soddisfano i requisiti di protezione dei dati della tua azienda.
- Elabora contenuti sensibili solo in ambienti AI sicuri.
Esistono vari modi per creare trascrizioni. Alcuni esempi sono
- Applicazioni per la registrazione di riunioni
- Funzioni di trascrizione negli strumenti di videoconferenza
- Applicazioni di registrazione vocale sullo smartphone
- Assistenti alle riunioni supportati dall’intelligenza artificiale
Una volta ottenuta una trascrizione, puoi inserirla direttamente in uno strumento di IA ed elaborarla ulteriormente con i seguenti suggerimenti.
Prompt 1: Riassunto compatto
Con questo prompt, puoi creare rapidamente un riassunto strutturato della riunione.
Riassumi la trascrizione della seguente riunione in modo chiaro e strutturato.
Suddividere in: Scopo della riunione, discussioni chiave, decisioni chiave.
Tienilo breve e comprensibile.
Trascrizione:
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Questo suggerimento è particolarmente adatto per un verbale di riunione veloce o per tornare su un argomento in un secondo momento.
Prompt 2: Compiti e responsabilità
Puoi utilizzare questa richiesta per generare automaticamente un elenco di cose da fare a partire dalla riunione.
Analizza la trascrizione della seguente riunione e crea un elenco di cose da fare.
Per ogni compito: descrizione, persona responsabile (se nominata), scadenza (se nominata).
Se manca qualcosa, aggiungilo con criterio.
Trascrizione:
[Inserire qui]
Assicurati di controllare brevemente i risultati, poiché l’IA può talvolta fare delle supposizioni se mancano delle informazioni.
Prompt 3: Slide deck per presentazioni
Questo prompt ti aiuta a creare una struttura di presentazione direttamente da una riunione.
Crea una struttura di presentazione a partire dalla trascrizione della riunione seguente.
Formatta come diapositive con titolo e punti elenco (massimo 5 punti elenco per diapositiva).
Focus: messaggi chiave, decisioni e passi successivi.
Trascrizione:
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Soprattutto per workshop, corsi di formazione o aggiornamenti di progetti, è possibile creare rapidamente una presentazione o una dispensa.
Prompt 4: Approfondimenti e scoperte nascoste
Grazie a questo suggerimento, l’IA analizza la riunione in modo più approfondito e identifica possibili rischi o opportunità.
Analizza la trascrizione della seguente riunione e identificala:
- Problemi o rischi impliciti
- ipotesi non dette
- Opportunità o nuove ideePensa al di là di ciò che è stato detto e formula intuizioni concrete.
Trascrizione:
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Questo è particolarmente utile se hai la sensazione che durante l’incontro sia successo qualcosa di più tra le righe.
Prompt 5: Messaggio o protocollo di follow-up
Questa richiesta crea automaticamente un messaggio di follow-up dopo la riunione.
Crea un messaggio di follow-up basato sulla trascrizione del seguente incontro.
Suono: chiaro, amichevole, professionale.
Contenuto: breve riassunto, decisioni chiave, passi successivi.
Scrivi come se il messaggio venisse direttamente da me.
Trascrizione:
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Con esempi aggiuntivi delle tue email, l’IA può persino adottare il tuo tono di voce personale.
Conclusione
Le trascrizioni delle riunioni sono una fonte preziosa di conoscenza. Con i giusti suggerimenti, puoi creare rapidamente contenuti strutturati e risparmiare molto tempo nel follow-up.
Invece di creare solo dei verbali, puoi utilizzare le trascrizioni delle riunioni, ad esempio per
- Riassunti strutturati
- Elenchi automatici di cose da fare
- Presentazioni
- Analisi strategiche
- Comunicazione di follow-up
Se presti attenzione anche alla protezione dei dati e controlli brevemente i risultati, le trascrizioni delle riunioni diventano un vero e proprio incentivo alla produttività nella vita lavorativa di tutti i giorni.
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