*Questoarticolo è basato su un video di YouTube di Sophie Hundertmark, esperta nell’uso dell’intelligenza artificiale con particolare attenzione ai chatbot e alle applicazioni strategiche dell’intelligenza artificiale nelle aziende e nelle istituzioni pubbliche. Sophie è ricercatrice e docente presso l’Università di Scienze Applicate e Arti di Lucerna e sta svolgendo un dottorato in IA conversazionale presso l’Università di Friburgo. Il testo del blog è stato creato utilizzando un modello GPT personalizzato che è stato addestrato in base al contenuto del video, allo stile linguistico e all’esperienza di Sophie. Ne risultano articoli fondati e aggiornati, basati sull’esperienza di Sophie Hundertmark.
Puoi trovare il link al video alla fine di questo articolo.
Le riunioni, i workshop e le sessioni di brainstorming spesso contengono informazioni preziose. Eppure, dopo l’appuntamento, molte trascrizioni finiscono semplicemente in archivio o vengono usate solo per un breve riassunto.
Eppure gli strumenti moderni di intelligenza artificiale possono fare molto di più. Se registri le tue riunioni o i tuoi workshop con il consenso dei partecipanti, le trascrizioni possono essere utilizzate come base per dispense, presentazioni di progetto, descrizioni di progetto o documenti aggiornati.
In questo post vi mostrerò cinque spunti che vi permetteranno di trarre molto di più dalle trascrizioni delle vostre riunioni.
Perché i verbali delle riunioni sono così importanti
Durante le riunioni nascono idee, si prendono decisioni, si assegnano compiti e si definiscono le linee guida dei progetti. Spesso, però, si perde un sacco di tempo perché questi contenuti devono poi essere elaborati manualmente.
Con l’IA potete automatizzare in gran parte questa fase e creare documenti di lavoro pronti all’uso direttamente da una trascrizione.
Una cosa importante da tenere a mente:
- Chiedete sempre il consenso dei partecipanti prima di registrare una riunione.
- Prestate attenzione alla protezione dei dati e alla riservatezza.
- Controlla attentamente tutti i risultati prima di trasmetterli.
Istruzione 1: Creare la dispensa del workshop in formato PowerPoint
Quando tengo dei workshop, mi chiedono quasi sempre un foglio informativo. Invece di prepararla a mano, uso la trascrizione del workshop come base per una presentazione dettagliata.
È particolarmente importante che la presentazione sia comprensibile anche per chi non ha partecipato al workshop.
Prompt
Ho tenuto un workshop sul tema [TEMA]. In allegato trovi la trascrizione completa del workshop.
Preparami un opuscolo dettagliato sotto forma di presentazione PowerPoint (.pptx) con almeno 50 diapositive per i partecipanti che NON erano presenti al workshop e che non conoscono ancora l’argomento.
Requisiti per il foglio informativo:
- Almeno 50 diapositive, ma anche di più se il contenuto lo richiede
- Le diapositive devono essere comprensibili da sole (senza presupporre un’atmosfera da workshop)
- Inizia con un’introduzione all’argomento prima di passare ai contenuti
- Organizza il tutto in modo logico in capitoli, usando delle diapositive di separazione
- Ogni punto chiave ha una diapositiva tutta sua con un testo esplicativo (non solo parole chiave — dopotutto i lettori non erano lì)
- Metti in evidenza esempi pratici e casi d’uso
- Alla fine, un riassunto e alcune risorse utili
- Crea ENTRAMBE le varianti:
- Variante A: CON esercizi (domande di riflessione, mini-esercizi, spunti di discussione ogni 5–7 diapositive)
- Variante B: SENZA esercizi (solo testo da leggere)
Design:
- Colori chiari e allegri (rosso chiaro, arancione, rosa, giallo)
- In fondo a ogni diapositiva: "Sophie Hundertmark · www.sophiehundertmark.com"
- Diapositiva di copertina con il mio nome e i miei dati di contatto
- Tipografia chiara, ben leggibile
- Usa strutture compatibili con PptxGenJS
Alla fine, mandami entrambi i file pptx da scaricare.
Prompt 2: Creare una bozza di progetto direttamente da una riunione
Dopo un primo incontro con il cliente o una sessione di brainstorming, spesso ci si chiede: come possiamo dare una forma strutturata all’idea del progetto?
Con il seguente prompt, dalla trascrizione di una riunione viene generata una prima bozza di progetto sotto forma di presentazione PowerPoint.
Prompt
In allegato trovi la trascrizione di una [riunione con i clienti / riunione di team] sul tema [NOME DEL PROGETTO / CONTESTO].
Crea una bozza di progetto sotto forma di presentazione PowerPoint (.pptx) con 10–20 diapositive, che tratti i seguenti argomenti:
- Diapositiva di copertina: nome del progetto, data, partecipanti
- Situazione iniziale / Problematica
- L’idea del progetto in una frase (elevator pitch)
- Obiettivi del progetto
- Componenti / Pacchetti di lavoro del progetto
- Tappe fondamentali con indicazioni approssimative delle date
- Le persone coinvolte e i loro ruoli
- Compiti concreti e prossimi passi
- Questioni in sospeso / Rischi
- Altre informazioni importanti emerse durante la riunione
- Diapositiva finale con invito all’azione o prossimo appuntamento
Importante:
- Atteniti rigorosamente ai contenuti della trascrizione
- Non inventarti le informazioni
- Contrassegna le informazioni mancanti con "Da chiarire"
- Aggiungi un elenco delle questioni in sospeso per la prossima riunione
Design:
- Colori chiari e allegri (rosso chiaro, arancione, rosa, giallo)
- In fondo a ogni diapositiva: "Sophie Hundertmark · www.sophiehundertmark.com"
- Chiaro e intuitivo grazie agli elementi visivi
- Creato con PptxGenJS
Metti il file .pptx a disposizione per il download.
Prompt 3: Crea la descrizione del progetto in un documento Word
Non tutte le idee di progetto sono adatte a una presentazione. Spesso serve una descrizione dettagliata del progetto, che possa essere condivisa sia internamente che esternamente.
Anche in questo caso, la trascrizione di una riunione è perfetta.
Prompt
In allegato trovi la trascrizione (o le trascrizioni) di una riunione relativa al progetto [NOME DEL PROGETTO].
Crea una descrizione dettagliata del progetto in formato Word (.docx) con la seguente struttura:
- Prima pagina
- Indice dei contenuti
- Riepilogo della gestione
- Contesto del progetto e situazione di partenza
- Obiettivi del progetto e vantaggi offerti
- Contenuti del progetto e ambito dei servizi
- Tappe fondamentali e calendario
- Organizzazione del progetto
- Vantaggi e opportunità
- Rischi e sfide
- Fabbisogno di risorse
- Questioni in sospeso e prossimi passi
- Appendice con citazioni rilevanti
Stile:
- Linguaggio professionale e oggettivo
- Ortografia svizzera
- Formattare correttamente i titoli
- Come usare tabelle ed elenchi puntati
- Segnalare in modo trasparente le informazioni mancanti
Piè di pagina:
"Sophie Hundertmark · sophie@hundertmark.ch · www.sophiehundertmark.com"
Invia il file .docx come download.
Prompt 4: Aggiornare automaticamente i file esistenti
Un caso d’uso particolarmente interessante è l’aggiornamento dei documenti esistenti.
Forse avete già preparato una presentazione, un documento programmatico o un file Excel e ne discuterete poi durante la riunione. Invece di inserire le modifiche manualmente, può farlo l’IA.
Prompt
Ti carico due file:
- Una trascrizione della riunione (o più trascrizioni)
- Un file già esistente: [Word / Excel / PowerPoint]
Il tuo compito:
Modifica il file esistente in base ai contenuti della trascrizione.
- Per prima cosa analizza il file esistente
- Individua le informazioni nuove o modificate presenti nella trascrizione
- Aggiorna il file di conseguenza
In questo caso vale quanto segue:
- Aggiornare i contenuti esistenti
- Aggiungi nuovi contenuti
- Sostituisci o contrassegna i contenuti obsoleti
- Mantieni la struttura e il formato
Importante:
- Mantieni il design e l’impaginazione
- In PowerPoint, mantieni i colori, i caratteri e la diapositiva master
- Ottenere i modelli di formattazione di Word
- Mantenere le formule e la struttura della tabella di Excel
- Crea una panoramica delle modifiche
- Usa l’ortografia svizzera
Metti a disposizione il file aggiornato come download.
Prompt 5: Riepilogo classico della riunione via e-mail
Anche se personalmente preferisco creare direttamente i documenti di progetto, ci sono situazioni in cui un classico resoconto della riunione rimane utile.
Questo prompt è utile soprattutto per la documentazione o gli aggiornamenti di stato.
Prompt
In allegato trovi la trascrizione di una riunione sul tema [ARGOMENTO / PROGETTO].
Crea un resoconto classico della riunione, così posso inviarlo via e-mail a chi non c’era.
Struttura:
- Contesto
- Partecipanti
- Punti chiave della discussione
- Decisioni prese
- Questioni in sospeso e cose da fare
- Prossimi passi o prossimo appuntamento
Stile:
- Al massimo una pagina A4
- Obiettivo e cordiale
- Niente frasi di circostanza
- Ortografia svizzera
- Facile da capire anche senza conoscenze preliminari
- Niente citazioni inutili
Inizia con:
"Caro/a [nome], ecco i punti principali della nostra riunione del [data] …"
Concludi con:
"Se avete domande, non esitate a contattarci.
Con affetto, Sophie"
Invia il riassunto direttamente come testo nella chat.
Conclusione
I resoconti delle riunioni sono ben più di una semplice base per i verbali. Con i prompt giusti, potete usarli per creare dispense, bozze di progetto, descrizioni di progetto, documenti aggiornati o sintesi professionali via e-mail.
Questo ti fa risparmiare tempo, migliora la documentazione e garantisce che i contenuti importanti emersi dai workshop e dalle riunioni possano essere sfruttati a lungo termine. Soprattutto quando si tratta di processi ricorrenti, vale la pena impostare questi prompt una volta sola per poi riutilizzarli ogni volta.
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