Hai la sensazione che un chatbot potrebbe portare valore aggiunto alla tua azienda, ma i tuoi dipendenti non sono ancora pronti?

La tua organizzazione sta subendo un cambiamento tecnologico – molte nuove tecnologie – che aumenta lo scetticismo dei dipendenti nei confronti dei nuovi strumenti?

Alcune delle mie consulenze sui chatbot terminano con la frase“sappiamo che abbiamo bisogno di un chatbot, ma purtroppo i nostri dipendenti non sono ancora nella fase in cui un chatbot sarebbe utile“.

In molti casi, ciò è dovuto a una mancanza di conoscenza da parte dei dipendenti, ma anche dei dirigenti, sul tema dei chatbot.

Un chatbot NON è la fastidiosa finestra di chat in basso a destra del sito web che saluta ogni visitatore con un “ciao”. Un chatbot può anche essere percepito come un assistente digitale che supporta gli utenti in compiti ricorrenti o risponde alle loro domande ripetitive.

Soprattutto se hai la sensazione che la tua organizzazione debba ancora “abituarsi” ai chatbot, può essere utile introdurre prima un chatbot come assistente digitale per i tuoi dipendenti.

I dipendenti percepiscono il bot come un supporto utile e sono poi motivati a utilizzare il chatbot con i clienti.

I chatbot comunicano attraverso il linguaggio naturale (scritto o parlato). Per molte persone è più facile comunicare con un chatbot che imparare un nuovo programma informatico. Gli “ostacoli” e le “paure” della nuova tecnologia sono solitamente inferiori con i chatbot rispetto ad altre nuove tecnologie.

Ecco alcuni esempi di come potresti utilizzare un chatbot nella tua azienda.

1. rispondere alle domande più comuni sull’informatica

Se invece hai appena introdotto un nuovo strumento, puoi usare il chatbot direttamente per presentare il nuovo strumento. È molto probabile che i tuoi dipendenti abbiano domande sul nuovo software. Alla maggior parte di queste domande si può rispondere automaticamente. Puoi quindi sviluppare un chatbot che risponda alle domande più frequenti sul nuovo strumento. I tuoi dipendenti possono porre le loro domande direttamente via chat e ricevere un’assistenza digitale immediata.

2. liberare le vacanze

In molte aziende, le ferie o altre assenze devono essere prima approvate internamente o almeno il responsabile di linea deve essere informato. Le assenze devono poi essere inserite nel tuo calendario personale e di solito anche in quello della squadra. Questi compiti possono essere completati in modo semplice e veloce da un chatbot. Il dipendente scrive un messaggio al chatbot con la richiesta di ferie. In base ai dati memorizzati, il bot sa quali altri dipendenti devono approvare la richiesta di ferie e quali colleghi devono essere informati dell’assenza. Il chatbot invia un messaggio a tutti i partecipanti per l’approvazione, oltre a un’annotazione sul calendario, e il dipendente non deve preoccuparsi di nient’altro.

3. registrare l’orario di lavoro

In molte aziende, soprattutto nelle società o nelle agenzie, le ore di lavoro devono essere registrate con precisione. Si tratta di un processo noioso per molti dipendenti, soprattutto quando è necessario allegare una descrizione del lavoro a ogni orario di lavoro.

Un chatbot supporta i tuoi dipendenti in questo senso. Ricorda ai dipendenti che devono comunque comunicare i loro tempi. I dipendenti possono quindi scrivere direttamente nella chat quanto hanno lavorato e quali compiti hanno completato. Il bot raccoglie tutte le informazioni e le inserisce nel sistema di gestione del tempo della tua azienda.

4. rispondere alle domande più frequenti sulla intranet

L’intranet è la fonte centrale di informazioni per la maggior parte delle aziende. Spesso contiene così tante informazioni che i dipendenti devono cercare a lungo una risposta alle loro domande e questo porta all’insoddisfazione. Molte di queste domande si ripresentano più volte e possono essere risposte facilmente anche da un chatbot. La maggior parte delle domande dei dipendenti viene definita in anticipo e utilizzata come base di conoscenza per il chatbot. Man mano che il bot continua a funzionare, l’assistente digitale viene costantemente ampliato e arricchito con nuove domande e risposte.

Indipendentemente dal caso d’uso scelto, i tuoi dipendenti possono raggiungere questi chatbot attraverso i seguenti canali:

• Come contatto di chat in Microsoft Teams
• Come contatto di chat in Skype for Business
• In una pagina di destinazione separata
• Come finestra di chat su Intranet

E la buona notizia è che sei tu a decidere dove salvare i dati. Ciò significa che puoi salvare tutte le cronologie delle chat sui server della tua azienda. Se non lo desideri, i dati possono essere ospitati in un cloud con un server a tua scelta.

Se vuoi saperne di più, inviami un messaggio a sophie@hundertmark.ch