*Questoarticolo è basato su un video di YouTube di Sophie Hundertmark, esperta nell’uso dell’intelligenza artificiale con particolare attenzione ai chatbot e alle applicazioni strategiche dell’intelligenza artificiale nelle aziende e nelle istituzioni pubbliche. Sophie è ricercatrice e docente presso l’Università di Scienze Applicate e Arti di Lucerna e sta svolgendo un dottorato in IA conversazionale presso l’Università di Friburgo. Il testo del blog è stato creato utilizzando un modello GPT personalizzato che è stato addestrato in base al contenuto del video, allo stile linguistico e all’esperienza di Sophie. Ne risultano articoli fondati e aggiornati, basati sull’esperienza di Sophie Hundertmark.
Puoi trovare il link al video alla fine di questo articolo.
Le riunioni finiscono in un attimo, ma spesso il vero lavoro inizia solo dopo. Le decisioni devono essere documentate, i passi successivi devono essere registrati e bisogna inviare messaggi di follow-up. Soprattutto quando tra la riunione e il lavoro di follow-up passano un paio di giorni, non è più così facile ricordarsi tutti i dettagli importanti.
È proprio qui che gli strumenti di IA possono dare una mano. Con la trascrizione di una riunione e un prompt adeguato, potete far creare in poco tempo un messaggio di follow-up ben strutturato. L’IA non si limita a riassumere, ma è anche in grado di individuare decisioni importanti e passi successivi emersi dalla conversazione e di formulare direttamente un messaggio sulla base di questi.
Una cosa è importante però: prima di registrare una riunione, trascriverla e poi elaborarla con l’IA, bisogna tenere conto della protezione dei dati, del consenso dei partecipanti e, se necessario, delle linee guida interne.
Dalla trascrizione della riunione al messaggio di follow-up definitivo
La base per questo caso d’uso è una trascrizione della riunione. Ormai molti strumenti per riunioni e videoconferenze offrono la possibilità di trascrivere automaticamente le conversazioni.
Potete poi inviare questa trascrizione a uno strumento di IA adatto. Invece di limitarti a chiedere all’IA di farti un riassunto, vale la pena definire con maggiore precisione quale risultato ti serve.
Un possibile prompt potrebbe essere:
Crea un messaggio di follow-up basato sulla trascrizione del seguente incontro.
Suono: chiaro, amichevole, professionale.
Contenuto: breve riassunto, decisioni chiave, passi successivi.
Scrivi come se il messaggio venisse direttamente da me.Trascrizione:
[Inserisci la trascrizione della riunione]
In questo modo l’IA riceve già un compito ben preciso e, allo stesso tempo, sa come il risultato debba essere strutturato e formulato.
Perché un prompt ben strutturato dà risultati migliori
Quando lavori con l’IA, vale questa regola: più chiaramente descrivi ciò di cui hai bisogno, più lo strumento potrà aiutarti in modo mirato.
In questo esempio, il prompt contiene quattro informazioni importanti:
- Compito: devi scrivere un messaggio di follow-up basandoti sulla trascrizione di una riunione.
- Tono: il messaggio deve essere formulato in modo chiaro, cordiale e professionale.
- Contenuto: bisogna tenere conto del riassunto, delle decisioni e dei prossimi passi da compiere.
- Prospettiva: il testo deve sembrare scritto proprio da te.
Questa struttura si può adattare facilmente alle vostre esigenze. Potete ad esempio specificare che il messaggio debba essere particolarmente breve, che si debbano rivolgere direttamente a determinate persone o che i passi successivi debbano essere presentati sotto forma di elenco.
Ecco come dare un tocco personale all’IA
In molti casi, la semplice indicazione «Scrivi come se il messaggio venisse da me» non basta. Dopotutto, l’IA deve prima capire come scrivi di solito.
Per farlo, potete ad esempio fornire allo strumento di IA alcune vostre e-mail o messaggi di follow-up come esempi. Grazie a questi testi, l’IA ottiene ulteriori informazioni sul contesto della vostra comunicazione: scrivete in modo piuttosto breve e diretto o più dettagliato? Come inizi e concludi i tuoi messaggi? Quali espressioni usate più spesso?
Anche in questo caso, però, vale la regola: usa solo contenuti che sei autorizzato a elaborare con lo strumento di IA in questione e fai attenzione, soprattutto nelle e-mail vere, alle informazioni personali o riservate.
Se usi questa funzionalità regolarmente, puoi salvare la tua tonalità e altre impostazioni come contesto riutilizzabile. In questo modo non dovrete spiegare di nuovo, ad ogni messaggio di follow-up, come dovrebbe suonare il risultato.
È particolarmente utile quando la riunione risale già a qualche giorno fa
L’utilità pratica di questo flusso di lavoro si nota soprattutto quando il follow-up non viene fatto subito dopo una riunione.
Forse vi è capitata questa situazione: una settimana dopo una riunione volete scrivere il messaggio di follow-up e, anche se ricordate più o meno di cosa si è parlato, non ricordate più quali dettagli sono stati discussi, quale decisione è stata effettivamente presa o chi avrebbe dovuto occuparsi di quale compito.
Invece di rileggere tutto il trascritto da soli, potete chiedere all’IA di cercare proprio queste informazioni. Gli strumenti basati sull’intelligenza artificiale sono in grado di analizzare testi di grandi dimensioni, individuare i contenuti rilevanti e creare un messaggio chiaro e sintetico.
Questo non ti fa solo risparmiare tempo nella formulazione. Può anche aiutarvi a elaborare le informazioni della riunione in modo più sistematico.
Privacy: non registrare e trascrivere le riunioni senza prima chiedere il permesso
Per quanto sia pratico questo flusso di lavoro, prima di registrare o trascrivere una riunione devi tenere conto della protezione dei dati.
Il fatto che ci sia una funzione di registrazione o trascrizione non significa automaticamente che tu possa registrare facilmente ogni conversazione. Informa i partecipanti in anticipo e in modo trasparente se una riunione verrà registrata o trascritta, e ottieni il consenso necessario.
Bisogna tenere conto anche dell’elaborazione successiva da parte di uno strumento basato sull’intelligenza artificiale. Il verbale di una riunione può contenere, ad esempio, nomi, dati personali, informazioni sui clienti, strategie interne, progetti riservati o altre informazioni aziendali sensibili.
Prima di inserire una trascrizione in uno strumento di IA, dovreste quindi chiarire, tra le altre cose:
- È stato ottenuto il consenso necessario per la registrazione e la trascrizione?
- Quali informazioni ci sono nella trascrizione?
- Queste informazioni possono essere elaborate con lo strumento di IA che hai scelto?
- Quali sono le condizioni relative alla protezione dei dati e alla sicurezza previste per lo strumento utilizzato?
- Ci sono delle linee guida interne alla vostra azienda sull’uso dell’IA?
- È necessario rimuovere o rendere anonime determinate informazioni prima del trattamento?
Quali siano i requisiti specifici dipende, tra l’altro, dalla vostra azienda, dal contesto della riunione, dai dati trattati e dagli strumenti utilizzati.
Per il flusso di lavoro vale quindi questa regola: prima chiarire la questione della protezione dei dati, del consenso e delle linee guida interne; poi registrare, trascrivere e proseguire il lavoro con l’IA.
L’IA crea la bozza – voi fate il controllo finale
Anche se il prompt è ben formulato, dovreste comunque ricontrollare il messaggio di follow-up generato prima di inviarlo. Soprattutto quando si tratta di decisioni, responsabilità, scadenze o altri dettagli importanti, vale la pena confrontare il testo con la trascrizione originale.
Fate attenzione, ad esempio, a vedere se:
- che tutte le decisioni rilevanti siano state riportate correttamente,
- che le responsabilità siano assegnate correttamente,
- Le scadenze e i termini sono corretti,
- non manchino passi importanti da compiere,
- non sono state aggiunte affermazioni che non erano state fatte durante la riunione,
- che le formulazioni si adattino davvero al vostro modo di comunicare.
L’IA si fa così carico di gran parte del lavoro preliminare. La verifica finale e la responsabilità del messaggio, però, restano a voi.
Da un semplice prompt può nascere un flusso di lavoro riutilizzabile
Questo caso d’uso diventa particolarmente interessante se non lo usi solo una volta. Il prompt può essere salvato come modello e riutilizzato dopo ogni riunione importante.
Con il tempo potrete ottimizzarlo ulteriormente e, ad esempio, aggiungere il vostro tono personale, la struttura che preferite o le richieste ricorrenti.
Ecco come si crea un flusso di lavoro semplice per la giornata lavorativa:
Chiarire la questione della privacy e ottenere il consenso → Organizzare la riunione → Redigere la trascrizione → Creare una bozza con l’IA → Verificare il risultato → Inviare il follow-up
Sono proprio questi compiti ben definiti a dimostrare come l’IA possa essere utilizzata in modo utile nella quotidianità lavorativa. Non si tratta di affidare tutta la comunicazione a uno strumento di intelligenza artificiale. Anzi, l’IA si occupa dei lavori preparatori che richiedono molto tempo e vi aiuta a passare più velocemente da una trascrizione dettagliata di una riunione a un messaggio di follow-up ben strutturato.
Allo stesso tempo, la gestione responsabile dei dati delle conversazioni dovrebbe far parte di questo flusso di lavoro fin dall’inizio – e non diventare un tema di discussione solo quando la trascrizione è già finita nello strumento di IA.
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