Vedo sempre più progetti di chatbot che non vengono realizzati o che vengono ritardati perché l’intera organizzazione non è entusiasta dell’idea di un chatbot.

Soprattutto nelle aziende con un’organizzazione conservatrice, non è sufficiente che un piccolo team di 3 persone sia entusiasta dell’idea; è necessaria l’intera organizzazione per l’approvazione e l’attuazione del progetto.

Come puoi fare in modo che la tua organizzazione sia entusiasta dei chatbot?

Innanzitutto, è importante capire perché non tutti sono automaticamente entusiasti dell’idea del chatbot e quali sono le argomentazioni più comuni contro un chatbot.

Forse hai già sentito una o due delle affermazioni riportate nel seguente elenco?

• Perché sono l’ultimo a saperlo?
• Ma che cos’è?
• Non può comunque fare nulla!
• Troppo costoso!
• Vuoi sostituire il nostro staff?
• Non c’è tempo!

Ecco alcuni consigli su come contrastare questi argomenti:

Perché sono l’ultimo a saperlo?

Molti progetti falliscono perché non tutti i soggetti interessati sono stati coinvolti fin dall’inizio. Non fare l’errore di pianificare il chatbot “segretamente” su piccola scala e poi presentare l’idea finale alla fine.

È meglio coinvolgere tutte le parti interessate fin dall’inizio e farle partecipare al processo. Dimostra loro che prendi in considerazione i loro suggerimenti. In questo modo, si sentono integrati e alla fine non possono opporsi al chatbot.

I possibili stakeholder possono essere

• IT
• Marketing
• Gestione dei prodotti
• Servizio clienti
• Comunicazione
• Sito web
• Design
• Innovazione
• Marketing online
• e molti altri

Naturalmente, il numero di stakeholder dipende dalla tua azienda e dal tuo progetto.

Ma che cos’è?

Per chi legge questo articolo, la domanda “Che cos’è un chatbot?” può sembrare strana. Ma la realtà è che non tutti sanno cosa sia un chatbot. E se non conosci qualcosa, o vuoi provarlo immediatamente o sei molto restio a farlo.

Quindi prenditi il tempo necessario per spiegare ai tuoi colleghi cos’è un chatbot. Sono anche spesso invitato a tenere presentazioni interne sui chatbot, in cui dimostro il valore aggiunto e i limiti della tecnologia.

Un’altra opzione è quella di creare un chatbot personale per i tuoi colleghi. Con eggheads.ai, ad esempio, puoi creare facilmente chatbot per sessioni di formazione interna. Ecco un piccolo esempio.

Oppure puoi creare un chatbot come assistente digitale per i tuoi colleghi. Che ne dici di un chatbot in Microsoft Teams, ad esempio, per aiutare a organizzare le riunioni?

Non può fare nulla in ogni caso

No, non è del tutto vero! Ma i chatbot non sono, come si suol dire, un jack of all trades. Possono fare molto, ma non tutto. La giusta gestione delle aspettative è particolarmente importante con i chatbot. Chiarisci fin dall’inizio cosa può o non può fare il chatbot. In questo modo le aspettative sono impostate correttamente e il chatbot ha una buona possibilità di soddisfarle o forse anche di superarle.

Di solito consiglio di utilizzare il chatbot per casi d’uso singoli e limitati e poi di svilupparli ulteriormente.

Troppo costoso!

La domanda migliore in risposta a questa affermazione è probabilmente “Conosci il valore aggiunto del chatbot?”. Di norma, le persone trovano qualcosa di troppo costoso perché non ne conoscono i benefici o li sottovalutano.

È meglio presentare ai tuoi colleghi un business case in cui puoi calcolare chiaramente i risparmi sui costi o i profitti che il chatbot porterà in futuro.

Un’altra opzione è quella di indicare i fattori di costo e spiegare ai tuoi colleghi perché un chatbot è associato a costi di acquisizione. I fattori di costo più importanti sono

• Creazione del concetto
• Con o senza IA – basato sulle regole e non sull’IA
• Creazione di contenuti
• Interfacce
• Multilinguismo
• Sicurezza dei dati
• Strumento SaaS o sviluppo interno
• Integrazione nei propri sistemi
• Manutenzione, ulteriore sviluppo

Puoi anche leggere di più sui fattori di costo dei chatbot in questo articolo “Quanto costa un chatbot?”.

Vuoi sostituire il nostro staff?

La paura di essere sostituiti da un robot è forse anche giustificata in alcuni settori. Nella maggior parte dei casi, tuttavia, i chatbot non sono il motivo per cui i dipendenti vengono licenziati. Piuttosto, i chatbot hanno lo scopo di rispondere a domande ricorrenti o al di fuori degli orari del servizio clienti, in modo che i dipendenti umani abbiano più tempo per rispondere a domande complesse.

Trasmetti queste frasi ai tuoi colleghi e rassicurali sul fatto che il chatbot sarà il loro nuovo collega e non il loro concorrente. Naturalmente, anche l’aspetto del “coinvolgimento dell’organizzazione fin dall’inizio” gioca un ruolo importante.

Non c’è tempo!

Sì, è un vero peccato. Cerca di scoprire su cosa stanno lavorando i tuoi colleghi e se il chatbot potrebbe addirittura facilitare il lavoro a lungo termine.

Non c’è niente?

Spero che i suggerimenti di cui sopra ti aiutino a integrare con successo il chatbot nella tua organizzazione. Se hai ancora problemi a convincere i tuoi colleghi a utilizzare il chatbot, scrivimi un’e-mail e potremo fare un po’ di brainstorming insieme. Clicca qui per accedere alla mia pagina di contatto.