*Questoarticolo è basato su un video di YouTube di Sophie Hundertmark, esperta nell’uso dell’intelligenza artificiale con particolare attenzione ai chatbot e alle applicazioni strategiche dell’intelligenza artificiale nelle aziende e nelle istituzioni pubbliche. Sophie è ricercatrice e docente presso l’Università di Scienze Applicate e Arti di Lucerna e sta svolgendo un dottorato in IA conversazionale presso l’Università di Friburgo. Il testo del blog è stato creato utilizzando un modello GPT personalizzato che è stato addestrato in base al contenuto del video, allo stile linguistico e all’esperienza di Sophie. Ne risultano articoli fondati e aggiornati, basati sull’esperienza di Sophie Hundertmark.
Puoi trovare il link al video alla fine di questo articolo.
Dopo un primo incontro con il cliente o con il team, spesso inizia il lavoro vero e proprio: bisogna sistemare gli appunti, mettere insieme le idee e preparare una bozza di progetto chiara. Soprattutto dopo le sessioni di brainstorming, questa fase spesso richiede molto tempo.
Con l’IA, questo processo può essere notevolmente semplificato. Invece di riassumere manualmente la riunione, potete usare la trascrizione come base e farne creare automaticamente una bozza di progetto strutturata o addirittura una prima presentazione PowerPoint.
Usare la trascrizione come base
È necessario che tutti i partecipanti abbiano acconsentito alla registrazione della riunione. Dopodiché potete trascrivere la riunione e inserire la trascrizione ottenuta in uno strumento basato sull’intelligenza artificiale.
Invece di analizzare la conversazione da soli, chiedete all’IA di creare una presentazione strutturata con i punti salienti. In questo modo, in pochi minuti si ottiene una prima versione della documentazione del progetto.
Quali contenuti dovrebbe includere la bozza di progetto?
Più sei preciso nel formulare il prompt, migliore sarà il risultato. Si è rivelata efficace una presentazione di circa 10-20 diapositive che includa, tra l’altro, i seguenti punti:
- Diapositiva di copertina
- Contesto e problematica
- Idea di progetto
- Obiettivi del progetto
- Elementi chiave del progetto
- Tappe fondamentali
- Responsabilità
- I prossimi passi concreti
- Domande in sospeso
- Altre indicazioni o conclusioni emerse durante la riunione
Ovviamente potete adattare questa struttura ai vostri progetti o agli standard della vostra azienda.
Anche il design si può definire
Oltre ai contenuti, potete anche dare all’IA delle indicazioni sul design. Ad esempio, potete impostare:
- Numero di diapositive
- Gamma di colori
- Layout
- Struttura dei contenuti
- Tipo di visualizzazioni
- Stile di presentazione
Più precise sono queste indicazioni, meno lavoro di rifinitura ci sarà da fare in seguito.
Perché vale la pena seguire questo flusso di lavoro
Soprattutto dopo un primo brainstorming, spesso si perde tempo prezioso perché bisogna raccogliere le informazioni da vari appunti. Se invece usate la trascrizione della riunione come punto di partenza, otterrete in poco tempo una bozza di progetto coerente e chiara.
Questo fa risparmiare tempo, migliora la documentazione e garantisce che tutte le persone coinvolte continuino a lavorare sulla base delle stesse informazioni.
Il mio consiglio per metterlo in pratica
Per questo tipo di applicazione mi piace particolarmente lavorare con Claude. Questo strumento è perfetto per trasformare trascrizioni molto lunghe in presentazioni strutturate, che poi puoi scaricare e modificare come vuoi.
Ovviamente potete provare lo stesso flusso di lavoro anche con altri strumenti di IA e adattarlo alle vostre esigenze.
Conclusione
Il verbale di una riunione è molto più di un semplice documento. Con il prompt giusto, in poco tempo si ottiene una bozza completa del progetto o una prima presentazione che può essere riutilizzata direttamente nel progetto.
Chi usa regolarmente questo flusso di lavoro non solo risparmia tempo, ma crea anche una base coerente per il prosieguo del lavoro sul progetto.
Ci sono altre domande?
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