Sei convinto che un chatbot sarebbe perfetto per la tua azienda, ma forse il tuo team non lo è ancora? Quindi devi prima entusiasmare il tuo team per la nuova tecnologia prima di poter introdurre un chatbot per i tuoi clienti e potenziali clienti? Allora leggi il seguente articolo e scopri un semplice trucco per far appassionare tutto il tuo team ai chatbot!

Perché molti dipendenti sono negativi nei confronti dei chatbot?

I risultati del mio Chatbot Study 2020 DACH hanno dimostrato ancora una volta che uno dei motivi più comuni per cui non tutte le aziende hanno ancora un chatbot è la mancanza di conoscenze tra i dipendenti(vedi qui). Molti dipendenti non sanno nemmeno cosa sia un chatbot, a cosa possa servire e dove non debba essere usato.

Molte persone pensano ancora che un chatbot sia la piccola e fastidiosa finestra di chat sul sito web, anche se di solito un chatbot è molto più di questo. Un chatbot può essere un vero aiuto e, se usato correttamente, apporta un grande valore aggiunto.

Per ridurre l’ignoranza, spesso è utile introdurre un chatbot internamente prima di svilupparlo per i clienti o i potenziali clienti.

Quando ha senso un chatbot interno?

Se hai la sensazione che i colleghi del tuo team debbano ancora “abituarsi” ai chatbot, può essere utile introdurre prima un chatbot come assistente digitale per i tuoi dipendenti.
I dipendenti percepiscono il bot come un supporto utile e sono poi motivati a utilizzare il chatbot con i propri clienti o partner. In questo modo diventano, per così dire, degli influenzatori interni.

Dove si possono integrare i chatbot in azienda?

1. rispondere alle domande più comuni sull’informatica

Nella maggior parte delle aziende non sono rare le domande relative ai programmi informatici e alle tecnologie. Inoltre, la maggior parte delle domande su software e hardware sono sempre le stesse e possono quindi trovare una risposta ideale e automatica da parte di un chatbot. Puoi introdurre un chatbot che risponda alle domande più frequenti su computer, smartphone, software, hardware, ecc. I tuoi dipendenti possono porre le loro domande direttamente via chat e ricevere un’assistenza digitale immediata. Se nella tua azienda utilizzi Microsoft Teams e Slack, puoi integrare il bot direttamente qui.

2. liberare le vacanze

In molte aziende, le ferie o altre assenze devono essere prima approvate internamente o almeno il responsabile di linea deve essere informato. Le assenze devono poi essere inserite nel tuo calendario personale e di solito anche in quello della squadra. Questi compiti possono essere completati in modo semplice e veloce da un chatbot. I tuoi colleghi scrivono un messaggio al chatbot con i loro auguri di buone feste. In base ai dati memorizzati, il bot sa quali altri dipendenti devono approvare la richiesta di ferie e quali colleghi devono essere informati dell’assenza. Il chatbot invia a tutti i partecipanti un messaggio per l’approvazione e una voce nel calendario e il tuo collega non deve preoccuparsi di nient’altro. Il chatbot diventa così un aiutante digitale quando si tratta di vacanze e questo crea emozioni positive per la maggior parte dei dipendenti. Questo tipo di chatbot richiede un’interfaccia con il tuo calendario.

3. registrare l’orario di lavoro

In molte aziende, soprattutto nelle società o nelle agenzie, le ore di lavoro devono essere registrate con precisione. Si tratta di un processo noioso per molti dipendenti, soprattutto quando è necessario allegare una descrizione del lavoro a ogni orario di lavoro. Un chatbot supporta te e i tuoi colleghi nella registrazione del tempo. Ti ricorderà se hai dimenticato di inserire le ore di lavoro. Ti avvisa quando un progetto di un cliente ha quasi esaurito tutte le ore preventivate e puoi chiedere in qualsiasi momento quante ore di straordinario hai a disposizione. L’idea principale del chatbot come alternativa allo strumento di monitoraggio del tempo è che puoi scrivere le tue ore di lavoro in modo flessibile al chatbot tramite una finestra di chat, che poi registra i dati e li inserisce autonomamente nello strumento di gestione del tempo appropriato. Per questo tipo di chatbot è necessaria un’interfaccia con uno strumento di tracciamento del tempo. L’ideale è che il chatbot sia accessibile direttamente tramite un messenger esistente in azienda, come Slack o Microsoft Teams.

4. rispondere alle domande più frequenti sulla intranet

L’intranet è la fonte centrale di informazioni per la maggior parte delle aziende. Spesso contiene così tante informazioni che i dipendenti devono cercare a lungo una risposta alle loro domande e questo porta all’insoddisfazione. Molte di queste domande si ripresentano più volte, proprio come le domande di informatica. Sono quindi ideali per un chatbot. Tutto ciò che ti serve è un elenco delle domande più frequenti dei tuoi colleghi e le relative risposte. Puoi quindi integrare questi dati in uno strumento di chatbot e renderlo disponibile ai colleghi del tuo team. All’inizio consiglio sempre di limitare il chatbot a livello tematico e di ampliarlo gradualmente.

Vuoi saperne di più?

Ascolta i due episodi del podcast che seguono per avere altri consigli utili su come altri hanno entusiasmato le loro organizzazioni con i chatbot:

Florian Schrodt: ha introdotto i chatbot per il recruiting in VBZ. Nel podcast, ci spiega come è riuscito a coinvolgere tutto il suo team nel progetto.

Sylvie Pflitsch di Bosch introduce regolarmente nuovi bot. Scopri come lo fa.

Naturalmente, possiamo anche discutere il tuo caso d’uso individuale. Inviami un’e-mail con la tua richiesta e ti risponderò al più presto.