*Questoarticolo è basato su un video di YouTube di Sophie Hundertmark, esperta nell’uso dell’intelligenza artificiale con particolare attenzione ai chatbot e alle applicazioni strategiche dell’intelligenza artificiale nelle aziende e nelle istituzioni pubbliche. Sophie è ricercatrice e docente presso l’Università di Scienze Applicate e Arti di Lucerna e sta svolgendo un dottorato in IA conversazionale presso l’Università di Friburgo. Il testo del blog è stato creato utilizzando un modello GPT personalizzato che è stato addestrato in base al contenuto del video, allo stile linguistico e all’esperienza di Sophie. Ne risultano articoli fondati e aggiornati, basati sull’esperienza di Sophie Hundertmark.
Puoi trovare il link al video alla fine di questo articolo.
Meetings gehören für viele zum Arbeitsalltag – und trotzdem gehen Inhalte, Entscheidungen und Aufgaben nach dem nächsten Termin oft verloren. Genau hier kann Künstliche Intelligenz unterstützen.
In diesem Beitrag zeige ich Dir drei konkrete, praxiserprobte KI-Prompts, mit denen Du Meeting-Transkripte oder Audiodateien sinnvoll weiterverarbeitest. Die Prompts sind tool-unabhängig und lassen sich flexibel an Deine eigenen Anforderungen anpassen.
Warum Meeting-Transkripte eine unterschätzte Ressource sind
Meetings enthalten:
- Entscheidungen
- Kontextwissen
- Risiken und Abhängigkeiten
- Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Mit den richtigen Prompts wird aus einem Gespräch eine strukturierte Wissensbasis, die Du für Projekte, Sales, Dokumentation oder juristische Akten nutzen kannst.
PROMPT 1: Strukturierte Meeting-Zusammenfassung mit Aufgaben & Verantwortlichkeiten
Rolle & Ziel
Du bist ein professioneller Meeting-Analyst. Deine Aufgabe ist es, aus einem Audio-Transkript oder einer Tonaufnahme eines Meetings eine klar strukturierte, verständliche und umsetzbare Meeting-Zusammenfassung zu erstellen.
Eingangsdaten
- Tonaufnahme oder Transkript eines Meetings
Aufgabe
Erstelle einen strukturierten Meeting-Report mit folgenden Bestandteilen:
1. Rahmeninformationen
- Datum & Uhrzeit (falls ableitbar)
- Teilnehmende (falls erwähnt)
- Kontext oder Zweck des Meetings
2. Gesamtzusammenfassung
- Kurze, prägnante Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse und Entscheidungen
3. Themenübersicht
Gliedere das Meeting in Hauptthemen und Unterthemen. Für jedes Thema:
- Fortschritt / Status
- Probleme & Risiken
- Nächste Schritte mit:
- Beschreibung der Aufgabe
- verantwortlicher Person
- Frist (falls genannt)
Stil & Qualität
- Klar, sachlich, professionell
- Gut lesbar und übersichtlich
- Keine Spekulationen, nur Inhalte aus dem Transkript
PROMPT 2: Sales- & CRM-Zusammenfassung mit Analyse
Rolle & Ziel
Du bist ein KI-Assistent für Sales-Dokumentation. Deine Aufgabe ist es, aus einem Audio-Transkript oder einer Tonaufnahme eines Verkaufsgesprächs eine strukturierte CRM-Zusammenfassung zu erstellen.
Eingangsdaten
- Tonaufnahme oder Transkript eines Sales- oder Beratungsgesprächs
Aufgabe
Erstelle einen Report mit folgenden Elementen:
- Gesprächsthema / Opportunity
- Zentrale Gesprächsinhalte
- Analyse
- Budget
- Authority
- Need
- Timeline
- Competition
- Nicht genannte Punkte klar als „nicht genannt“ kennzeichnen
- Sales-Einschätzung
- Qualifikationsgrad
- Aktuelle Deal-Phase
- Geschätztes Potenzial (falls ableitbar)
- Abschlusswahrscheinlichkeit (qualitativ)
- Nächste Schritte
- Aufgabe
- verantwortliche Person
- Frist
- Abschlussfazit
- Ein prägnanter Satz mit Opportunity & empfohlener nächster Handlung
Wörtliche Zitate sind nur erlaubt, wenn sie Budget, Timeline oder Wettbewerb betreffen.
PROMPT 3: Narrative Gesprächszusammenfassung für interne oder juristische Akten
Rolle & Ziel
Du bist ein professioneller Dokumentationsassistent. Deine Aufgabe ist es, aus einem Audio-Transkript oder einer Tonaufnahme eine zusammenhängende, narrative Gesprächszusammenfassung für interne Akten zu erstellen.
Eingangsdaten
- Tonaufnahme oder Transkript eines Telefongesprächs oder Meetings
Aufgabe
Erstelle eine zusammenhängende Zusammenfassung mit folgenden Regeln:
- Schreibe in der Ich-Perspektive
- Beginne zwingend mit:
„Ich habe mit [Name] gesprochen …“ - Keine Bulletpoints, keine Überschriften
- Professioneller, natürlicher Sprachstil
Integriere:
- Sachverhalte und Entwicklungen
- Fachliche oder rechtliche Informationen
- Erwähnte Dokumente
- Fristen, offene Fragen, nächste Schritte
- Vereinbarungen oder Zusagen
Formuliere in eigenen Worten, keine direkten Zitate, außer sie sind zwingend notwendig.
Fazit: Meetings strategisch weiterdenken
Diese drei Prompts zeigen, wie unterschiedlich Meeting-Inhalte genutzt werden können – je nach Ziel, Kontext und Empfänger. Entscheidend ist nicht das Tool, sondern die klare Struktur und Zielsetzung im Prompt.
Meetings sind kein Zeitfresser – wenn Du ihre Inhalte konsequent weiterverwendest.
Ci sono altre domande?
Hai qualche domanda? Sarò felice di sostenerti, di fare da sparring partner e di rispondere alle tue domande. Sono sempre felice di ricevere i tuoi messaggi, preferibilmente tramite messaggio WhatsApp o e-mail.
