*Questoarticolo è basato su un video di YouTube di Sophie Hundertmark, esperta nell’uso dell’intelligenza artificiale con particolare attenzione ai chatbot e alle applicazioni strategiche dell’intelligenza artificiale nelle aziende e nelle istituzioni pubbliche. Sophie è ricercatrice e docente presso l’Università di Scienze Applicate e Arti di Lucerna e sta svolgendo un dottorato in IA conversazionale presso l’Università di Friburgo. Il testo del blog è stato creato utilizzando un modello GPT personalizzato che è stato addestrato in base al contenuto del video, allo stile linguistico e all’esperienza di Sophie. Ne risultano articoli fondati e aggiornati, basati sull’esperienza di Sophie Hundertmark.
Puoi trovare il link al video alla fine di questo articolo.
L’intelligenza artificiale è da tempo in grado di fare molto di più che scrivere testi. Strumenti di intelligenza artificiale come ChatGPT, SwissGPT, Gemini o Perplexity aiutano a rendere più efficienti le attività amministrative, a seguire meglio le riunioni o anche a facilitare le comunicazioni difficili, soprattutto nella vita lavorativa di tutti i giorni.
In questo post ti mostrerò cinque semplici ma utilissimi suggerimenti settimanali che potrai utilizzare per risparmiare tempo, creare una struttura e rendere più produttiva la tua giornata lavorativa.
Importante: l’intelligenza artificiale deve supportarti, non sostituirti. Ecco perché vale sempre la pena di analizzare i risultati in modo critico e decidere consapevolmente quali compiti vuoi effettivamente delegare a un assistente AI.
Riassumere lunghe cronologie di email in pochi secondi
Chi non l’ha mai provato: la storia di un’email diventa sempre più lunga, vengono coinvolte diverse persone e a un certo punto se ne perde completamente il conto. Si fa presto a confondersi, soprattutto quando si tratta di progetti, appuntamenti o questioni organizzative.
È proprio in questo caso che un semplice suggerimento può essere di grande aiuto.
Il messaggio recita:
"Riassumi i punti chiave dell’email".
Spesso è tutto ciò di cui hai bisogno.
Puoi inserire la cronologia completa delle e-mail, comprese le risposte, gli inoltri e le firme, in uno strumento di intelligenza artificiale. L’intelligenza artificiale analizza quindi il contenuto e crea un riassunto compatto.
I seguenti sono particolarmente utili:
- Riassunti delle decisioni
- Appuntamenti
- Domande aperte
- Assegnazione dei compiti
- I prossimi passi
Questo ti fa risparmiare un’enorme quantità di tempo, soprattutto nelle conversazioni più lunghe con più partecipanti.
Attenzione ai dati sensibili
La protezione dei dati è particolarmente importante per questo caso d’uso.
Se nella cronologia delle e-mail sono presenti informazioni personali, dati dei clienti o contenuti riservati, devi fare attenzione. Gli strumenti di intelligenza artificiale pubblici come ChatGPT non sono sempre adatti ai dati sensibili.
Alternative come SwissGPT o soluzioni orientate alla protezione dei dati come Peak Privacy possono avere più senso in questo caso.
Un’altra opzione è quella di anonimizzare le informazioni importanti prima di caricarle.
Utilizza l’intelligenza artificiale per scoprire quali attività puoi automatizzare
Molte persone non si chiedono più se l’IA sia utile, ma piuttosto: per quali compiti specifici dovrei usarla?
Questo prompt settimanale è perfetto per questo.
Il messaggio recita:
"Vorrei rendere più efficiente il mio lavoro quotidiano e utilizzare ChatGPT per aiutarmi. Analizza le mie attività quotidiane e scopri quali di esse possono essere rese più semplici e ottimizzate utilizzando ChatGPT. Fammi domande specifiche per capire meglio le mie attività. Poi dammi un elenco di casi d’uso specifici per ChatGPT nel mio lavoro e spiegami come posso usarlo in modo ottimale".
L’aspetto più interessante è che l’intelligenza artificiale non si limita a fornire consigli generali, ma inizia a comprendere meglio il tuo lavoro quotidiano.
Questo spesso si traduce in opzioni di applicazione molto specifiche e personalizzate.
Ad esempio:
- Creare riepiloghi
- Formulare le e-mail
- Dare priorità ai compiti
- Strutturare i contenuti
- Sessioni di brainstorming
- Prepara la documentazione
- Riunioni post-processo
Per ottenere buoni risultati servono buone risposte
Questo suggerimento funziona particolarmente bene se ti prendi il tempo di fare domande all’IA.
Quanto meglio descrivi i tuoi compiti, tanto più concreti e utili saranno i casi d’uso proposti.
Tuttavia, lo stesso discorso vale anche in questo caso: Non tutte le proposte di automazione sono automaticamente utili.
Esamina in modo critico:
- Quali processi vuoi davvero automatizzare?
- Dove si risparmia davvero tempo?
- Dove la comunicazione umana rimane importante?
- Quali compiti contengono informazioni sensibili?
L’Intelligenza Artificiale dovrebbe darti un po’ di sollievo, ma non sostituirsi alle tue decisioni.
Riassumere automaticamente le trascrizioni delle riunioni
Gli strumenti di videoconferenza come Zoom o Microsoft Teams offrono spesso la trascrizione automatica delle riunioni.
Il problema è che queste trascrizioni sono spesso lunghe, non strutturate e difficili da leggere.
Le persone si interrompono a vicenda, gli argomenti saltano avanti e indietro e alla fine spesso non è chiaro cosa sia stato effettivamente deciso.
L’intelligenza artificiale può essere estremamente utile anche in questo caso.
Una possibile richiesta è:
"Ecco la trascrizione di una riunione. Ti prego di fornirmi un riassunto dell’incontro in parole chiave. Fammi anche un elenco di tutti i prossimi passi e compiti importanti che abbiamo discusso durante la riunione".
I vantaggi:
- riepiloghi rapidi
- Cancella gli elenchi di attività
- Un follow-up migliore
- meno incomprensioni
- Documentazione più semplice
Puoi anche espandere il prompt.
Ad esempio:
- con introduzione e conclusione
- come testo continuo invece che come punti elenco
- ordinati per argomento
- con responsabilità
- con scadenze
Prendi particolarmente sul serio la protezione dei dati durante le riunioni
Le riunioni, in particolare, contengono spesso informazioni riservate.
Questi includono:
- Dati del personale
- Incontri con i clienti
- Decisioni strategiche
- Pianificazione interna
- Informazioni finanziarie
Vale quindi la pena di utilizzare soluzioni di intelligenza artificiale che rispettino la protezione dei dati o di anonimizzare in anticipo i contenuti sensibili.
E, cosa molto importante, un riassunto dell’IA deve essere sempre sottoposto a una revisione critica.
Controllato:
- Le affermazioni sono corrette?
- I compiti sono stati riconosciuti correttamente?
- Mancano informazioni importanti?
- Le responsabilità sono presentate correttamente?
Formulare rifiuti amichevoli con l’intelligenza artificiale
Le cancellazioni fanno parte della vita lavorativa quotidiana, anche se spesso sono spiacevoli.
Che si tratti di una richiesta di collaborazione, di un colloquio, di una richiesta di progetto o di un appuntamento: A volte devi dire di no per poter lavorare in modo mirato.
L’AI può fornire supporto anche in questo caso.
Una possibile richiesta è:
"Sei il mio assistente di comunicazione professionale. Scrivi un rifiuto amichevole e rispettoso alla seguente richiesta di informazioni. L’obiettivo della risposta è esprimere apprezzamento, formulare un rifiuto chiaro ma educato e, se necessario, offrire un’alternativa o una prospettiva."
Puoi anche definire variabili aggiuntive:
- Il tono di voce desiderato
- Lingua
- Prospettiva io o noi
- breve giustificazione personale
- Formale o informale
In questo modo si ottengono risposte molto più personalizzate invece di testi standard generici.
L’apprezzamento rimane fondamentale
Soprattutto nel caso di cancellazioni, il tono è fondamentale.
L’intelligenza artificiale può aiutarti a formulare, ma l’atteggiamento vero e proprio deve sempre venire da te.
L’apprezzamento, il rispetto e l’onestà rimangono componenti fondamentali di una buona comunicazione.
Vale quindi la pena di personalizzare ancora una volta i testi generati.
Assegnazione di priorità alle attività con l’intelligenza artificiale
La stessa domanda si pone spesso prima dei periodi di vacanza o di settimane stressanti:
Cosa è davvero importante?
L’intelligenza artificiale può anche aiutare a stabilire le priorità dei compiti.
Tuttavia, non è sufficiente caricare una lista di cose da fare.
L’IA deve innanzitutto capire:
- Quali obiettivi stai perseguendo
- Quali compiti sono particolarmente importanti
- Quali sono le scadenze
- Quali compiti possono essere delegati
- Quali compiti dovrebbero essere cancellati
Un suggerimento utile è:
"Vorrei dare una priorità ai miei compiti per questa settimana. Per favore, fammi delle domande intelligenti per aiutarmi a identificare e dare priorità ai miei obiettivi e ai miei compiti più importanti. Considera i miei obiettivi generali, i tempi realistici, l’impatto potenziale e le attività che potrebbero essere delegate, posticipate o cancellate".
Puoi quindi chiedere all’IA di creare un elenco strutturato di priorità.
Ad esempio con categorie come:
- Priorità massima
- Importante, ma non urgente
- delegare o rinviare
La variante semplice per una rapida definizione delle priorità
Se hai meno tempo a disposizione, puoi anche usare un prompt più breve.
Ad esempio:
"Ecco i miei compiti per questa settimana. Per favore, analizzali in termini di impatto, urgenza e impegno personale e stabilisci un ordine di priorità. Aiutami anche a delegare o cancellare i compiti".
Anche questo approccio può essere molto utile, soprattutto se l’IA conosce già un po’ meglio te e il tuo modo di lavorare.
L’intelligenza artificiale come supporto, non come sostituzione
Tutti questi esempi dimostrano la versatilità con cui l’intelligenza artificiale può essere utilizzata nella vita lavorativa di tutti i giorni.
L’intelligenza artificiale è particolarmente utile per:
- Strutturazione
- Riassunti
- Priorità
- Formulazioni
- Raccolta di idee
- Documentazioni
- Organizzazione
Tuttavia, la responsabilità resta sempre tua.
Quindi:
- Controlla i risultati
- Rispettare la protezione dei dati
- Contenuti in discussione
- Usare l’intelligenza artificiale in modo consapevole
Chi integra l’IA in modo sensato non solo può risparmiare tempo, ma spesso lavora in modo più concentrato e rilassato.
Conclusione
I migliori suggerimenti dell’intelligenza artificiale non devono essere complicati.
Spesso bastano poche istruzioni chiare per ottenere risultati utili da lunghe cronologie di e-mail, trascrizioni di riunioni o elenchi di attività.
Il fattore decisivo è soprattutto:
- Obiettivo chiaro
- buoni input
- Esame critico dei risultati
- Gestione consapevole dei dati sensibili
Quando inizierai a utilizzare l’intelligenza artificiale in modo specifico per le attività amministrative ricorrenti, ti renderai subito conto del potenziale di questi strumenti.
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