Secondo l’azienda Stepstone, il processo di onboarding per i nuovi dipendenti può essere suddiviso in tre fasi.
1. il periodo successivo alla firma del contratto
2. il primo giorno del nuovo lavoro
3. onboarding sul posto di lavoro
I chatbot possono essere utilizzati in ognuna delle tre fasi e portare un valore aggiunto. Per i datori di lavoro è importante innanzitutto definire quali obiettivi si vogliono raggiungere in ogni fase, come si sentono i dipendenti in questo periodo e quanto è alto il grado di automazione in ogni fase.
I chatbot possono quindi essere progettati e implementati per l’onboarding dei nuovi dipendenti.
Ecco alcuni esempi di come i chatbot possono essere utilizzati nelle rispettive fasi
1. il periodo successivo alla firma del contratto
La prima fase dell’onboarding, nota come preboarding, inizia con la firma del contratto. Al nuovo dipendente vengono inviate le prime informazioni importanti, come il programma del primo giorno di lavoro, le informazioni di contatto per i potenziali contatti per le domande iniziali o l’agenda della formazione introduttiva. Durante questa fase, è estremamente importante che il nuovo collega si senta ben assistito e non abbia inutili domande senza risposta. Un chatbot o un assistente digitale possono già aiutare il nuovo dipendente in questo senso.
Invece di lunghe email con molti allegati PDF, il nuovo dipendente avrà a disposizione un chatbot con una personalità premurosa. Il chatbot informa il dipendente su tutte le informazioni importanti per il primo giorno di lavoro. Potrei anche consigliare di costruire questo chatbot secondo il principio dello storytelling. Il chatbot è per così dire il collega virtuale del nuovo membro del team e lo accompagna nel periodo che precede il suo primo giorno di lavoro. Il chatbot può anche includere un video di benvenuto iniziale o foto del nuovo team.
A seconda della portata del bot, può anche rispondere ad altre domande aperte del dipendente. Quanto meglio il collega è preparato a questa fase, tanto più facile sarà familiarizzare con il posto di lavoro in seguito.
Se il dipendente deve ancora inviare contratti o altri documenti, può anche inviarli direttamente al chatbot e quest’ultimo li inoltra.
2. il primo giorno del nuovo lavoro
Il momento è finalmente arrivato e il primo giorno di lavoro è alle porte. I nuovi dipendenti ricordano ancora l’inizio del loro nuovo lavoro a distanza di anni. Per questo è ancora più importante che questa giornata si svolga in modo quasi perfetto. Il chatbot non può sostituirsi al saluto umano alla reception o a un pranzo in comune con il team. Ma può essere a disposizione del nuovo collega come assistente digitale per un’introduzione agli argomenti più importanti.
Dovrebbero anche essere in grado di rispondere alle domande più frequenti che i dipendenti si pongono il primo giorno. Di norma, fino all’80% può essere risposto automaticamente. Il resto del team può risparmiare questo tempo e investirlo in un aperitivo di squadra, ad esempio. Inoltre, alcune domande che un dipendente si pone il primo giorno possono essere un po’ complicate. Le persone sono riluttanti a chiedere direttamente come si possono richiedere le vacanze. Con un chatbot, queste e altre domande aperte possono essere poste in modo anonimo.
Oltre a rispondere alle domande generali, è importante che il dipendente conosca i processi interni generali relativi alle risorse umane e all’IT. In questo caso, il team può occuparsi dei compiti più importanti oppure un simpatico chatbot può introdurre il nuovo collega ai processi più importanti.
Un chatbot tecnicamente completo è solitamente collegato ad altri sistemi interni e può sollevare il dipendente da compiti iniziali come la richiesta di accessi importanti. A seconda di quanti e quali dati il bot ha memorizzato, conosce persino le regole di autorizzazione dell’azienda e sa quali accessi devono essere richiesti in quel momento.
3. onboarding sul posto di lavoro
La parte più impegnativa del processo di onboarding inizia solitamente il primo giorno di lavoro e dura almeno fino alla fine del periodo di prova. Anche dopo qualche settimana, un nuovo dipendente ha ancora numerose domande e molte situazioni non sono ancora diventate di routine. Un’integrazione professionale e sociale sistematica è la base per garantire che un nuovo collega continui a sentirsi a proprio agio e possa fornire un immediato supporto produttivo all’azienda. L’integrazione sociale è difficile da gestire per il chatbot.
Il bot, invece, è in grado di gestire molto bene l’integrazione tecnica. È stato dimostrato che le persone imparano in modo più efficiente con un chatbot che con un video tutorial, ad esempio. L’apprendimento via chat, in cui agli studenti vengono offerte conoscenze in forma di dialogo e in piccoli “bocconi”, viene ricordato più a lungo rispetto a molti altri metodi di apprendimento. Allora perché non integrare le informazioni tecniche più importanti in un chatbot e fornire al nuovo collega un assistente di apprendimento basato sulla chat? Puoi scoprire di più sul trasferimento di conoscenze tramite chatbot in questo articolo.
Naturalmente, il chatbot deve continuare a essere disponibile per rispondere alle domande aperte del nuovo collega. Molti processi rimangono impressi nella memoria solo dopo essere stati eseguiti più volte. Per questo è ancora più importante che il chatbot fornisca assistenza e risponda alle domande più frequenti dei nuovi colleghi.
Molte aziende hanno wiki o intranet che dovrebbero contenere tutte le informazioni importanti, ma i dipendenti di solito non riescono a trovarvi nulla. I chatbot basati sull’intelligenza artificiale e dotati di un buon riconoscimento del testo sono in grado di leggere il contenuto delle intranet e di fornire sempre agli utenti la risposta esatta che non sono riusciti a trovare abbastanza rapidamente nella intranet.
Inizia con un caso d’uso
Per la maggior parte dei datori di lavoro, non ha senso integrare tutte le fasi con un chatbot fin dall’inizio. È meglio trovare il caso d’uso che apporta il maggior valore aggiunto nel più breve tempo possibile ed elaborare il concetto qui. Segue l’implementazione. Quindi puoi prendere questo caso d’uso per l’apprendimento, migliorarlo e svilupparlo ulteriormente un po’ alla volta.
Per creare un concetto, ti consiglio il mio Chatbot Canvas, che puoi scaricare qui.
Non sottovalutare la personalità
La simpatia è un fattore di successo molto importante, soprattutto quando si tratta di onboarding. Per questo è ancora più importante che il chatbot abbia la giusta personalità. Il personaggio del tuo chatbot rappresenta la tua azienda e deve essere percepito come piacevole e invitante dal nuovo collega. Strumenti come “Let your Bot talk”, scaricabile qui, sono adatti a questo scopo.[vc_empty_space height=”120px”][vc_separator color=”custom” border_width=”3″ el_width=”70″ accent_color=”#c94424″]
A proposito, ci sono anche degli episodi del podcast che accompagnano questo articolo
#10 – Chatbot per il trasferimento di conoscenze con Pascal Rosenberger
#15 – Chatbots da una prospettiva scientifica con un focus sulle tematiche HR
