Protezione dei dati e chatbot: non sottovalutarli!

Tutti sanno che è importante, ma spesso la maggior parte delle persone cerca di sopprimere l’argomento della protezione dei dati e dei chatbot per il momento. Fondamentalmente, però, non è affatto difficile e, soprattutto quando si tratta di semplici casi d’uso di chatbot, ci sono solo alcune regole di base da rispettare. I punti più importanti sono illustrati di seguito. E alla fine dell’articolo c’è anche un episodio del podcast che ripercorre l’intera vicenda sotto forma di intervista.

Cosa bisogna considerare con i chatbot quando si parla di protezione dei dati?

Innanzitutto, il tema della protezione dei dati è sempre rilevante quando vengono trattati dati personali come nome, indirizzo, dettagli di contatto o numero di cellulare. IMPORTANTE: i dati personali comprendono anche l’indirizzo IP. Come nota, questo viene salvato nella maggior parte dei progetti di chatbot.

1. In primo luogo, il fornitore dello strumento chatbot (ad esempio aiaibot.com) e l’azienda che utilizza il chatbot devono stipulare un contratto. Si tratta di un cosiddetto contratto di elaborazione dell’ordine. Questo regola le norme più importanti per il trattamento dei dati. Qui vengono trattati argomenti come l’area di applicazione del chatbot, le responsabilità e molti altri. Ad esempio, se un’azienda apre un account con aiaibot.com e accetta i termini e le condizioni, questi contratti vengono automaticamente inviati all’indirizzo e-mail fornito. I contratti sono validi. Questi documenti devono essere conservati da entrambe le parti.
2. Successivamente, l’azienda che offre il chatbot sul sito web o su un canale di social media deve informare i propri utenti sul trattamento dei dati e ottenere il loro consenso. Quando gli utenti visitano un sito web, i banner dei cookie sono di solito la prima cosa che cattura la loro attenzione. Si tratta, per così dire, della dichiarazione di consenso all’utilizzo dei cookie. Nella maggior parte dei casi, è sufficiente che questo consenso sia integrato nella misura in cui le informazioni richieste nel chatbot sono elencate anche qui. L’importante è che gli utenti diano attivamente il loro consenso. Ciò significa che nessun campo può essere compilato in anticipo. L’utente del sito web deve premere attivamente “OK”.
3. Se il classico cookie banner è sufficiente per il chatbot dipende dai dati richiesti e dal cookie banner esistente. Inoltre, per i chatbot è importante che il quadro giuridico sia impostato correttamente. Ciò significa che tutti i dati richiesti nel chatbot devono essere coperti. In caso contrario, il banner dei cookie deve essere modificato di conseguenza o deve essere ottenuta una dichiarazione di consenso nel chatbot. È importante che l’argomento della protezione dei dati venga sempre preso in considerazione quando il chatbot viene ampliato o modificato. In alcuni casi, anche il banner dei cookie deve essere adattato quando il chatbot viene personalizzato.

E questo deve essere preso in considerazione oltre alla protezione dei dati!

• Salvaguardare i diritti dell’interessato. I diritti degli interessati sono, in particolare, il diritto all’informazione e il diritto alla cancellazione. Gli utenti possono richiedere la cancellazione dei propri dati in qualsiasi momento. È importante che tutte le persone coinvolte siano preparate e conoscano la procedura interna per cancellare immediatamente i dati se un utente lo desidera.
• Ci sono molti ottimi fornitori di chatbot provenienti dall’America che sono tecnicamente molto validi, ma spesso non seguono le stesse linee guida sulla protezione dei dati che si applicano nella regione DACH. Si tratta del cosiddetto trasferimento transfrontaliero di dati. Paesi come gli Stati Uniti non rientrano tra i paesi destinatari sicuri e devono quindi essere menzionati separatamente nelle clausole contrattuali standard.
• I dati particolarmente sensibili, per i quali esistono standard di sicurezza più elevati, dovrebbero essere evitati in un progetto iniziale di chatbot, se possibile. Anche questi devono essere segnalati separatamente e di solito rallentano enormemente il primo progetto di chatbot. Da qui il consiglio: se questi dati non sono assolutamente necessari per il modello di business, non dovrebbero essere richiesti dal chatbot.

Da dove viene la conoscenza?

Per questo articolo è stata realizzata un’intervista con Marcel Griesinger. Marcel lavora come docente e avvocato in Germania e in Svizzera. È specializzato in diritto commerciale e protezione dei dati. È molto interessato all’argomento della protezione dei dati perché è uno dei temi più importanti del diritto commerciale dopo la nuova legislazione e riveste una notevole importanza per ogni azienda.
È anche un’area del diritto che riflette gli attuali sviluppi tecnici e sociali. L’interfaccia tra i diritti fondamentali e la protezione dei dati da un lato e temi come l’IA, gli algoritmi e i servizi informatici dall’altro è particolarmente stimolante per Marcel.

Come fa un avvocato ad avere i chatbot?

Da un lato, Marcel ha incontrato i chatbot nella sua vita quotidiana. Dato che i chatbot sono sempre più utilizzati, ha già maturato una certa esperienza con i chatbot. Dall’altro lato, ovviamente, da un punto di vista tecnico. I chatbot e le tematiche relative al diritto dell’informatica sono strettamente connesse, quindi Marcel entra inevitabilmente in contatto con loro. Molte aziende stanno creando un chatbot; i chatbot stanno diventando sempre più importanti nel marketing e nel servizio clienti, ad esempio. È necessario esaminare come funziona in termini di legge sulla protezione dei dati.

Cosa rende la tecnologia dei chatbot così interessante?

I chatbot aiutano a essere presenti per i clienti in modo efficiente. I chatbot hanno un futuro perché portano vantaggi ai clienti e alle aziende. Le domande standard possono essere soddisfatte 24 ore su 24 e, in caso di domande dettagliate o di conclusione di un contratto, è possibile effettuare un trasferimento al dipendente.
Tramite i chatbot vengono raccolti diversi dati. Devi affrontare domande come “Su quali basi sono autorizzato a raccogliere questi dati? Quali dati posso trattare? Su quali basi mi è consentito elaborarli?”. E poi entra in gioco Marcel, che ha già fornito assistenza legale a diversi progetti di chatbot.[vc_empty_space height=”40px”]

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