*Questoarticolo è basato su un video di YouTube di Sophie Hundertmark, esperta nell’uso dell’intelligenza artificiale con particolare attenzione ai chatbot e alle applicazioni strategiche dell’intelligenza artificiale nelle aziende e nelle istituzioni pubbliche. Sophie è ricercatrice e docente presso l’Università di Scienze Applicate e Arti di Lucerna e sta svolgendo un dottorato in IA conversazionale presso l’Università di Friburgo. Il testo del blog è stato creato utilizzando un modello GPT personalizzato che è stato addestrato in base al contenuto del video, allo stile linguistico e all’esperienza di Sophie. Ne risultano articoli fondati e aggiornati, basati sull’esperienza di Sophie Hundertmark.
Puoi trovare il link al video alla fine di questo articolo.
L’intelligenza artificiale non sta cambiando solo i nostri strumenti, ma anche il modo in cui i team lavorano insieme. Che si tratti di riunioni, scrittura di testi o pianificazione di attività, con i giusti suggerimenti l’intelligenza artificiale può aiutarti a lavorare in modo più strutturato ed efficiente.
In questo articolo ti mostrerò tre suggerimenti semplici ma molto efficaci che potrai utilizzare direttamente nel tuo team. Puoi utilizzarli con diversi strumenti di intelligenza artificiale, ad esempio con ChatGPT, Gemini, Perplexity o anche con soluzioni rispettose della privacy come SwissGPT.
1. riassumere automaticamente le riunioni
Molti strumenti di videoconferenza come Zoom o Microsoft Teams creano automaticamente una trascrizione della riunione. Questo è pratico, ma spesso si traduce in un documento lungo e difficile da tenere sotto controllo. Diverse persone parlano in modo confuso, gli argomenti cambiano rapidamente e le decisioni importanti non sono immediatamente riconoscibili.
È proprio qui che l’intelligenza artificiale può essere d’aiuto.
Se carichi la trascrizione di una riunione in uno strumento di intelligenza artificiale, quest’ultimo può utilizzarla per creare un riassunto strutturato e allo stesso tempo individuare le attività più importanti e i passi successivi.
In questo modo puoi ottenere rapidamente una panoramica chiara da un documento confuso.
Il seguente prompt funziona in modo molto affidabile nella pratica:
"Ecco la trascrizione di un incontro. Ti prego di fornirmi un riassunto dell’incontro in parole chiave. Inoltre, fammi un elenco di tutti i prossimi passi e compiti importanti che abbiamo creato durante la riunione".
Naturalmente puoi estendere questa richiesta in qualsiasi momento, ad esempio aggiungendo:
- un riassunto come testo continuo
- una struttura chiara con un’introduzione e una conclusione
- un elenco separato con le decisioni prese durante la riunione
È inoltre importante notare che le trascrizioni delle riunioni, in particolare, contengono spesso informazioni sensibili. Pertanto, controlla sempre quale strumento di IA stai utilizzando e se è adatto a questi contenuti.
Come per tutti i risultati dell’IA, anche in questo caso vale lo stesso discorso: Rileggi il riassunto in modo critico e verifica se tutte le affermazioni sono state riprodotte correttamente.
2. creare linee guida per il branding e la tonalità con l’AI
Prima o poi, molti team si trovano ad affrontare la stessa sfida: i nuovi colleghi devono scrivere dei contenuti, ma quale deve essere il tono dei testi?
L’argomento diventa ancora più importante se vuoi utilizzare l’IA per la produzione di contenuti. L’AI ha bisogno di linee guida chiare per il branding e la comunicazione, in modo da poter creare testi adeguati.
Un metodo molto efficace è quello di far analizzare i testi esistenti e creare automaticamente delle linee guida a partire da essi.
A tal fine, fornisci all’IA diversi testi di esempio, ad esempio:
- Estratti dal tuo sito web
- Articolo del blog
- Pagine di destinazione
- Testi di marketing
L’intelligenza artificiale analizza questi contenuti e li utilizza per creare istruzioni strutturate per i nuovi dipendenti.
Il seguente prompt è particolarmente adatto a questo scopo:
Dovrai creare linee guida dettagliate sul branding e sulle tonalità per i nuovi colleghi del nostro team di marketing e comunicazione. Ho allegato 4 file contenenti estratti del nostro sito web. Analizza le fonti che ti ho fornito e scrivi le istruzioni o le linee guida per i nostri nuovi colleghi del team di marketing e comunicazione. Analizza le fonti soprattutto per quanto riguarda:
Tonalità: quale stato d’animo e quale linguaggio viene utilizzato?
Scelta delle parole: Ci sono parole che vengono utilizzate più volte?
Espressione: come vengono indirizzati gli utenti? Si tratta di un approccio attivo o passivo? L’approccio è estroverso o introverso?
Struttura delle frasi: sono frasi brevi o lunghe? Completo o breve?
Design: è semplice e lineare o piuttosto colorato e accattivante?
Call to action e altre caratteristiche speciali: Cos’altro spicca?
Non si tratta tanto di analizzare il contenuto specifico quanto di trovare le linee guida per il branding. La tua analisi è molto dettagliata e la utilizzi per creare linee guida complete, significative e comprensibili. Non dimenticare: nelle tue linee guida, spiega con precisione come sei arrivato a queste descrizioni specifiche e fornisci un esempio dalle fonti originali per ogni linea guida.
L’aspetto particolarmente utile di questa richiesta è che l’IA non solo crea delle linee guida, ma fornisce anche esempi specifici tratti dalle fonti. Questo rende le linee guida molto più chiare e facili da capire.
Potrai poi utilizzare le linee guida ultimate:
- metterli a disposizione dei nuovi dipendenti
- Utilizzare internamente al team
- Utilizzalo come base per ulteriori richieste di AI
3. stabilire le priorità dei compiti con l’intelligenza artificiale
Soprattutto nelle settimane di stress, spesso si pone la stessa domanda: quali sono i compiti davvero importanti?
L’intelligenza artificiale può aiutarti a strutturare meglio i tuoi impegni e a stabilire le priorità. Ci sono due opzioni: una richiesta breve e una variante più dettagliata.
La versione breve
Se hai già un elenco di attività, puoi farle analizzare direttamente:
"Ecco i miei compiti per questa settimana: [elenco]. Analizzali in termini di impatto, urgenza e impegno personale e classificali in tre chiari livelli di priorità. Aiutami anche a cancellare o delegare eventuali compiti".
L’intelligenza artificiale valuta quindi ogni compito e crea un elenco di priorità.
La versione più dettagliata
Otterrai risultati ancora migliori se l’IA ti farà delle domande per prima, dandogli un contesto più ampio.
"Voglio dare priorità ai miei compiti per questa settimana. Fammi delle domande intelligenti in modo che io possa riconoscere i miei obiettivi e i miei impegni più importanti e stabilire delle priorità chiare.
Tieni in considerazione:
- I miei obiettivi principali (professionali e/o privati)
- Il tempo realistico che ho a disposizione questa settimana
- L’impatto potenziale o l’urgenza delle attività
- Attività che possono essere delegate, posticipate o annullate
Alla fine vorrei avere un elenco chiaro e organizzato con tre categorie:
- 💥 Höchste Priorität (erledigen, auch wenn’s schwierig wird)
- ⚖️ Mittlere Priorität (erledigen, wenn Zeit ist oder vorbereiten)
- 💤 Niedrige Priorität (parken, delegieren oder streichen)
Ich bin bereit – starte mit der ersten Frage."
Diese Variante sorgt dafür, dass die KI eure Ziele, euren Zeitrahmen und eure aktuelle Situation besser versteht. Dadurch wird die Priorisierung deutlich realistischer und hilfreicher.
Fazit: Mit den richtigen Prompts wird KI zum echten Team-Tool
KI kann Teams in vielen Bereichen unterstützen – entscheidend ist jedoch, wie ihr die Tools anleitet. Gute Prompts sorgen dafür, dass aus allgemeinen Antworten wirklich hilfreiche Ergebnisse werden.
Die drei Beispiele aus diesem Beitrag zeigen typische Einsatzmöglichkeiten im Arbeitsalltag:
- Meetings schneller auswerten
- einheitliche Kommunikationsrichtlinien erstellen
- Aufgaben klar priorisieren
Probiert die Prompts gerne selbst aus und passt sie an eure eigenen Prozesse an. Schon kleine Anpassungen können einen großen Unterschied machen.
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