*Questoarticolo è basato su un video di YouTube di Sophie Hundertmark, esperta nell’uso dell’intelligenza artificiale con particolare attenzione ai chatbot e alle applicazioni strategiche dell’intelligenza artificiale nelle aziende e nelle istituzioni pubbliche. Sophie è ricercatrice e docente presso l’Università di Scienze Applicate e Arti di Lucerna e sta svolgendo un dottorato in IA conversazionale presso l’Università di Friburgo. Il testo del blog è stato creato utilizzando un modello GPT personalizzato che è stato addestrato in base al contenuto del video, allo stile linguistico e all’esperienza di Sophie. Ne risultano articoli fondati e aggiornati, basati sull’esperienza di Sophie Hundertmark.
Puoi trovare il link al video alla fine di questo articolo.
Le riunioni producono ogni giorno nuove idee, decisioni e aggiunte. Tuttavia, la vera sfida spesso inizia solo dopo: Come integrare in modo efficiente tutte queste nuove informazioni nei documenti, nelle presentazioni o nei documenti di progetto esistenti?
È proprio qui che l’intelligenza artificiale può fornire un enorme supporto. Con il giusto prompt, puoi utilizzare le trascrizioni delle riunioni per aggiornare automaticamente i file esistenti, aggiungerli e svilupparli ulteriormente in modo strutturato.
L’idea di base del flusso di lavoro
La posizione di partenza è semplice:
Hai già dei documenti esistenti, ad esempio:
- uno schema del progetto
- un documento concettuale
- una presentazione in PowerPoint
- un foglio di calcolo Excel
- un documento Word
- o anche i documenti completi del progetto
Durante una riunione vengono prese nuove idee, modifiche o decisioni. Invece di inserire manualmente queste informazioni in un secondo momento, puoi trasferire la trascrizione della riunione direttamente a uno strumento di AI insieme al file esistente.
L’AI analizza quindi entrambi i file e aggiorna automaticamente il documento esistente.
Perché questo flusso di lavoro è così utile
Si perde molto tempo per la post-elaborazione manuale, soprattutto per i progetti più grandi. Spesso le modifiche vengono dimenticate, i contenuti vengono mantenuti due volte o le decisioni importanti non vengono documentate correttamente.
Con questo approccio puoi:
- Aggiorna automaticamente i contenuti esistenti
- Aggiungi nuove informazioni
- Sostituisci i contenuti obsoleti
- Mantenere la documentazione coerente
- Risparmia tempo durante la post-elaborazione
È particolarmente pratico mantenere la struttura esistente. In questo modo non si parte da zero, ma si continua a lavorare direttamente sul file esistente.
La struttura e il design sono stati mantenuti
La formattazione è un aspetto importante di questi flussi di lavoro. Nessuno vuole ricevere un file PowerPoint completamente distrutto o un file Excel caotico dopo un’esportazione AI.
È quindi importante fornire all’IA delle linee guida chiare:
- Mantenere il design esistente
- Non modificare la formattazione
- Mantenere la struttura
- Continua a utilizzare le tabelle e i layout esistenti
In questo modo il file continua ad avere un aspetto professionale anche dopo l’editing e può essere utilizzato immediatamente.
La richiesta di copiare
Il seguente prompt può essere utilizzato direttamente per i tuoi flussi di lavoro:
Ich lade dir zwei Dateien hoch:
1. Ein Meeting-Transkript (oder mehrere Transkripte)
2. Eine bestehende Datei: [Word / Excel / PowerPoint]
Deine Aufgabe:
Passe die bestehende Datei auf Basis der Inhalte aus dem Transkript an.
Das bedeutet konkret:
- Lies zuerst die bestehende Datei vollständig und verstehe ihre Struktur,
ihren Zweck und ihren bisherigen Inhalt
- Lies dann das Transkript und identifiziere alle Informationen,
die für die bestehende Datei relevant sind (neue Erkenntnisse, geänderte
Inhalte, ergänzende Punkte, korrigierte Annahmen)
- Aktualisiere die bestehende Datei entsprechend:
- Vorhandene Inhalte aktualisieren, wenn das Transkript neue
Informationen liefert
- Neue Abschnitte / Slides / Zeilen ergänzen, wo nötig
- Veraltete Inhalte ersetzen oder kennzeichnen
- Struktur und Format der Originaldatei beibehalten
(kein Komplett-Redesign!)
Wichtig:
- Behalte das Design und Layout der bestehenden Datei bei
- Bei PowerPoint: Behalte die Farben, Schriftarten und das Master-Layout
- Bei Word: Behalte Formatvorlagen und Struktur
- Bei Excel: Behalte Formeln, Formatierungen und Tabellenstruktur
- Gib mir am Ende eine kurze Änderungsübersicht:
Was wurde wo geändert/ergänzt/entfernt?
Schweizer Rechtschreibung (kein ß, immer ss).
Liefere die angepasste Datei als Download.Aree di applicazione tipiche
Questo flusso di lavoro è particolarmente indicato per:
- Riunioni del progetto
- Workshop per i clienti
- Riunioni strategiche
- Aggiornamenti sulla presentazione
- Progetti di ricerca
- documentazione interna
- Revisioni concettuali
- Coordinamento del team
Quando i documenti esistenti devono essere aggiornati in modo continuativo, questo approccio può ridurre un’enorme quantità di lavoro manuale.
Le panoramiche delle modifiche garantiscono la trasparenza
Una parte particolarmente utile del prompt è la panoramica dei cambiamenti alla fine.
Questo ti permette di capire rapidamente:
- quali contenuti sono stati personalizzati
- quali nuovi punti sono stati aggiunti
- quali argomenti sono stati rimossi
- quali aree sono state aggiornate
Questo è estremamente utile, soprattutto per il lavoro di squadra o per i progetti più grandi.
Conclusione
Le trascrizioni delle riunioni spesso contengono informazioni preziose che vengono perse o documentate solo parzialmente dopo le riunioni. Con un chiaro flusso di lavoro AI, puoi utilizzare direttamente questi contenuti per sviluppare ulteriormente i documenti esistenti in modo automatico.
La combinazione di:
- file esistenti
- trascrizioni di riunioni strutturate
- istruzioni chiare per la modifica
- e una formattazione coerente
Questo trasforma rapidamente una semplice riunione in una base di lavoro aggiornata, professionale e direttamente utilizzabile.
Ci sono altre domande?
Hai qualche domanda? Sarò felice di sostenerti, di fare da sparring partner e di rispondere alle tue domande. Sono sempre felice di ricevere i tuoi messaggi, preferibilmente tramite messaggio WhatsApp o e-mail.
