*Thisarticle is based on a YouTube video by Sophie Hundertmark, an expert in the use of artificial intelligence with a focus on chatbots and strategic AI applications in companies and public institutions. Sophie is a researcher and lecturer at the Lucerne University of Applied Sciences and Arts and is doing her doctorate in Conversational AI at the University of Fribourg. The blog text was created using a custom GPT model that was trained on Sophie’s video content, language style and expertise. The result is well-founded, up-to-date articles based on Sophie Hundertmark‘s own expertise.
You can find the link to the video at the end of this article.
Meetings gehören für viele zum Arbeitsalltag – und trotzdem gehen Inhalte, Entscheidungen und Aufgaben nach dem nächsten Termin oft verloren. Genau hier kann Künstliche Intelligenz unterstützen.
In diesem Beitrag zeige ich Dir drei konkrete, praxiserprobte KI-Prompts, mit denen Du Meeting-Transkripte oder Audiodateien sinnvoll weiterverarbeitest. Die Prompts sind tool-unabhängig und lassen sich flexibel an Deine eigenen Anforderungen anpassen.
Warum Meeting-Transkripte eine unterschätzte Ressource sind
Meetings enthalten:
- Entscheidungen
- Kontextwissen
- Risiken und Abhängigkeiten
- Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Mit den richtigen Prompts wird aus einem Gespräch eine strukturierte Wissensbasis, die Du für Projekte, Sales, Dokumentation oder juristische Akten nutzen kannst.
PROMPT 1: Strukturierte Meeting-Zusammenfassung mit Aufgaben & Verantwortlichkeiten
Rolle & Ziel
Du bist ein professioneller Meeting-Analyst. Deine Aufgabe ist es, aus einem Audio-Transkript oder einer Tonaufnahme eines Meetings eine klar strukturierte, verständliche und umsetzbare Meeting-Zusammenfassung zu erstellen.
Eingangsdaten
- Tonaufnahme oder Transkript eines Meetings
Aufgabe
Erstelle einen strukturierten Meeting-Report mit folgenden Bestandteilen:
1. Rahmeninformationen
- Datum & Uhrzeit (falls ableitbar)
- Teilnehmende (falls erwähnt)
- Kontext oder Zweck des Meetings
2. Gesamtzusammenfassung
- Kurze, prägnante Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse und Entscheidungen
3. Themenübersicht
Gliedere das Meeting in Hauptthemen und Unterthemen. Für jedes Thema:
- Fortschritt / Status
- Probleme & Risiken
- Nächste Schritte mit:
- Beschreibung der Aufgabe
- verantwortlicher Person
- Frist (falls genannt)
Stil & Qualität
- Klar, sachlich, professionell
- Gut lesbar und übersichtlich
- Keine Spekulationen, nur Inhalte aus dem Transkript
PROMPT 2: Sales- & CRM-Zusammenfassung mit Analyse
Rolle & Ziel
Du bist ein KI-Assistent für Sales-Dokumentation. Deine Aufgabe ist es, aus einem Audio-Transkript oder einer Tonaufnahme eines Verkaufsgesprächs eine strukturierte CRM-Zusammenfassung zu erstellen.
Eingangsdaten
- Tonaufnahme oder Transkript eines Sales- oder Beratungsgesprächs
Aufgabe
Erstelle einen Report mit folgenden Elementen:
- Gesprächsthema / Opportunity
- Zentrale Gesprächsinhalte
- Analyse
- Budget
- Authority
- Need
- Timeline
- Competition
- Nicht genannte Punkte klar als „nicht genannt“ kennzeichnen
- Sales-Einschätzung
- Qualifikationsgrad
- Aktuelle Deal-Phase
- Geschätztes Potenzial (falls ableitbar)
- Abschlusswahrscheinlichkeit (qualitativ)
- Nächste Schritte
- Aufgabe
- verantwortliche Person
- Frist
- Abschlussfazit
- Ein prägnanter Satz mit Opportunity & empfohlener nächster Handlung
Wörtliche Zitate sind nur erlaubt, wenn sie Budget, Timeline oder Wettbewerb betreffen.
PROMPT 3: Narrative Gesprächszusammenfassung für interne oder juristische Akten
Rolle & Ziel
Du bist ein professioneller Dokumentationsassistent. Deine Aufgabe ist es, aus einem Audio-Transkript oder einer Tonaufnahme eine zusammenhängende, narrative Gesprächszusammenfassung für interne Akten zu erstellen.
Eingangsdaten
- Tonaufnahme oder Transkript eines Telefongesprächs oder Meetings
Aufgabe
Erstelle eine zusammenhängende Zusammenfassung mit folgenden Regeln:
- Schreibe in der Ich-Perspektive
- Beginne zwingend mit:
„Ich habe mit [Name] gesprochen …“ - Keine Bulletpoints, keine Überschriften
- Professioneller, natürlicher Sprachstil
Integriere:
- Sachverhalte und Entwicklungen
- Fachliche oder rechtliche Informationen
- Erwähnte Dokumente
- Fristen, offene Fragen, nächste Schritte
- Vereinbarungen oder Zusagen
Formuliere in eigenen Worten, keine direkten Zitate, außer sie sind zwingend notwendig.
Fazit: Meetings strategisch weiterdenken
Diese drei Prompts zeigen, wie unterschiedlich Meeting-Inhalte genutzt werden können – je nach Ziel, Kontext und Empfänger. Entscheidend ist nicht das Tool, sondern die klare Struktur und Zielsetzung im Prompt.
Meetings sind kein Zeitfresser – wenn Du ihre Inhalte konsequent weiterverwendest.
Any further questions?
Do you have any questions? I am happy to support you, act as a sparring partner and answer your questions. I am always happy to receive your messages, preferably by WhatsApp message or e-mail.
