*Thisarticle is based on a YouTube video by Sophie Hundertmark, an expert in the use of artificial intelligence with a focus on chatbots and strategic AI applications in companies and public institutions. Sophie is a researcher and lecturer at the Lucerne University of Applied Sciences and Arts and is doing her doctorate in Conversational AI at the University of Fribourg. The blog text was created using a custom GPT model that was trained on Sophie’s video content, language style and expertise. The result is well-founded, up-to-date articles based on Sophie Hundertmark‘s own expertise.
You can find the link to the video at the end of this article.
Kleine und mittelständische Unternehmen stehen heute vor einer doppelten Herausforderung: Einerseits steigt die Erwartungshaltung der Kunden an schnelle und zuverlässige Kommunikation, andererseits fehlt im Tagesgeschäft oft die Zeit, um Anfragen strukturiert zu bearbeiten. Besonders im Handwerk führt das zu verpassten Anrufen, langen Rückruflisten und viel organisatorischem Druck. Genau an dieser Stelle kann Künstliche Intelligenz echten Mehrwert bieten – ohne die persönliche Beziehung zum Kunden zu ersetzen.
Im Gespräch mit Marco Krüger von Enreach wurde deutlich, wie praxisnah und realistisch KI heute bereits im KMU-Umfeld eingesetzt werden kann. Und warum es nicht darum geht, technische Trends zu feiern, sondern konkrete Probleme im Alltag zu lösen.
Warum KI im Handwerk oft noch als Fremdwort gilt
Wer regelmäßig mit Handwerkern oder kleinen Betrieben arbeitet, kennt die Realität: Die Priorität liegt auf dem laufenden Projekt, nicht auf neuen Technologien. Viele Inhaberinnen und Inhaber sind Meister ihres Fachs, aber sie müssen noch lange keine Experten für KI sein.
Trotzdem wissen sie sehr genau, was ein erfolgreiches Geschäft ausmacht. Schnelle Reaktionszeiten, zufriedene Kunden und verlässliche Abläufe gehören fest dazu. Genau hier unterstützt KI – nicht durch abstrakte Technologie, sondern durch Lösungen, die das Tagesgeschäft spürbar erleichtern.
Wenn Anrufe nicht verloren gehen: KI als stiller Assistent
Eines der zentralen Probleme vieler Handwerksbetriebe ist die telefonische Erreichbarkeit. Zwischen Baustelle, Kundenterminen und Büroarbeit bleibt oft keine Zeit, jeden Anruf entgegenzunehmen. Verpasste Anfragen bedeuten jedoch verpasstes Geschäft.
KI kann hier als digitaler Assistent unterstützen. Telefonate werden automatisch aufgezeichnet, transkribiert und in klare Aufgaben übersetzt. Die KI erkennt, was der Kunde wirklich möchte, erstellt eine strukturierte Liste aller offenen Punkte und hilft dabei, den Überblick zu behalten. So kann der Handwerker abends in Ruhe entscheiden, welche Rückrufe wichtig sind und welche Aufgaben priorisiert werden müssen.
Der persönliche Kontakt bleibt dabei bestehen. Die KI übernimmt nur die Nachbearbeitung und sorgt für Ordnung im Hintergrund.
Voicebots für Routineanfragen: Entlastung ohne Qualitätsverlust
Viele Anfragen wiederholen sich täglich: Wann kommt das Angebot? Wie sieht der Terminstatus aus? Können Sie nächste Woche vorbeikommen?
Für genau solche standardisierten Prozesse eignen sich Voicebots. Ein Bot kann automatisiert in einer Datenbank nachsehen, ob ein Angebot in Bearbeitung ist oder ob ein Termin verfügbar ist. Voraussetzung dafür sind gute Schnittstellen – und die bietet Enreach über APIs zu gängigen Handwerks- und Planungssystemen.
Für Unternehmen bedeutet das: weniger telefonische Unterbrechungen, kürzere Reaktionszeiten und mehr Fokus auf die Aufgaben, die wirklich menschliche Expertise benötigen.
WhatsApp, QR-Codes und schnelle Serviceprozesse
Ein weiterer spannender Ansatz ist die Integration von WhatsApp. Viele Kunden nutzen den Messenger ohnehin täglich, und gerade im B2C-Umfeld ist die Akzeptanz hoch. Über QR-Codes an Maschinen, Automaten oder Geräten können Kunden direkt einen Support-Chat starten. Die KI erkennt das Anliegen, bietet einfache Lösungsschritte an oder leitet nahtlos an einen Mitarbeitenden weiter, wenn es komplexer wird.
Diese hybride Form aus Automatisierung und persönlicher Betreuung schafft einen modernen, kundenfreundlichen Service – ohne hohe Einstiegshürden.
Technische Möglichkeiten sind nicht das Problem – die Umsetzung schon
Marco Krüger beschreibt sehr treffend, dass viele Projekte daran scheitern, dass Unternehmen von der Technik ausgehen statt vom Nutzen. KI bringt nur dann Mehrwert, wenn sie in bestehende Prozesse eingebettet wird und Mitarbeitende aktiv mitnimmt. Besonders in KMU darf die Einführung nicht wie ein großes IT-Projekt wirken, sondern muss pragmatisch und verständlich gestaltet werden.
Der Anspruch sollte immer lauten: schnell erkennbarer Nutzen, geringer Implementierungsaufwand und Lösungen, die das Tagesgeschäft spürbar erleichtern.
Schritt für Schritt zu mehr Effizienz
Die Erfahrung zeigt: Der Mittelstand profitiert am meisten, wenn KI schrittweise eingeführt wird. Erst grundlegende Unterstützung wie Anrufzusammenfassungen und Aufgabenlisten, später standardisierte Voicebots und automatisierte Workflows.
So entsteht eine moderne Form der Automatisierung, die nicht ersetzt, sondern ergänzt. Persönliche Kommunikation bleibt bestehen, aber wiederkehrende Vorgänge laufen effizienter, strukturierter und fehlerfreier.
Am Ende gewinnen alle: Kunden, die schneller betreut werden. Mitarbeitende, die entlastet werden. Und Unternehmen, die Zeit für das Wesentliche zurückgewinnen.
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