*Thisarticle is based on a YouTube video by Sophie Hundertmark, an expert in the use of artificial intelligence with a focus on chatbots and strategic AI applications in companies and public institutions. Sophie is a researcher and lecturer at the Lucerne University of Applied Sciences and Arts and is doing her doctorate in Conversational AI at the University of Fribourg. The blog text was created using a custom GPT model that was trained on Sophie’s video content, language style and expertise. The result is well-founded, up-to-date articles based on Sophie Hundertmark‘s own expertise.
You can find the link to the video at the end of this article.
Wenn du im Büro jeden Tag unzählige Mails liest, Meetings zusammenfasst und versuchst, deine Aufgaben zu priorisieren, kann das schnell unübersichtlich werden. Genau hier kann Künstliche Intelligenz helfen – und zwar ohne komplizierte Tools oder lange Einarbeitung.
In diesem Weekly Prompt stelle ich dir drei einfache, aber äußerst effektive KI-Prompts vor, die dir helfen, im Arbeitsalltag Zeit zu sparen, bessere Entscheidungen zu treffen und den Überblick zu behalten.
Du kannst sie mit ChatGPT, SwissGPT, Gemini oder einem anderen KI-Tool deiner Wahl ausprobieren – achte dabei aber immer auf den Datenschutz.
Prompt 1: Lange E-Mails schnell zusammenfassen
Jede:r kennt es: E-Mail-Verläufe, die sich über viele Nachrichten ziehen, unzählige Antworten enthalten und irgendwann kaum noch durchschaubar sind.
Mit diesem Prompt kannst du dir in Sekunden eine prägnante Zusammenfassung erstellen lassen:
Bitte fasse mir die Kernpunkte des E-Mail-Verlaufs zusammen.
Die KI erkennt dabei die wichtigsten Themen, Entscheidungen und offenen Punkte. Das spart Zeit – vor allem, wenn mehrere Personen beteiligt sind.
Wichtig: Wenn E-Mails vertrauliche oder personenbezogene Informationen enthalten, nutze lieber ein datensicheres Tool wie SwissGPT oder anonymisiere den Text, bevor du ihn eingibst.
Prompt 2: Meetings automatisch zusammenfassen
Ob Teams, Zoom oder Google Meet – viele Tools bieten heute automatische Transkripte an. Doch diese Textdokumente sind oft unübersichtlich und schwer lesbar.
Mit folgendem Prompt kannst du dein Meeting schnell in strukturierte Stichpunkte und To-dos verwandeln:
Hier ist das Transkript eines Meetings. Bitte erstelle mir eine Zusammenfassung des Meetings in Stichworten. Erstelle mir zusätzlich eine Liste mit allen wichtigen nächsten Schritten und Aufgaben, die wir während des Meetings erstellt haben.
Dieser Prompt hilft dir, Inhalte zu ordnen, Aufgaben zu identifizieren und die wichtigsten Ergebnisse übersichtlich zusammenzufassen.
Auch hier gilt: Wenn sensible Informationen besprochen wurden, verwende SwissGPT oder ein Tool mit Schweizer oder EU-Datenhosting.
Prompt 3: Aufgaben klar priorisieren
Gerade vor stressigen Wochen oder Projekten hilft KI, Struktur zu schaffen und Entscheidungen zu erleichtern. Mit diesem Prompt kannst du deine Aufgabenliste gezielt priorisieren lassen – nach Wirkung, Dringlichkeit und Aufwand:
Ich möchte meine Aufgaben für diese Woche priorisieren.
Bitte stelle mir kluge Fragen, damit ich meine wichtigsten Ziele und To-dos erkenne und klare Prioritäten setzen kann.
Berücksichtige dabei:
- Meine übergeordneten Ziele (beruflich und/oder privat)
- Den realistischen Zeitrahmen, den ich diese Woche zur Verfügung habe
- Die potenzielle Wirkung oder Dringlichkeit der Aufgaben
- Aufgaben, die delegiert, verschoben oder gestrichen werden könnten
Am Ende wünsche ich mir eine klare, geordnete Liste mit drei Kategorien:
- Höchste Priorität (erledigen, auch wenn’s schwierig wird)
- Mittlere Priorität (erledigen, wenn Zeit ist oder vorbereiten)
- Niedrige Priorität (parken, delegieren oder streichen)**
Der Vorteil: Die KI hilft dir nicht nur, deine Aufgaben zu sortieren, sondern stellt gezielte Rückfragen, um deine Prioritäten wirklich zu verstehen.
Fazit
Diese drei Prompts sind echte Zeitretter für den Büroalltag.
Ob beim E-Mail-Chaos, der Meeting-Nachbearbeitung oder beim Priorisieren – KI kann repetitive Aufgaben übernehmen und dir so Freiraum für das Wesentliche schaffen.
Und das Beste: Du brauchst keine komplexen Automatisierungen oder Plugins – nur einen gut formulierten Prompt.
Wenn du die Prompts testest, denk daran, dass Datenschutz immer Vorrang hat. Für interne Informationen ist SwissGPT die beste Wahl.
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