*Thisarticle is based on a YouTube video by Sophie Hundertmark, an expert in the use of artificial intelligence with a focus on chatbots and strategic AI applications in companies and public institutions. Sophie is a researcher and lecturer at the Lucerne University of Applied Sciences and Arts and is doing her doctorate in Conversational AI at the University of Fribourg. The blog text was created using a custom GPT model that was trained on Sophie’s video content, language style and expertise. The result is well-founded, up-to-date articles based on Sophie Hundertmark‘s own expertise.
You can find the link to the video at the end of this article.
Ob Admin-Aufgaben, E-Mail-Chaos oder Meeting-Nachbereitung – viele unserer täglichen To-dos kosten Zeit, Konzentration und Energie. Mit der richtigen Unterstützung durch Künstliche Intelligenz lässt sich das deutlich vereinfachen. In diesem Beitrag zeige ich dir 4 praxiserprobte KI Prompts, die dir helfen, deinen Büroalltag effizienter zu gestalten.
Alle Beispiele stammen direkt aus meiner Arbeit oder aus Fragen meiner Community. Du erfährst nicht nur, welche Prompts hilfreich sind, sondern auch wie du sie sicher und sinnvoll einsetzt.
1. KI Prompt für deine Admin-Aufgaben
Viele starten mit der Frage: „Für welche Adminaufgaben kann ich ChatGPT oder andere KI-Tools überhaupt nutzen?“
Genau hier hilft dieser erste Prompt.
Prompt-Vorschlag:
„Ich möchte meinen Arbeitsalltag effizienter gestalten und ChatGPT als Unterstützung nutzen. Bitte analysiere meine täglichen Aufgaben und finde heraus, welche davon durch ChatGPT erleichtert oder optimiert werden können. Stelle mir dazu gezielte Fragen, um meine Tätigkeiten besser zu verstehen. Gib mir anschließend eine Liste mit konkreten Anwendungsfällen für ChatGPT in meinem Job und erkläre, wie ich es optimal einsetzen kann.“
Dieser Prompt ist perfekt, um erst einmal herauszufinden, wo sich Automatisierung überhaupt lohnt. Die KI stellt Rückfragen, lernt deinen Arbeitskontext kennen und schlägt anschließend sinnvolle Einsatzbereiche vor – etwa beim Planen, Strukturieren oder Dokumentieren.
Wichtig: Nimm dir Zeit für die Rückfragen. Je genauer du antwortest, desto präziser werden die Ergebnisse. Und prüfe kritisch, ob die vorgeschlagenen Anwendungen wirklich zu deinem Job passen.
2. KI Prompt für das Zusammenfassen langer E-Mails
Wenn E-Mailverläufe endlos werden, hilft dieser zweite Prompt. Besonders hilfreich ist er, wenn viele Personen beteiligt sind und niemand mehr genau weiß, was der aktuelle Stand ist.
Prompt-Vorschlag:
„Bitte fasse mir die Kernpunkte des E-Mail-Verlaufs zusammen.“
Kopiere den gesamten Verlauf in das Eingabefeld – und die KI erstellt eine strukturierte Zusammenfassung. So erkennst du schnell, worum es wirklich geht, welche Aufgaben offen sind und wer gerade am Zug ist.
Aber Achtung: Datenschutz beachten!
Wenn sensible oder personenbezogene Informationen enthalten sind, solltest du lieber auf datensichere Tools wie SwissGPT oder Peak Privacy ausweichen. Alternativ kannst du kritische Stellen anonymisieren, bevor du sie einfügst.
3. KI Prompt für Meeting-Zusammenfassungen
Viele Meeting-Plattformen wie Zoom oder Microsoft Teams erstellen inzwischen automatisch ein Transkript. Dieses ist oft seitenlang und schwer zu überblicken. Genau hier setzt der nächste Prompt an:
Prompt-Vorschlag:
„Hier ist das Transkript eines Meetings. Bitte erstelle mir eine Zusammenfassung des Meetings in Stichworten. Erstelle mir zusätzlich eine Liste mit allen wichtigen nächsten Schritten und Aufgaben, die wir während des Meetings erstellt haben.“
Damit erhältst du eine klare Übersicht über Ergebnisse, Verantwortlichkeiten und To-dos. Wer möchte, kann den Prompt erweitern, etwa um ein Fazit oder eine Einleitung. Besonders praktisch: Du kannst so auch gleich Protokolle oder interne Updates aus dem Transkript generieren.
Tipp: Nutze für vertrauliche Meetings lieber ein Tool mit lokalem Datenschutz, etwa SwissGPT.
4. KI Prompt für Aufgabenpriorisierung
Der vierte Prompt hilft dir, deine Aufgaben sinnvoll zu ordnen und Schwerpunkte zu setzen.
Gerade vor stressigen Wochen oder Urlaubsphasen kann das extrem hilfreich sein.
Prompt-Vorschlag:
„Hier sind meine Aufgaben für diese Woche: [Aufzählung]. Bitte analysiere sie anhand von Wirkung, Dringlichkeit und persönlichem Aufwand – und ordne sie in drei klare Prioritätsstufen ein. Hilf mir auch, mögliche Aufgaben zu streichen oder zu delegieren.“
Die KI analysiert deine Aufgaben, bewertet sie nach Relevanz und Aufwand und erstellt am Ende eine klare, strukturierte Prioritätenliste. So erkennst du, was wirklich wichtig ist – und was warten kann.
Wer es lieber schnell mag, kann den Prompt jederzeit anpassen oder verkürzen. Entscheidend ist, dass du transparente Kriterien für deine Prioritäten vorgibst – dann wird die KI zum echten Planungshelfer.
Fazit
Diese vier KI Prompts sind einfache, aber wirkungsvolle Werkzeuge, um den Büroalltag zu strukturieren, Routinen zu automatisieren und mehr Übersicht zu schaffen.
Egal ob du mit ChatGPT, SwissGPT, Gemini oder Perplexity arbeitest – das Prinzip bleibt gleich: Je klarer du fragst, desto besser sind die Antworten.
Wenn du also das nächste Mal im E-Mail-Chaos steckst oder deine To-dos kein Ende nehmen – probier einen dieser Prompts aus. Du wirst überrascht sein, wie viel Zeit und Energie du damit sparst.
Any further questions?
Do you have any questions? I am happy to support you, act as a sparring partner and answer your questions. I am always happy to receive your messages, preferably by WhatsApp message or e-mail.
