*Thisarticle is based on a YouTube video by Sophie Hundertmark, an expert in the use of artificial intelligence with a focus on chatbots and strategic AI applications in companies and public institutions. Sophie is a researcher and lecturer at the Lucerne University of Applied Sciences and Arts and is doing her doctorate in Conversational AI at the University of Fribourg. The blog text was created using a custom GPT model that was trained on Sophie’s video content, language style and expertise. The result is well-founded, up-to-date articles based on Sophie Hundertmark‘s own expertise.
You can find the link to the video at the end of this article.
Manchmal sind es die einfachsten Prompts, die den größten Effekt haben. Genau darum geht es im heutigen Weekly Prompt: E-Mails schneller verstehen und höflich absagen – mit Hilfe von KI.
Chaos im Postfach? Einfach zusammenfassen lassen
Lange E-Mailverläufe gehören für viele von uns zum Alltag. Solange es sich um eine Konversation zwischen zwei Personen handelt, ist das meist noch überschaubar. Doch sobald mehrere Beteiligte im Spiel sind, wird es schnell unübersichtlich.
Ein kurzer, aber extrem hilfreicher Prompt schafft hier Abhilfe:
„Bitte fasse mir die Kernpunkte des E-Mailverlaufs zusammen.“
Der Trick: Du kopierst den kompletten E-Mailverlauf – inklusive Signaturen – in ChatGPT oder ein ähnliches Tool und erhältst eine prägnante Zusammenfassung. Statt dich durch seitenlange Mails zu kämpfen, bekommst du die wichtigsten Punkte: Termine, Kursorganisation, Bestätigungen – alles kompakt und verständlich.
Vorsicht bei sensiblen Daten
Wichtig ist allerdings: Nutze ChatGPT oder andere offene Modelle nicht für vertrauliche Informationen. E-Mail-Inhalte landen dann auf externen Servern. Für sensible Daten bieten sich Alternativen wie SwissGPT oder Peak Privacy an – oder du anonymisierst die Inhalte vor der Eingabe.
Freundlich Nein sagen – der Absage-Prompt
Das zweite Szenario kennt vermutlich jede:r: Eine Anfrage flattert ins Postfach, vielleicht zu einer Kooperation oder einem Interview. Man möchte wertschätzend reagieren, aber dennoch absagen – ohne ewig nach den richtigen Worten zu suchen.
Hier hilft ein strukturierter Prompt, der dich wie ein Kommunikationsassistent unterstützt:
„Du bist mein professioneller Kommunikationsassistent. Verfasse eine freundliche und respektvolle Absage für folgende Anfrage …“
Dazu ergänzt du Variablen wie:
- die konkrete Anfrage (z. B. „Interview für eine Bachelorarbeit“)
- die gewünschte Perspektive (Ich oder Wir)
- die Sprache der Antwort (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch)
- eine kurze Begründung für die Absage
So erhältst du individuelle, wertschätzende Texte, die professionell klingen, aber nicht wie Standardfloskeln wirken.
Extra-Tipp: Auch Zusagen oder Abwägungen möglich
Du kannst den Prompt anpassen – etwa für humorvolle Antworten oder auch für Zusagen. Außerdem lohnt sich ein Pro-und-Kontra-Prompt, falls du unsicher bist, ob du eine Anfrage annehmen oder ablehnen möchtest.
Fazit: Kleine Prompts, große Wirkung
Ob beim Zusammenfassen von E-Mails oder beim höflichen Absagen: Diese beiden Prompts sparen dir Zeit, schaffen Klarheit und helfen, professionell zu kommunizieren. Experimentiere mit den Variablen und passe sie deinem persönlichen Stil an – so holst du das Maximum aus deinen KI-Assistenten heraus. enorm viel Zeit.“
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