*Thisarticle is based on a YouTube video by Sophie Hundertmark, an expert in the use of artificial intelligence with a focus on chatbots and strategic AI applications in companies and public institutions. Sophie is a researcher and lecturer at the Lucerne University of Applied Sciences and Arts and is doing her doctorate in Conversational AI at the University of Fribourg. The blog text was created using a custom GPT model that was trained on Sophie’s video content, language style and expertise. The result is well-founded, up-to-date articles based on Sophie Hundertmark‘s own expertise.
You can find the link to the video at the end of this article.
In a world where tools such as ChatGPT, Gemini or Perplexity AI are increasingly integrated into our everyday working lives, it’s not just what we do that is changing – but also how we work.
This article shows you three particularly effective use cases:
- Preparing for difficult conversations
- Added value from meeting transcripts
- Automated training documents
And the best thing is: you can implement everything directly with the right prompts.
Prepare difficult conversations with confidence
Whether it’s a feedback meeting, a salary negotiation or a critical customer meeting – difficult conversations are part of everyday working life. AI can help you to prepare for this in a structured and confident way.
The central prompt
Ich muss bald ein schwieriges Gespräch führen. Hilf mir, es vorzubereiten.
Die Situation: [Beschreibung]
Meine Rolle: [z.B. Führungskraft]
Die andere Person: [z.B. Mitarbeiterin]
Mein Ziel für das Gespräch: [Ziel]
Was ich befürchte: [Bedenken]
Basierend auf dieser Situation: Gib mir
1. eine empfohlene Gesprächseröffnung (1–3 Sätze)
2. die 3 wichtigsten Punkte, die ich ansprechen will
3. mögliche Reaktionen der anderen Person und wie ich darauf eingehen kann
4. Formulierungen, die ich vermeiden sollte – und bessere AlternativenActively practise conversation (role play)
Jetzt möchte ich das Gespräch üben.
Schlüpfe in die Rolle von [Person]. Reagiere realistisch – auch wenn es unangenehm wird.
Ich beginne das Gespräch jetzt. Warte auf meine erste Aussage und antworte dann in der Rolle.With this approach, you turn AI into a real training partner – and go into the conversation much more confidently.
Get more out of meetings: 5 immediately applicable prompts
Meetings take time – but with AI you can massively increase their output. Instead of just creating logs, you generate directly usable results.
1. compact summary
Fasse das folgende Meeting-Transkript klar und strukturiert zusammen.
Gliedere in: Ziel des Meetings, wichtigste Diskussionen, zentrale Entscheidungen.
Halte dich kurz und verständlich.
Transkript:
[Hier einfügen]2. tasks & responsibilities
Analysiere das folgende Meeting-Transkript und erstelle eine To-Do-Liste.
Für jede Aufgabe: Beschreibung, verantwortliche Person, Deadline.
Wenn etwas fehlt, sinnvoll ergänzen.3. presentation structure (slides)
Erstelle aus dem folgenden Meeting-Transkript eine Präsentationsstruktur.
Slides mit Titel + max. 5 Bullet Points.
Fokus: Kernaussagen, Entscheidungen, nächste Schritte.4. insights & hidden findings
Analysiere das Meeting-Transkript und identifiziere:
- implizite Probleme
- Annahmen
- Chancen
Formuliere konkrete Insights.5. follow-up message
Erstelle eine Follow-up Nachricht.
Ton: klar, freundlich, professionell.
Inhalt: Zusammenfassung, Entscheidungen, nächste Schritte.
Schreibe in meinem Stil.These prompts help you to not only document meetings – but to really use them productively.
Workshops become scalable training materials
A common problem: after workshops, there is a lack of structured, comprehensible documentation.
With AI, you can automate exactly that.
The training prompt
Du bist ein didaktisch erfahrener KI-Schulungsdesigner.
Erstelle aus einem Transkript vollständige Schulungsunterlagen:
A. Trainerleitfaden
- Ziel, Zielgruppe, Dauer
- Materialien
- Ablaufplan
- Moderationshinweise
B. Trainerskript
- Ausformulierte Inhalte
- Hinweise für Interaktion
C. Teilnehmerunterlagen
- Zusammenfassungen
- Checklisten
- Übungen
D. Handlungsempfehlungen
- Do’s & Don’ts
- typische Fehler
Ergänze fehlende Inhalte sinnvoll und kennzeichne sie.This creates materials that are not only valuable for participants – but can also be reused by other trainers.
Data protection: What you should keep in mind
This is especially true for meeting transcripts:
- Inform all parties involved about recordings
- Use data protection-compliant tools such as SwissGPT
- Check results critically
AI is a tool – responsibility remains with you.
Conclusion: Good prompts are your competitive advantage
The quality of your results depends heavily on your prompts. If you learn to formulate clearly and use AI in a targeted way, you can:
- Have better conversations
- Design more efficient meetings
- Making knowledge scalable
Use these prompts as a starting point – and develop them further for your individual working day.
Any further questions?
Do you have any questions? I am happy to support you, act as a sparring partner and answer your questions. I am always happy to receive your messages, preferably by WhatsApp message or e-mail.
