*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Manchmal sind es die einfachsten Prompts, die den größten Effekt haben. Genau darum geht es im heutigen Weekly Prompt: E-Mails schneller verstehen und höflich absagen – mit Hilfe von KI.
Chaos im Postfach? Einfach zusammenfassen lassen
Lange E-Mailverläufe gehören für viele von uns zum Alltag. Solange es sich um eine Konversation zwischen zwei Personen handelt, ist das meist noch überschaubar. Doch sobald mehrere Beteiligte im Spiel sind, wird es schnell unübersichtlich.
Ein kurzer, aber extrem hilfreicher Prompt schafft hier Abhilfe:
„Bitte fasse mir die Kernpunkte des E-Mailverlaufs zusammen.“
Der Trick: Du kopierst den kompletten E-Mailverlauf – inklusive Signaturen – in ChatGPT oder ein ähnliches Tool und erhältst eine prägnante Zusammenfassung. Statt dich durch seitenlange Mails zu kämpfen, bekommst du die wichtigsten Punkte: Termine, Kursorganisation, Bestätigungen – alles kompakt und verständlich.
Vorsicht bei sensiblen Daten
Wichtig ist allerdings: Nutze ChatGPT oder andere offene Modelle nicht für vertrauliche Informationen. E-Mail-Inhalte landen dann auf externen Servern. Für sensible Daten bieten sich Alternativen wie SwissGPT oder Peak Privacy an – oder du anonymisierst die Inhalte vor der Eingabe.
Freundlich Nein sagen – der Absage-Prompt
Das zweite Szenario kennt vermutlich jede:r: Eine Anfrage flattert ins Postfach, vielleicht zu einer Kooperation oder einem Interview. Man möchte wertschätzend reagieren, aber dennoch absagen – ohne ewig nach den richtigen Worten zu suchen.
Hier hilft ein strukturierter Prompt, der dich wie ein Kommunikationsassistent unterstützt:
„Du bist mein professioneller Kommunikationsassistent. Verfasse eine freundliche und respektvolle Absage für folgende Anfrage …“
Dazu ergänzt du Variablen wie:
- die konkrete Anfrage (z. B. „Interview für eine Bachelorarbeit“)
- die gewünschte Perspektive (Ich oder Wir)
- die Sprache der Antwort (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch)
- eine kurze Begründung für die Absage
So erhältst du individuelle, wertschätzende Texte, die professionell klingen, aber nicht wie Standardfloskeln wirken.
Extra-Tipp: Auch Zusagen oder Abwägungen möglich
Du kannst den Prompt anpassen – etwa für humorvolle Antworten oder auch für Zusagen. Außerdem lohnt sich ein Pro-und-Kontra-Prompt, falls du unsicher bist, ob du eine Anfrage annehmen oder ablehnen möchtest.
Fazit: Kleine Prompts, große Wirkung
Ob beim Zusammenfassen von E-Mails oder beim höflichen Absagen: Diese beiden Prompts sparen dir Zeit, schaffen Klarheit und helfen, professionell zu kommunizieren. Experimentiere mit den Variablen und passe sie deinem persönlichen Stil an – so holst du das Maximum aus deinen KI-Assistenten heraus. enorm viel Zeit.“
Weitere Fragen?
Ihr habt Fragen dazu? Gerne unterstütze ich euch, stehe als Sparring-Partner zur Verfügung und beantworte eure Fragen. Ich freue ich mich immer über eure Nachrichten, am liebsten per WhatsApp Nachricht oder als E-Mail.
