*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Die Sommerzeit ist da, und viele von uns wünschen sich etwas mehr Ruhe im Posteingang. Doch wie können wir sicherstellen, dass wichtige Nachrichten trotzdem beantwortet werden? Sophie Hundertmark zeigt in einem praxisnahen Webinar, wie sie mithilfe von ChatGPT und Zapier ihren eigenen E-Mail-Assistenten für die Urlaubszeit gebaut hat. Hier erfährst du, wie auch du das umsetzen kannst.
Transparenz ist der Schlüssel
Bevor du mit der Automatisierung loslegst, solltest du dir über eines klar sein: Transparenz gegenüber deinen Kontakten ist entscheidend. Sophie macht deutlich, dass automatisierte Antworten immer als solche gekennzeichnet werden sollten. Ihr KI-Assistent stellt sich beispielsweise mit "Ich bin Sophies AI-Assistent" vor. Diese Offenheit schafft Vertrauen und ist gerade im professionellen Kontext wichtig.
Schritt 1: Die eigene Tonalität erkennen
Damit dein AI-Assistent wirklich so schreibt wie du, solltest du ihm deine Tonalität beibringen. Sophie hat das gemacht, indem sie ChatGPT eine Reihe eigener E-Mails geschickt hat und den Bot gebeten hat, daraus Guidelines für ihren Schreibstil zu entwickeln. Das funktioniert besser, als selbst die Tonalität zu beschreiben oder Branding-Guidelines zu übergeben.
Schritt 2: Den Prompt entwickeln
Im nächsten Schritt geht es darum, ChatGPT genau zu erklären, was der AI-Assistent tun soll. Wichtig ist, dass der Assistent klare Regeln bekommt:
- einfache Anfragen direkt beantworten (mithilfe von Website-Inhalten)
- keine Auskunft zu Preisen oder Verfügbarkeiten geben
- auf WhatsApp als Alternative hinweisen
Diesen Prompt hat Sophie mithilfe von ChatGPT selbst strukturiert aufgebaut – ein Vorgehen, das viel Zeit spart.
Schritt 3: Automatisieren mit Zapier
Zapier ist das Tool der Wahl, wenn es darum geht, die Automatisierung technisch umzusetzen. Sophie nutzt Zapier, um einen Chatbot zu erstellen, der ausschließlich für E-Mails eingesetzt wird. Der Ablauf sieht so aus:
- Eine E-Mail wird in einen bestimmten Ordner (z. B. "AI Assistent") verschoben.
- Der Chatbot generiert eine Antwort basierend auf dem entwickelten Prompt.
- Die Antwort wird automatisiert an den Absender zurückgeschickt (CC an Sophie selbst zur Kontrolle).
Dieser halbautomatische Prozess erlaubt es, die Kontrolle zu behalten und gleichzeitig Routineaufgaben auszulagern.
Use-Cases und Erweiterungen
Das Prinzip lässt sich auf viele Anwendungsfälle ausweiten:
- automatische Absagen
- Antworten auf Anfragen über das Kontaktformular
- Versand von Calendly-Links
- Follow-Ups nach Käufen über Stripe
Durch die Kombination von ChatGPT und Zapier entstehen flexible, individuelle Automatisierungen, die deutlich persönlicher wirken als klassische Out-of-Office-Mails.
Datenschutz beachten
Ein wichtiger Punkt: Zapier ist ein US-amerikanischer Anbieter. Wer mit sensiblen Daten arbeitet oder in einem Unternehmen mit strengen Datenschutzvorgaben tätig ist, sollte hier besonders vorsichtig sein. Sophie achtet z. B. darauf, keine personenbezogenen Daten in die Prompts zu geben.
Fazit
Ein E-Mail-Assistent mit ChatGPT und Zapier ist eine effektive Lösung für die Urlaubszeit oder andere Phasen mit eingeschränkter Erreichbarkeit. Wichtig sind dabei eine klare Kommunikation, eine gute Prompt-Struktur und ein Gespür für Datenschutz. Probier es aus – vielleicht ist das auch für dich der nächste Schritt zu mehr Fokus im Alltag.ch entspannter arbeiten.
Weitere Fragen?
Ihr habt Fragen dazu? Gerne unterstütze ich euch, stehe als Sparring-Partner zur Verfügung und beantworte eure Fragen. Ich freue ich mich immer über eure Nachrichten, am liebsten per WhatsApp Nachricht oder als E-Mail.
Diesen Beitrag gibt es übrigens auch als Video auf YouTube
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