*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Eine neue Woche steht an, die Aufgabenliste wird länger und im Kalender warten bereits die ersten Termine. Was hat Priorität? Wann solltet ihr welche Aufgabe erledigen? Und wie lässt sich das alles sinnvoll auf die verfügbaren Tage verteilen?
Genau hier kann euch Künstliche Intelligenz unterstützen. Mit einem gut aufgebauten Prompt könnt ihr beispielsweise ChatGPT nutzen, um eure Woche zu strukturieren, Aufgaben zu priorisieren und einen ersten Wochenplan zu erstellen.
Wichtig dabei: Die KI nimmt euch nicht die Verantwortung für eure Zeitplanung ab. Sie kann euch aber dabei helfen, schneller einen Überblick zu bekommen und aus vielen einzelnen Aufgaben eine sinnvolle Struktur zu entwickeln.
Wochenplanung mit KI: Nicht nur für eine Woche geeignet
Auch wenn wir von einem Wochenplan sprechen, lässt sich der Ansatz flexibel einsetzen. Ihr könnt damit genauso gut die nächsten drei Tage, zwei Wochen oder sogar einen ganzen Monat strukturieren.
Der Einstieg in den Prompt kann beispielsweise so aussehen:
„Hilf mir, meine Woche vom [Datum] bis [Datum] realistisch zu organisieren.“
Anschließend liefert ihr der KI die Informationen, die sie für eine sinnvolle Planung benötigt. Je konkreter ihr dabei werdet, desto besser kann sie eure Rahmenbedingungen berücksichtigen.
Ziele und Prioritäten zuerst festlegen
Bevor ChatGPT eure einzelnen Aufgaben verteilt, solltet ihr festlegen, was in dem entsprechenden Zeitraum wirklich wichtig ist.
Welche Ziele möchtet ihr erreichen? Welche Aufgaben haben die höchste Priorität? Gibt es Ergebnisse, die am Ende der Woche unbedingt vorliegen müssen?
Diese Informationen helfen der KI dabei, eure Aufgaben nicht einfach nur gleichmäßig auf die Woche zu verteilen. Stattdessen kann sie berücksichtigen, welche Themen besonders wichtig sind und entsprechend mehr Aufmerksamkeit benötigen.
Das ist ein wichtiger Unterschied: Eine lange To-do-Liste allein sagt noch nichts darüber aus, was zuerst erledigt werden sollte.
Aufgaben und Termine als Grundlage bereitstellen
Im nächsten Schritt braucht die KI einen Überblick über eure Aufgaben. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Ihr könnt eure To-dos beispielsweise direkt als Liste in den Prompt schreiben. Wenn das verwendete KI-Tool Bilder verarbeiten kann, könnt ihr je nach Anwendungsfall auch einen Screenshot eures Kalenders, eurer Notizen oder einer bestehenden Aufgabenübersicht bereitstellen.
Zusätzlich könnt ihr weitere Rahmenbedingungen ergänzen. Dazu gehören beispielsweise bereits feststehende Termine, verfügbare Arbeitszeiten, Deadlines oder Zeiträume, in denen bestimmte Aufgaben erledigt werden müssen.
Je besser die Ausgangsinformationen strukturiert sind, desto realistischer kann auch der daraus entstehende Wochenplan werden.
Der KI sagen, wie sie eure Woche planen soll
Ein guter Prompt enthält nicht nur Informationen darüber, was erledigt werden muss. Ihr solltet der KI auch erklären, wie sie bei der Planung vorgehen soll.
Ihr könnt ChatGPT beispielsweise anweisen, sich zunächst einen Gesamtüberblick zu verschaffen, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu priorisieren und größere Aufgaben in kleinere Arbeitsschritte aufzuteilen.
Auch hier könnt ihr den Prompt an eure persönliche Arbeitsweise anpassen. Vielleicht möchtet ihr besonders anspruchsvolle Aufgaben bevorzugt am Vormittag erledigen. Vielleicht braucht ihr zwischen Terminen ausreichend Puffer oder möchtet bestimmte Tage bewusst weniger voll planen.
Genau solche Informationen helfen dabei, aus einer allgemeinen Aufgabenliste einen individuelleren Plan zu entwickeln.
Das gewünschte Ergebnis klar definieren
Zum Schluss solltet ihr festlegen, wie ChatGPT das Ergebnis darstellen soll.
Eine übersichtliche Möglichkeit ist beispielsweise ein Wochenplan als Tabelle mit Spalten für Tag, Zeitblock, Aufgabe und angestrebtem Ergebnis. Dadurch könnt ihr schnell erkennen, wann welche Aufgabe vorgesehen ist und welches konkrete Resultat ihr erreichen möchtet.
Der komplette Prompt zum Kopieren
Den folgenden Prompt könnt ihr direkt kopieren und in ChatGPT oder einem anderen geeigneten KI-Tool verwenden. Ersetzt einfach die Platzhalter durch eure eigenen Angaben. Nicht benötigte oder noch unbekannte Angaben könnt ihr zunächst offenlassen.
Hilf mir, meine Woche vom [DATUM] bis [DATUM] realistisch zu organisieren. Ziel ist ein übersichtlicher Wochenplan, der meine Prioritäten berücksichtigt und genügend Freiraum lässt.
Meine Rahmenbedingungen
- Verfügbare Arbeitstage und Zeiten: [TAGE UND UHRZEITEN]
- Feste Termine inklusive Vorbereitung und Reisezeit: [TERMINE]
- Private Verpflichtungen und freie Zeiten: [ANGABEN]
- Zeiten, in denen ich besonders konzentriert bin: [ANGABEN]
- Maximale Arbeitszeit pro Tag: [STUNDEN]
Meine Ziele für diese Woche
- [ZIEL]
- [ZIEL]
- [ZIEL]
Meine Aufgaben
Hier sind meine Aufgaben, Ideen und offenen Punkte – gegebenenfalls noch unsortiert:
[AUFGABEN EINFÜGEN]
Soweit bekannt, ergänze ich je Aufgabe:
- Deadline: [DATUM]
- Geschätzter Zeitbedarf: [DAUER]
- Wichtigkeit: [HOCH / MITTEL / NIEDRIG]
- Abhängigkeiten: [Z. B. RÜCKMELDUNG EINER PERSON]
So sollst du planen
- Verschaffe dir zuerst einen Überblick über Termine, Aufgaben und verfügbare Zeit.
- Priorisiere nach Wichtigkeit, Dringlichkeit und meinen Wochenzielen.
- Plane feste Termine zuerst und konzentrierte Arbeit in meine produktivsten Zeiten.
- Teile grosse Aufgaben in konkrete, machbare Schritte auf.
- Bündle ähnliche kleine Aufgaben, beispielsweise E-Mails oder Administration.
- Plane Pausen und lasse etwa 20 Prozent der verfügbaren Arbeitszeit für Unvorhergesehenes frei.
- Berücksichtige Vorbereitungszeiten, Wege und Abhängigkeiten.
- Wenn nicht alles hineinpasst, sage das deutlich und schlage vor, was ich verschieben, reduzieren oder delegieren kann.
- Wenn Zeitangaben fehlen, schätze sie vorsichtig und kennzeichne sie als Schätzung.
- Frage nur nach, wenn fehlende Informationen den Plan wesentlich verändern. Behandle unausgefüllte Platzhalter als fehlende Angaben.
Stelle das Ergebnis so dar
- Die drei wichtigsten Prioritäten der Woche.
- Einen Wochenplan als Tabelle mit Tag, Zeitblock, Aufgabe und angestrebtem Ergebnis.
- Eine kurze Liste der Aufgaben, die bewusst nicht eingeplant sind.
- Kritische Engpässe oder noch nötige Entscheidungen.
- Den konkreten ersten Schritt, mit dem ich starten kann.
Halte den Plan übersichtlich und realistisch. Wenn ich dir im Verlauf der Woche Änderungen oder meinen Fortschritt mitteile, passe die verbleibende Woche entsprechend an.
Den Prompt an eure Arbeitsweise anpassen
Der Prompt ist bewusst ausführlich gestaltet. Das bedeutet aber nicht, dass ihr jedes Feld ausfüllen müsst.
Wenn ihr beispielsweise keine festen Fokuszeiten habt oder den Zeitbedarf einzelner Aufgaben noch nicht kennt, könnt ihr diese Angaben offenlassen. ChatGPT kann fehlende Zeitangaben vorsichtig schätzen und entsprechend kennzeichnen.
Gleichzeitig könnt ihr den Prompt jederzeit erweitern. Ihr könnt beispielsweise festlegen, dass keine Meetings vor einer bestimmten Uhrzeit eingeplant werden sollen, dass ihr Freitagnachmittag keine größeren Aufgaben mehr beginnen möchtet oder dass zwischen zwei Terminen mindestens 30 Minuten Puffer liegen sollen.
So entsteht mit der Zeit ein Planungs-Prompt, der immer besser zu eurer persönlichen Arbeitsweise passt.
KI als Unterstützung statt als Autopilot
So praktisch eine automatisch erstellte Wochenplanung sein kann: Übernehmt das Ergebnis nicht ungeprüft.
Schaut euch den Vorschlag der KI anschließend bewusst an. Ist die Planung realistisch? Passen die Prioritäten? Sind genügend Pausen und Puffer vorhanden? Wollt ihr eure Woche tatsächlich auf diese Weise verbringen?
KI sollte euch bei der Organisation unterstützen und nicht eure Entscheidungen übernehmen. Ihr kennt euren Arbeitsalltag, eure Energie und eure persönlichen Prioritäten schließlich besser als ein KI-System.
Der von ChatGPT erstellte Wochenplan ist deshalb am besten als erster Entwurf zu verstehen, den ihr anschließend überprüft und anpasst. Besonders praktisch ist, dass ihr während der Woche weiterarbeiten könnt: Wenn sich Termine verschieben oder Aufgaben länger dauern, könnt ihr der KI den neuen Stand mitteilen und den verbleibenden Plan anpassen lassen.
Datenschutz bei der KI-gestützten Wochenplanung beachten
Bei der Wochenplanung kann schnell ein weiterer wichtiger Punkt ins Spiel kommen: Datenschutz.
Kalender, Aufgabenlisten und Notizen können persönliche oder vertrauliche Informationen enthalten. Dazu gehören beispielsweise Namen, Termine, Adressen, interne Projekte oder andere sensible Daten.
Bevor ihr solche Informationen in ein KI-Tool eingebt oder Screenshots hochladet, solltet ihr deshalb prüfen, welche Daten enthalten sind und ob das verwendete Tool für diesen Anwendungsfall geeignet ist.
Gerade bei beruflichen oder vertraulichen Informationen kann es sinnvoll sein, auf eine datenschutzgerechte beziehungsweise vom Unternehmen freigegebene KI-Lösung zurückzugreifen.
Fazit: Mit dem richtigen Prompt schneller zur strukturierten Woche
ChatGPT und andere KI-Tools können euch dabei helfen, aus Terminen, Aufgaben und Prioritäten einen strukturierten Wochenplan zu entwickeln. Der entscheidende Faktor ist dabei der Prompt.
Gebt der KI einen klaren Zeitraum, eure Ziele, Prioritäten, Aufgaben und Rahmenbedingungen mit. Erklärt außerdem, wie sie bei der Planung vorgehen und in welchem Format sie das Ergebnis darstellen soll.
So bekommt ihr nicht einfach irgendeinen automatisch erzeugten Kalender, sondern eine sinnvolle Grundlage für eure eigene Planung.
Und danach gilt weiterhin: selbst nachdenken, prüfen und anpassen. Denn die KI kann euch einen Plan vorschlagen – wie ihr eure Woche tatsächlich gestaltet, entscheidet immer noch ihr.
Weitere Fragen?
Ihr habt Fragen dazu? Gerne unterstütze ich euch, stehe als Sparring-Partner zur Verfügung und beantworte eure Fragen. Ich freue ich mich immer über eure Nachrichten, am liebsten per WhatsApp Nachricht oder als E-Mail.
