*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Im September hat sich bei ChatGPT einiges getan – und gleichzeitig gibt es Funktionen, die im Arbeitsalltag immer interessanter werden. Besonders im Fokus standen bei mir in diesem Monat Plugins, ChatGPT Projekte, geplante Aufgaben und die strukturierte Planung mit KI.
In diesem Monatsrückblick fasse ich die wichtigsten Inhalte meiner September-Videos für euch zusammen. Dabei geht es nicht nur darum, welche Funktionen es gibt, sondern vor allem darum, wie ihr sie sinnvoll in euren Alltag und eure Arbeit integrieren könnt.
1. Plugins: Die Weiterentwicklung der Custom GPTs
Eine der größeren Veränderungen im September betrifft Custom GPTs und Plugins. OpenAI plant, Custom GPTs einzustellen und eine Migration bestehender GPTs zu Plugins anzubieten. Plugins können wiederverwendbare Anweisungen mit verbundenen Apps und weiteren Funktionen kombinieren. Der genaue Zeitpunkt der Umstellung kann je nach Tarif und Workspace variieren.
Für euch bedeutet das: Wenn ihr bisher eigene GPTs erstellt habt, lohnt es sich, das Thema Plugins genauer anzuschauen.
Im Plugin-Verzeichnis findet ihr bereits verschiedene vorhandene Plugins. Darüber hinaus könnt ihr eigene Plugins erstellen und damit individuelle Workflows abbilden.
Ein Beispiel aus meinem September-Video ist ein Plugin, das LinkedIn-Posts in meiner eigenen Tonalität erstellt. Dafür habe ich dem Plugin Creator vorhandene LinkedIn-Beiträge als Grundlage gegeben und beschrieben, was das Plugin können soll. Daraus wurde ein entsprechender Skill mit passenden Anweisungen erstellt.
Das Spannende daran: Für ein einfaches Plugin müsst ihr nicht zwingend selbst programmieren. Ihr könnt im Dialog beschreiben, was ihr benötigt, das Ergebnis testen und anschließend weiter anpassen.
Plugins werden damit zu einer Möglichkeit, wiederkehrende Arbeitsweisen mit ChatGPT zu standardisieren. Statt jedes Mal dieselben ausführlichen Anweisungen einzugeben, könnt ihr bestimmte Vorgehensweisen als wiederverwendbaren Workflow hinterlegen.
2. ChatGPT Projekte: Mehr Ordnung für längerfristige Arbeit
Ein zweites Thema im September waren ChatGPT Projekte.
Projekte sind besonders hilfreich, wenn ihr nicht nur eine einzelne Frage an ChatGPT habt, sondern über einen längeren Zeitraum an einem Thema arbeitet. Chats, Dateien und projektspezifische Anweisungen können an einem zentralen Ort zusammengeführt werden.
Das kann zum Beispiel sinnvoll sein für:
- ein eigenes Projekt pro Kunde,
- ein Projekt für ein bestimmtes Recherchethema,
- längerfristige Content-Projekte,
- die Planung einer Reise,
- oder andere private und berufliche Themen, bei denen immer wieder derselbe Kontext benötigt wird.
Der entscheidende Punkt ist dabei nicht nur die Organisation der Chats. Ihr könnt einem Projekt auch eigene Anweisungen mitgeben.
Darin könnt ihr beispielsweise festlegen, welches Ziel das Projekt verfolgt, welche Hintergründe ChatGPT berücksichtigen soll, für welche Zielgruppe ihr arbeitet, welche Rolle die KI übernehmen soll und welche Regeln für die Ergebnisse gelten.
Dadurch müsst ihr wichtige Informationen nicht in jedem neuen Chat erneut erklären.
Mein Tipp: Investiert gerade bei Projekten, die ihr häufig verwendet, etwas Zeit in gute Projektanweisungen. Je klarer der Kontext und eure Erwartungen beschrieben sind, desto besser kann ChatGPT innerhalb dieses Projekts arbeiten.
3. Geplante Aufgaben: ChatGPT arbeitet zu einem späteren Zeitpunkt weiter
Ein weiteres praktisches Thema sind geplante Aufgaben in ChatGPT.
Damit könnt ihr einmalige oder wiederkehrende Aufgaben planen und ChatGPT beispielsweise Veränderungen überwachen lassen. Die Verfügbarkeit der Funktionen kann vom Konto, der verwendeten App und der App-Version abhängen.
Ein einfaches Beispiel aus meinem Video: Ich möchte wissen, wann ein bestimmtes Produkt wieder im Angebot ist. Statt selbst regelmäßig danach zu suchen, kann daraus eine geplante Aufgabe werden.
Damit solche Aufgaben zuverlässig funktionieren, solltet ihr möglichst genau definieren:
- Welche Aufgabe soll ChatGPT erledigen?
- Wann soll die Aufgabe starten?
- Wie häufig soll sie ausgeführt werden?
- Welche zusätzlichen Informationen werden benötigt?
- In welchem Format möchtet ihr das Ergebnis erhalten?
- Unter welchen Bedingungen möchtet ihr benachrichtigt werden?
Gerade der letzte Punkt ist wichtig. Nicht bei jeder regelmäßigen Überprüfung braucht ihr auch jedes Mal eine Nachricht. Bei einer Produktbeobachtung kann beispielsweise die Vorgabe sinnvoll sein: Benachrichtige mich nur, wenn das Produkt tatsächlich verfügbar oder im Angebot ist.
Damit entwickelt sich ChatGPT von einem Tool, das nur auf eine aktuelle Eingabe reagiert, zunehmend zu einem Werkzeug für wiederkehrende Abläufe.
4. Mit ChatGPT die kommende Woche planen
Neben den neuen und erweiterten Funktionen ging es im September auch darum, bereits vorhandene Möglichkeiten sinnvoll einzusetzen.
Ein gutes Beispiel dafür ist die Wochenplanung mit ChatGPT.
Statt einfach zu schreiben „Plane meine Woche“, könnt ihr der KI einen strukturierten Prompt geben. Darin definiert ihr zunächst den Zeitraum, den ihr organisieren möchtet. Das muss nicht zwingend eine Woche sein – genauso könnt ihr einen einzelnen Tag, drei Tage oder einen ganzen Monat planen.
Danach folgen die wichtigsten Rahmenbedingungen.
Besonders relevant sind eure Ziele und Prioritäten. ChatGPT sollte wissen, welche Aufgaben besonders wichtig sind und welche Ziele ihr im betrachteten Zeitraum erreichen möchtet.
Anschließend könnt ihr eure Aufgaben hinzufügen. Das kann als klassische Liste erfolgen. Je nach verwendeter Funktion könnt ihr Informationen aber beispielsweise auch über einen Screenshot eures Kalenders oder eurer Notizen bereitstellen.
Danach beschreibt ihr, wie ChatGPT bei der Planung vorgehen soll. Die KI kann beispielsweise Aufgaben priorisieren, größere Aufgaben in kleinere Schritte unterteilen und daraus einen konkreten Zeitplan erstellen.
Auch das gewünschte Ausgabeformat solltet ihr definieren. Eine Möglichkeit ist beispielsweise eine Tabelle mit Tag, Zeitfenster und Aufgabe.
KI planen lassen – aber nicht das eigene Denken abgeben
Bei all diesen Möglichkeiten bleibt ein Punkt besonders wichtig: Nur weil die KI einen Plan erstellt, bedeutet das nicht automatisch, dass dieser Plan für euch sinnvoll ist.
Prüft deshalb immer:
Passt die vorgeschlagene Priorisierung wirklich zu meinen Zielen? Sind die Zeitfenster realistisch? Möchte ich meinen Tag tatsächlich so gestalten? Hat ChatGPT wichtige Rahmenbedingungen übersehen?
KI kann euch dabei helfen, Informationen zu strukturieren, Optionen sichtbar zu machen und erste Vorschläge zu entwickeln. Die Entscheidung darüber, wie ihr euren Alltag oder eure Arbeit tatsächlich gestaltet, bleibt aber bei euch.
Datenschutz bei Projekten, Aufgaben und persönlicher Planung
Je stärker ihr ChatGPT in eure täglichen Abläufe integriert, desto wichtiger wird außerdem das Thema Datenschutz.
Bei einer Wochenplanung landen schnell persönliche Termine, Namen, Adressen oder andere sensible Informationen im Prompt. In Projekten können zusätzlich Dateien und langfristiger Kontext hinterlegt werden. Bei Plugins können wiederum externe Apps und Datenquellen eingebunden werden.
Überlegt euch deshalb bewusst, welche Informationen ihr in welches KI-System eingebt und welche Datenschutzanforderungen für euren konkreten Anwendungsfall gelten.
Gerade im Unternehmenskontext sollte Datenschutz nicht erst berücksichtigt werden, wenn ein KI-Workflow bereits vollständig etabliert ist, sondern von Anfang an Teil der Konzeption sein.
Was die September-Themen gemeinsam haben
Plugins, Projekte, geplante Aufgaben und strukturierte Prompts wirken auf den ersten Blick wie vier unterschiedliche Themen. Tatsächlich zeigen sie aber dieselbe Entwicklung:
Wir bewegen uns zunehmend weg von einzelnen Prompts und hin zu strukturierten KI-Workflows.
Ein Projekt hält Kontext über längere Zeit zusammen. Ein Plugin bildet wiederverwendbare Fähigkeiten und Abläufe ab. Geplante Aufgaben führen Tätigkeiten zu definierten Zeitpunkten oder unter bestimmten Bedingungen aus. Gute Prompts geben der KI wiederum die notwendige Struktur für konkrete Aufgaben.
Genau deshalb lohnt es sich, nicht nur immer neue KI-Tools auszuprobieren. Viel wichtiger ist die Frage: Wie könnt ihr KI sinnvoll in eure bestehenden Prozesse integrieren?
Mein Rat für den Oktober ist deshalb ganz einfach: Sucht euch nicht zehn neue Funktionen gleichzeitig aus. Nehmt euch einen wiederkehrenden Prozess aus eurem Alltag und überlegt, ob ihr ihn mit einem Projekt, einem Plugin, einer geplanten Aufgabe oder einfach einem besseren Prompt sinnvoll unterstützen könnt.
Und ganz wichtig: Bei aller Automatisierung weiterhin selber denken.
Die wichtigsten September-Themen im Überblick
Im September standen damit vier praktische Themen im Mittelpunkt: Plugins als neue Möglichkeit für wiederverwendbare KI-Workflows, Projekte für langfristigen Kontext, geplante Aufgaben für wiederkehrende Abläufe und strukturierte Prompts für eine bessere persönliche Planung.
Gemeinsam zeigen sie, wohin sich die Arbeit mit KI entwickelt: ChatGPT wird weniger zu einem Werkzeug, das wir nur für einzelne Fragen öffnen, und stärker zu einer Umgebung, in der wir wiederkehrende Arbeitsabläufe organisieren können.
Ich bin gespannt, welche dieser Möglichkeiten ihr im Oktober in euren Alltag integriert.
Weitere Fragen?
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