*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
ChatGPT entwickelt sich laufend weiter. Neue Funktionen kommen hinzu, Menüs verändern sich und je nach Abo können unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Da ist es verständlich, wenn Ihr euch fragt: Wo finde ich eigentlich was – und welche Einstellungen sind für mich wirklich relevant?
In diesem Beitrag schauen wir uns deshalb die wichtigsten Bereiche der ChatGPT-Oberfläche genauer an. Von der Modellauswahl über Projekte und Plugins bis hin zu Personalisierung, Erinnerungen und Datenschutz bekommt Ihr einen Überblick darüber, welche Funktionen Ihr kennen solltet.
Wichtig dabei: Die Oberfläche von ChatGPT verändert sich regelmäßig. Außerdem können Funktionen je nach Tarif und Verfügbarkeit unterschiedlich aussehen. Der folgende Überblick basiert daher auf dem Stand der im Video gezeigten Oberfläche.
Das allgemeine Chatfenster: Der Ausgangspunkt für eure Arbeit
Das klassische Chatfenster ist wahrscheinlich der Bereich, den die meisten von euch bereits kennen. Hier gebt Ihr eure Prompts ein und arbeitet direkt mit ChatGPT.
Je nach verfügbarer Oberfläche könnt Ihr auswählen, wie beziehungsweise mit welchem Modell ChatGPT eure Anfrage bearbeiten soll. Außerdem stehen Funktionen für die Spracheingabe und Sprachsteuerung zur Verfügung. Statt eure Anfrage einzutippen, könnt Ihr also auch mit ChatGPT sprechen.
Zusätzlich könnt Ihr Dateien hochladen und weitere Funktionen beziehungsweise angebundene Systeme nutzen. Damit wird aus dem einfachen Chatfenster zunehmend eine zentrale Arbeitsoberfläche.
Work: Eine alternative Arbeitsumgebung
Neben dem klassischen Chat könnt Ihr – sofern die Funktion in eurem Tarif verfügbar ist – auch in den Bereich Work wechseln.
Die Oberfläche sieht dort etwas anders aus und ist stärker auf strukturiertes Arbeiten ausgerichtet. Ihr könnt beispielsweise auf Projekte zugreifen und weitere Funktionen verwenden. Je nach Verfügbarkeit können dort auch zusätzliche Modelle beziehungsweise Arbeitsmöglichkeiten angeboten werden.
Gerade wenn Ihr ChatGPT nicht nur für einzelne Fragen, sondern regelmäßig im beruflichen Kontext verwendet, lohnt sich ein Blick auf diesen Bereich.
Chats suchen und Inhalte schneller wiederfinden
Mit der Zeit sammeln sich in ChatGPT ziemlich viele Unterhaltungen an. Deshalb ist die Suchfunktion in der Seitenleiste besonders hilfreich.
Wenn Ihr beispielsweise nach einem bestimmten Begriff sucht, könnt Ihr passende Inhalte wiederfinden. Das können nicht nur klassische Chats sein, sondern je nach gespeicherten Inhalten auch Bilder, Dokumente oder Projekte.
Das ist vor allem dann praktisch, wenn Ihr ChatGPT regelmäßig nutzt und nicht jedes Mal einen neuen Chat beginnen möchtet.
Ein zusätzlicher Tipp: Benennt wichtige Chats möglichst eindeutig. Ein aussagekräftiger Name macht es später wesentlich leichter, einen bestimmten Arbeitsstand wiederzufinden.
Die Bibliothek: Dateien und erstellte Inhalte organisieren
In der Bibliothek findet Ihr Inhalte, die Ihr mit ChatGPT erstellt oder dort abgelegt habt. Ihr könnt die Inhalte durchsuchen und beispielsweise nach Bildern oder Dateien filtern.
Dadurch entwickelt sich ChatGPT zunehmend von einem reinen Chat-Tool zu einer Arbeitsumgebung, in der unterschiedliche Inhalte zusammenkommen.
Trotzdem solltet Ihr nicht einfach sämtliche Dateien dauerhaft in ChatGPT hochladen. Speicher ist begrenzt und insbesondere bei größeren Datenbeständen können angebundene Cloud-Systeme die sinnvollere Lösung sein.
Geplante Aufgaben mit ChatGPT verwalten
ChatGPT kann auch für Aufgaben eingesetzt werden, die regelmäßig ausgeführt werden sollen. Diese geplanten Aufgaben findet Ihr in einer entsprechenden Übersicht.
Das ist interessant, wenn Ihr bestimmte wiederkehrende Tätigkeiten automatisieren möchtet. Statt denselben Prompt immer wieder manuell auszuführen, könnt Ihr – sofern die entsprechende Funktion verfügbar ist – wiederkehrende Aufgaben einrichten.
Damit wird ChatGPT nicht nur zu einem Werkzeug, auf das Ihr aktiv zugreift, sondern kann euch bei regelmäßigen Abläufen unterstützen.
Plugins und angebundene Systeme
Besonders spannend wird ChatGPT, wenn Ihr das Tool mit anderen Systemen verbindet. Über Plugins beziehungsweise entsprechende Anbindungen könnt Ihr beispielsweise Dienste wie Google Drive oder Kalender integrieren.
Dadurch kann ChatGPT stärker in eure bestehenden Arbeitsprozesse eingebunden werden.
Allerdings solltet Ihr euch vor einer Verbindung immer bewusst machen, auf welche Daten das System dadurch zugreifen kann. Bindet Ihr beispielsweise einen Kalender an, ermöglicht Ihr ChatGPT beziehungsweise der entsprechenden Integration den Zugriff auf Informationen aus diesem System.
Prüft deshalb vor jeder Verbindung:
- Welche Daten werden benötigt?
- Auf welche Inhalte erhält die Anwendung Zugriff?
- Ist dieser Zugriff für meinen konkreten Anwendungsfall notwendig?
- Enthalten die angebundenen Systeme sensible oder personenbezogene Informationen?
Nicht jede technisch mögliche Integration ist automatisch für jeden Anwendungsfall sinnvoll.
Bilder und Websites direkt mit ChatGPT erstellen
Über die zusätzlichen Funktionen könnt Ihr unter anderem Bilder erstellen. Das funktioniert mittlerweile auch direkt aus einem normalen Chat heraus: Ihr beschreibt, welches Bild Ihr benötigt, und ChatGPT kann euch bei der Erstellung unterstützen.
Auch Webseiten beziehungsweise Landingpages lassen sich über entsprechende Funktionen erstellen. Diese Möglichkeiten können je nach aktuellem Entwicklungsstand noch Einschränkungen haben, zeigen aber deutlich, wohin sich ChatGPT entwickelt: weg vom reinen Text-Chat und hin zu einer vielseitigeren Arbeitsplattform.
GPTs: Eigene KI-Assistenten erstellen
Ein weiterer wichtiger Bereich sind die GPTs beziehungsweise Custom GPTs. Dabei handelt es sich vereinfacht gesagt um individuell konfigurierte Varianten von ChatGPT, die Ihr für bestimmte Aufgaben oder Anwendungsfälle einrichten könnt.
Ihr könnt öffentlich verfügbare GPTs entdecken und auf eure selbst erstellten GPTs zugreifen. Eigene GPTs lassen sich bearbeiten, anpassen oder löschen.
Bei der Erstellung habt Ihr die Möglichkeit, euren Assistenten dialogbasiert aufzubauen oder Einstellungen direkt zu konfigurieren.
Custom GPTs sind besonders interessant, wenn Ihr bestimmte Aufgaben immer wieder nach ähnlichen Regeln erledigen möchtet. Statt ChatGPT bei jedem neuen Chat sämtliche Rahmenbedingungen erneut zu erklären, könnt Ihr einen spezialisierten Assistenten für euren Anwendungsfall vorbereiten.
Wichtige Chats anheften, umbenennen und teilen
Manche Chats braucht Ihr häufiger als andere. Solche Unterhaltungen könnt Ihr anheften und damit leichter erreichbar machen.
Über das Menü eines Chats stehen euch außerdem weitere Funktionen zur Verfügung. Ihr könnt einen Chat beispielsweise umbenennen oder teilen.
Beim Teilen wird ein Link erzeugt, über den andere Personen auf den freigegebenen Chat zugreifen können. Achtet deshalb auch hier darauf, welche Informationen sich in der Unterhaltung befinden, bevor Ihr einen solchen Link weitergebt.
Projekte: Themen und Kundenaufgaben strukturiert organisieren
Wenn Ihr über längere Zeit an einem bestimmten Thema arbeitet, können Projekte hilfreich sein.
Innerhalb eines Projekts könnt Ihr verschiedene Chats und Quellen einem gemeinsamen Kontext zuordnen. Das eignet sich beispielsweise für umfangreichere Themen oder Kundenprojekte.
Statt Informationen über viele einzelne Unterhaltungen zu verteilen, könnt Ihr zusammengehörige Inhalte strukturierter organisieren. Gerade bei längeren Arbeitsprozessen kann das die Übersicht deutlich verbessern.
Mehrere ChatGPT-Konten nutzen
Je nach verfügbarer Funktion könnt Ihr mittlerweile auch zwischen verschiedenen ChatGPT-Konten wechseln.
Das kann beispielsweise praktisch sein, wenn Ihr ein privates Konto und zusätzlich einen Account für eure berufliche Tätigkeit oder eine Hochschule verwendet.
Gerade bei unterschiedlichen Nutzungskontexten kann eine klare Trennung sinnvoll sein. Achtet trotzdem immer darauf, mit welchem Konto Ihr aktuell angemeldet seid, bevor Ihr Informationen hochladet oder neue Chats startet.
Personalisierung: ChatGPT an eure Arbeitsweise anpassen
Ein Bereich, den Ihr euch unbedingt einmal genauer anschauen solltet, ist die Personalisierung.
Hier könnt Ihr festlegen, wie ChatGPT mit euch interagieren soll. Je nach verfügbarer Version lassen sich beispielsweise Tonalität und weitere persönliche Präferenzen beeinflussen.
Dabei gilt nicht unbedingt: Je mehr Informationen Ihr über euch hinterlegt, desto besser.
Überlegt stattdessen bewusst, welche Informationen ChatGPT tatsächlich benötigt, um euch sinnvoll zu unterstützen. Gerade persönliche oder sensible Angaben solltet Ihr nicht allein deshalb hinterlegen, weil eine entsprechende Einstellung vorhanden ist.
Erinnerungen: Was soll sich ChatGPT über euch merken?
Über die Erinnerungsfunktion kann ChatGPT Informationen aus vorherigen Interaktionen berücksichtigen. Ihr könnt diese Funktion aktivieren und eure gespeicherten Erinnerungen verwalten.
Das kann komfortabel sein, weil Ihr bestimmte Informationen nicht ständig wiederholen müsst.
Gleichzeitig lohnt sich ein regelmäßiger Blick in die Erinnerungsverwaltung. Prüft, welche Informationen gespeichert sind und ob Ihr möchtet, dass diese weiterhin berücksichtigt werden.
Die Erinnerungsfunktion ist damit nicht nur eine Komfortfunktion, sondern auch eine Einstellung, mit der Ihr euch bewusst auseinandersetzen solltet.
Allgemeine Einstellungen und Benachrichtigungen
In den allgemeinen Einstellungen findet Ihr zahlreiche weitere Optionen. Dazu gehören beispielsweise die Darstellung, Farben und Benachrichtigungen.
Ihr könnt also festlegen, wann und wie ChatGPT euch informieren soll und die Oberfläche stärker an eure persönlichen Präferenzen anpassen.
Daneben findet Ihr weitere Bereiche, beispielsweise für Personalisierung, verbundene Systeme, Sprache beziehungsweise Stimme, Abrechnung und Nutzung.
Es lohnt sich, diese Einstellungen nicht einfach in ihrer Standardkonfiguration zu belassen, sondern einmal bewusst durchzugehen.
Datenkontrolle und sensible Informationen
Besonders wichtig sind die Einstellungen rund um eure Daten.
Grundsätzlich solltet Ihr euch nicht darauf verlassen, dass sensible Informationen durch ein späteres Löschen automatisch überall und unmittelbar verschwunden sind. Im Video wird deshalb ausdrücklich davor gewarnt, vertrauliche Informationen zunächst einzugeben und anschließend davon auszugehen, dass ein Löschen sämtliche Spuren sofort beseitigt.
Die bessere Strategie lautet: Überlegt bereits vor der Eingabe, ob bestimmte Informationen überhaupt in ein KI-System gehören.
Das betrifft beispielsweise personenbezogene Daten, vertrauliche Kundeninformationen oder interne Unternehmensdaten.
Gerade im beruflichen Einsatz sollte Datenschutz deshalb Bestandteil eures KI-Prozesses sein – und nicht erst dann berücksichtigt werden, wenn sensible Daten bereits eingegeben wurden.
Speicher bewusst nutzen
Auch der verfügbare Speicher ist ein Thema. Es ist nicht unbedingt sinnvoll, einfach sämtliche vorhandenen Dateien direkt in ChatGPT hochzuladen.
Wenn Ihr mit größeren Datenbeständen arbeiten möchtet, können angebundene Cloud-Speicher beziehungsweise andere Systeme eine bessere Alternative darstellen.
Entscheidend ist auch hier der konkrete Anwendungsfall: Welche Dateien braucht ChatGPT tatsächlich? Welche Informationen können extern bleiben? Und welche Daten solltet Ihr aus Datenschutzgründen gar nicht erst zur Verfügung stellen?
Eine bewusste Datenstrategie hilft euch dabei, ChatGPT effizienter und verantwortungsvoller einzusetzen.
Weitere Einstellungen: Sicherheit, Konto und Tastatur
Neben den bekannten Funktionen gibt es zahlreiche weitere Einstellungsmöglichkeiten. Dazu gehören unter anderem Optionen für sensible Inhalte, Anmeldeinformationen, angemeldete Geräte, Kindersicherung und vertrauenswürdige Kontakte.
Auch Konto- und Tastatureinstellungen können angepasst werden. Je nachdem, wie intensiv Ihr ChatGPT nutzt, können gerade kleinere Anpassungen im Alltag einen Unterschied machen.
Ihr müsst dabei nicht jede Einstellung sofort verändern. Viel wichtiger ist, dass Ihr wisst, welche Möglichkeiten vorhanden sind und wo Ihr sie findet.
Fazit: Nehmt euch Zeit für eure ChatGPT-Einstellungen
ChatGPT kann mittlerweile deutlich mehr als einfache Fragen beantworten. Chats, Projekte, Bibliothek, GPTs, verbundene Systeme, Erinnerungen, Personalisierungen und weitere Einstellungen machen aus dem Tool eine umfangreiche Arbeitsumgebung.
Genau deshalb lohnt es sich, nicht ausschließlich auf das Eingabefeld zu schauen.
Nehmt euch einmal bewusst Zeit und klickt euch durch eure Einstellungen. Überlegt, welche Funktionen euch bei eurer Arbeit tatsächlich helfen und welche Daten Ihr ChatGPT zur Verfügung stellen möchtet.
Dabei müsst Ihr nicht jede neue Funktion sofort einsetzen. Entscheidend ist, dass Ihr die Möglichkeiten kennt und bewusst entscheidet, was für euren eigenen Anwendungsfall sinnvoll ist.
Und bei aller Begeisterung für KI gilt weiterhin: Chatten und Prompten sind hilfreich – kritisches Denken bleibt wichtig. Und manchmal darf der Rechner auch einfach ausgeschaltet werden.
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