*Dieser Beitrag basiert auf einem YouTube-Video von Sophie Hundertmark, Expertin für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Fokus auf Chatbots und strategische AI-Anwendungen in Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Sophie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und promoviert im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Der Blogtext wurde mithilfe eines Custom GPT-Modells erstellt, das auf Sophies Video-Inhalte, Sprachstil und Fachwissen trainiert wurde. So entstehen fundierte, aktuelle Beiträge auf Basis eigener Expertise von Sophie Hundertmark.
Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
ChatGPT kann euch nicht nur bei einzelnen Fragen oder Aufgaben unterstützen. Mit geplanten Aufgaben könnt Ihr ChatGPT auch damit beauftragen, bestimmte Tätigkeiten regelmäßig für euch zu übernehmen. Das können wiederkehrende Recherchen, Erinnerungen oder regelmäßige Überprüfungen bestimmter Informationen sein.
Damit wird ChatGPT vom Werkzeug, das Ihr für jede Anfrage aktiv aufrufen müsst, zu einem Assistenten, der zu festgelegten Zeitpunkten bestimmte Aufgaben für euch erledigt.
In diesem Beitrag zeige ich euch, wie geplante ChatGPT Aufgaben funktionieren, für welche Anwendungsfälle sie interessant sind und welche Informationen Ihr beim Erstellen einer Aufgabe mitgeben solltet. Außerdem findet Ihr ein Prompt-Template, das Ihr direkt kopieren und für eure eigenen Aufgaben anpassen könnt.
Was sind geplante ChatGPT Aufgaben?
Mit geplanten Aufgaben könnt Ihr festlegen, dass ChatGPT eine bestimmte Tätigkeit zu einem späteren Zeitpunkt oder regelmäßig durchführen soll.
Anstatt beispielsweise jede Woche selbst nach einem bestimmten Angebot zu suchen, könnt Ihr ChatGPT damit beauftragen, diese Recherche regelmäßig für euch zu erledigen. Dabei könnt Ihr auch definieren, unter welchen Bedingungen Ihr tatsächlich benachrichtigt werden möchtet.
Mögliche Anwendungsfälle sind beispielsweise:
- regelmäßig nach bestimmten Informationen recherchieren
- prüfen, ob ein bestimmtes Produkt verfügbar oder im Angebot ist
- wiederkehrende Erinnerungen einrichten
- Entwicklungen zu einem bestimmten Thema beobachten
- Informationen in regelmäßigen Abständen zusammenstellen
Gerade bei Aufgaben, die Ihr ansonsten immer wieder manuell durchführen würdet, kann diese Funktion interessant sein und euch Zeit sparen.
Ein Beispiel für eine geplante Aufgabe
Ein praktisches Beispiel aus meinem Alltag: Ich kann ChatGPT regelmäßig prüfen lassen, ob bestimmte Kaschmir-Pullover bei Aldi wieder im Angebot sind.
Statt selbst immer wieder danach zu suchen, übernimmt ChatGPT die Recherche nach dem von mir definierten Zeitplan. Besonders praktisch wird das Ganze, wenn ich zusätzlich festlege, dass ich nur dann benachrichtigt werden möchte, wenn tatsächlich ein passendes Angebot gefunden wurde.
Das Beispiel zeigt auch: Geplante Aufgaben sind nicht nur für berufliche Prozesse interessant. Ihr könnt sie genauso für private Recherchen und wiederkehrende Aufgaben im Alltag einsetzen.
Was gehört in einen guten Prompt für ChatGPT Aufgaben?
Wie bei vielen Anwendungen mit generativer KI entscheidet auch hier der Prompt darüber, wie genau ChatGPT eure Anforderungen versteht.
Für geplante Aufgaben solltet Ihr deshalb möglichst konkret beschreiben, was passieren soll. Dabei geht es nicht nur um die eigentliche Aufgabe.
Überlegt euch zusätzlich:
- Wann soll die Aufgabe starten?
- Zu welcher Uhrzeit soll sie ausgeführt werden?
- Welche Zeitzone gilt?
- Wie häufig soll die Aufgabe wiederholt werden?
- Welche Informationen und Vorgaben muss ChatGPT berücksichtigen?
- Wie soll das Ergebnis aussehen?
- Wann möchtet Ihr benachrichtigt werden?
Je genauer Ihr diese Rahmenbedingungen definiert, desto klarer ist die Aufgabe beschrieben.
Prompt-Template für eure geplanten ChatGPT Aufgaben
Damit ChatGPT möglichst genau versteht, welche Aufgabe Ihr automatisieren möchtet, könnt Ihr mit einem strukturierten Prompt arbeiten.
Das folgende Template könnt Ihr direkt kopieren. Ersetzt anschließend einfach die Angaben in den eckigen Klammern durch eure eigenen Anforderungen.
Prompt:
Erstelle folgende geplante Aufgabe:
Aufgabe
[WAS SOLLST DU FÜR MICH ERLEDIGEN?]
Zeitplan
- Startdatum: [DATUM]
- Uhrzeit: [UHRZEIT]
- Zeitzone: [Z. B. EUROPE/ZURICH]
- Wiederholung: [EINMALIG / TÄGLICH / WÖCHENTLICH AN … / MONATLICH AM …]
- Enddatum, falls gewünscht: [DATUM / UNBEGRENZT]
Inhalt und Vorgehen
- Berücksichtige: [THEMEN, SUCHBEGRIFFE, KRITERIEN ODER VORGABEN]
- Nutze folgende Quellen, sofern verfügbar: [WEBSEITEN ODER ANDERE QUELLEN]
- Schliesse aus: [UNERWÜNSCHTE INHALTE]
- Bei wiederholten Recherchen: Konzentriere dich auf neue Entwicklungen und vermeide bereits gemeldete Ergebnisse, soweit frühere Ergebnisse verfügbar sind.
- Erfinde keine Informationen. Wenn Quellen nicht zugänglich sind oder keine passenden Ergebnisse vorliegen, mache das deutlich.
Gewünschtes Ergebnis
- Format: [Z. B. KURZE ERINNERUNG, ZUSAMMENFASSUNG, LISTE ODER TABELLE]
- Umfang: [Z. B. MAXIMAL FÜNF PUNKTE]
- Sprache und Tonalität: [Z. B. DEUTSCH, KURZ UND SACHLICH]
- Bei Recherchen: Ergänze Quellenlinks und gegebenenfalls das Veröffentlichungsdatum.
Benachrichtigung
[BEI JEDER AUSFÜHRUNG / NUR WENN FOLGENDE BEDINGUNG ERFÜLLT IST: …]
Prüfe, ob du die Aufgabe mit den verfügbaren Funktionen ausführen kannst. Frage nach, wenn entscheidende Angaben fehlen. Bestätige die Einrichtung erst, wenn die Aufgabe tatsächlich angelegt wurde, und nenne den Zeitplan. Falls etwas technisch nicht möglich ist, erkläre es kurz und schlage eine umsetzbare Alternative vor.
Warum ist das Prompt-Template so ausführlich?
Nicht jede Aufgabe benötigt sämtliche Angaben aus dem Template. Für eine einfache Erinnerung reichen beispielsweise deutlich weniger Informationen als für eine regelmäßige Recherche.
Die Struktur hilft euch aber dabei, keine wichtigen Punkte zu vergessen. Besonders bei wiederkehrenden Recherchen lohnt es sich, genauer festzulegen, wonach ChatGPT suchen und wie es mit den Ergebnissen umgehen soll.
Wenn Ihr beispielsweise regelmäßig Entwicklungen zu einem bestimmten Thema recherchieren lasst, möchtet Ihr wahrscheinlich nicht jede Woche dieselben Ergebnisse erhalten. Deshalb enthält das Template die Vorgabe, sich möglichst auf neue Entwicklungen zu konzentrieren und bereits gemeldete Ergebnisse nicht erneut aufzuführen, soweit diese Informationen verfügbar sind.
Auch die gewünschten Quellen könnt Ihr definieren. So könnt Ihr ChatGPT beispielsweise mitteilen, welche Webseiten bevorzugt berücksichtigt werden sollen.
Benachrichtigungen gezielt definieren
Ein wichtiger Bestandteil einer geplanten Aufgabe ist die Frage, wann Ihr tatsächlich benachrichtigt werden möchtet.
Nehmen wir wieder das Beispiel mit den Kaschmir-Pullovern. Hier wäre es wenig hilfreich, regelmäßig eine Nachricht zu bekommen, dass das gesuchte Produkt noch immer nicht verfügbar ist.
Stattdessen könnt Ihr festlegen, dass Ihr nur dann benachrichtigt werden möchtet, wenn das Produkt tatsächlich verfügbar oder im Angebot ist.
Bei einer anderen Aufgabe kann es dagegen sinnvoll sein, nach jeder Durchführung eine Rückmeldung zu erhalten.
Überlegt euch deshalb beim Erstellen einer Aufgabe nicht nur, was ChatGPT tun soll, sondern auch, wann ein Ergebnis für euch wirklich relevant ist.
Das gewünschte Ergebnis gehört ebenfalls in den Prompt
Ein Punkt, der bei Prompts schnell vergessen wird, ist das Ausgabeformat.
Wenn ChatGPT eine regelmäßige Recherche für euch durchführt, könnt Ihr beispielsweise festlegen, dass Ihr maximal fünf Ergebnisse als kurze Liste erhalten möchtet. Bei umfangreicheren Informationen kann dagegen eine Tabelle sinnvoll sein.
Ihr könnt außerdem Sprache und Tonalität definieren und bei Recherchen verlangen, dass Quellenlinks und – sofern relevant – Veröffentlichungsdaten ergänzt werden.
Damit bestimmt Ihr nicht nur die Aufgabe selbst, sondern auch, wie Ihr mit dem Ergebnis anschließend weiterarbeiten könnt.
Ihr könnt eure Aufgabe gemeinsam mit ChatGPT verfeinern
Der erste Prompt muss nicht sofort perfekt sein. Nachdem Ihr eure Vorgaben abgeschickt habt, kann daraus ein Dialog mit ChatGPT entstehen.
Dabei könnt Ihr überprüfen, ob die Aufgabe richtig verstanden wurde, zusätzliche Informationen ergänzen und einzelne Vorgaben anpassen.
Gerade bei komplexeren Aufgaben lohnt es sich, die Anforderungen Schritt für Schritt zu präzisieren. Fehlen entscheidende Informationen, sollte ChatGPT zunächst nachfragen, bevor die Aufgabe eingerichtet wird.
Wichtig ist außerdem, dass Ihr euch nicht allein auf eine Bestätigung im Chat verlasst. Eine geplante Aufgabe sollte erst dann als eingerichtet gelten, wenn sie tatsächlich erstellt wurde und der entsprechende Zeitplan feststeht.
Geplante Aufgaben sinnvoll einsetzen
Geplante ChatGPT Aufgaben sind besonders interessant, wenn Ihr wiederkehrende Tätigkeiten habt, bei denen Informationen regelmäßig geprüft, zusammengestellt oder zu einem bestimmten Zeitpunkt bereitgestellt werden sollen.
Der entscheidende Schritt besteht darin, nicht nur zu überlegen, was ChatGPT tun soll. Definiert auch wann, wie oft, mit welchen Informationen, in welchem Format und unter welchen Bedingungen Ihr ein Ergebnis erhalten möchtet.
So könnt Ihr aus einer einzelnen Anfrage einen wiederkehrenden Prozess machen und ChatGPT gezielter in euren Alltag oder eure Arbeitsabläufe integrieren.
Und bei aller Automatisierung gilt weiterhin: Vergesst nicht, selber zu denken.
Weitere Fragen?
Ihr habt Fragen dazu? Gerne unterstütze ich euch, stehe als Sparring-Partner zur Verfügung und beantworte eure Fragen. Ich freue ich mich immer über eure Nachrichten, am liebsten per WhatsApp Nachricht oder als E-Mail.
