Ein Beitrag von Sophie Hundertmark
Sophie Hundertmark ist Expertin für den praktischen Einsatz von Künstlicher Intelligenz mit Schwerpunkt auf Chatbots, AI-Strategien und verantwortungsvoller Technologieintegration. Sie ist Forscherin und Dozentin an der Hochschule Luzern und schreibt derzeit ihre Dissertation im Bereich Conversational AI an der Universität Fribourg. Als Beraterin begleitet sie Unternehmen, Verwaltungen und Bildungsinstitutionen bei der Einführung wirksamer KI-Lösungen. Mehr zu Sophie Hundertmark auf LinkedIn.
Zur sprachlichen und stilistischen Erstellung – ebenso wie zur Übersetzung – wurde ein CustomGPT eingesetzt. Dieses basiert auf dem Sprachmodell GPT-5 von OpenAI und wurde von Sophie Hundertmark persönlich entwickelt.
Als beschäftigte Beraterin, Dozentin und Forscherin mit Fokus auf AI suche ich ständig nach Wegen, meinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Natürlich nutze ich dabei so oft wie möglich AI-Assistenten, um Routinen zu automatisieren – schliesslich predige ich das ja nicht nur in meinen Vorträgen, ich setze es auch selbst um.
Gleichzeitig schätze ich aber den persönlichen Austausch sehr. Ich bin sogar ein grosser Fan der klassischen Briefpost– einfach, weil sie immer eine ganz besondere Note hat und man sofort merkt, dass sich jemand Zeit genommen hat. Diese Individualität möchte ich auch in meiner digitalen Kommunikation bewahren.
E-Mails sind für mich ein zentrales Kommunikationsmittel – sei es mit Kund:innen, Partner:innen, Journalist:innen oder Studierenden. Trotzdem kann das hohe Volumen schnell überwältigend werden. Also habe ich einen Weg gesucht, wie ich die Vorarbeit so weit wie möglich automatisiere, ohne dass meine Nachrichten an Persönlichkeit verlieren.
Das Ergebnis: Ein Zapier-Workflow mit AI-Unterstützung, der mir viel Arbeit abnimmt, mir aber immer die volle Kontrolle über Inhalt und Tonfall lässt. In diesem Beitrag zeige ich dir Schritt für Schritt, wie er funktioniert, welche Tools ich nutze und wie ich dabei den persönlichen Touch und den Datenschutz nicht aus den Augen verliere.
Die drei Grundprinzipien vor dem Start
Bevor ich auch nur eine Zeile in Zapier gebaut habe, habe ich drei feste Regeln definiert:
- Kein vollautomatischer Versand
Jede E-Mail, die das System erstellt, prüfe ich persönlich und verschicke sie manuell – ausser in seltenen Sonderfällen, die klar gekennzeichnet sind. - Datenschutz ernst nehmen
Zapier ist ein grossartiges Tool, aber nicht immer ist transparent, wo Daten gespeichert werden. Deshalb laufen keine sensiblen oder vertraulichen E-Mails über diesen Prozess. - Technik muss sich mir anpassen, nicht umgekehrt
Ich wollte keinen komplexen, fehleranfälligen Workflow, sondern eine klare, stabile Lösung, die mir Arbeit abnimmt.
Überblick: So funktioniert mein E-Mail-Workflow mit Zapier
Mein System basiert auf einer einfachen Logik:
Ich beantworte E-Mails nicht sofort selbst, sondern leite sie mit Anweisungen an meinen AI-Assistenten weiter. Dieser ist eine individuell trainierte KI mit einem speziell entwickelten System-Prompt, die über Zapier in meinen Workflow eingebunden ist.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Der manuelle Trigger
- Ich wähle bewusst aus, welche E-Mails geeignet sind.
- Diese leite ich an eine separate E-Mail-Adresse weiter, die nur für den AI-Workflow existiert.
- Ganz oben in der weitergeleiteten Nachricht ergänze ich präzise Anweisungen für die Antwort, z. B.:„Bitte eine Antwort formulieren, die auf die Keynote-Anfrage von Frau Meier eingeht. Erwähne, dass ich erst nächste Woche Termine habe, und füge meinen Link zur Portfolio-Seite hinzu.“
Diese kurzen Hinweise geben der KI die Richtung vor und sorgen dafür, dass die Antwort massgeschneidert ist.
Schritt 2: Zapier-Workflow startet
Zapier überwacht das spezielle Postfach kontinuierlich. Sobald eine neue Nachricht eintrifft, beginnt der automatisierte Ablauf.
Aktion 1 – AI-Antwort generieren
- Die KI erhält den kompletten E-Mail-Verlauf plus meine Instruktionen.
- Im Hintergrund läuft ein System-Prompt, den ich aus über 10 alten E-Mail-Verläufen entwickelt habe.
- Dieser Prompt definiert:
- Tonalität: freundlich, verbindlich, klar strukturiert, mit persönlichem Touch
- Reaktionsmuster für verschiedene Kategorien (Keynote, Workshop, allgemeine Themen usw.)
Beispiel: Bei einer Workshop-Anfrage fragt die KI automatisch nach Teilnehmerzahl und Zielgruppe und skizziert mögliche Inhalte.
Aktion 2 – Daten extrahieren
Nach der Antworterstellung zieht die KI zwei weitere Informationen aus dem ursprünglichen Verlauf:
- Absender-E-Mail-Adresse – für die richtige Adressierung.
- Letzte Nachricht ohne Instruktionen – damit der Kontext im Entwurf erhalten bleibt.
Zusammen mit der generierten Antwort habe ich dann drei Variablen:
- Antworttext
- Originalverlauf
- Empfängeradresse
Diese werden im laufenden Zap gespeichert und können später sogar in anderen Systemen (z.B. CRM) weiterverwendet werden.
Aktion 3 – E-Mail-Entwurf erstellen
Zapier nutzt die Variablen, um in meinem Entwürfe-Ordner eine neue Nachricht zu erstellen:
- Absender: immer meine eigene E-Mail-Adresse
- Empfänger: extrahierte Adresse
- Betreff: aus der ursprünglichen Nachricht übernommen
- Inhalt:
[Generierte Antwort] --- [Originalverlauf ohne Instruktionen]
Der menschliche Einfluss bleibt
Ich verschicke diese Entwürfe niemals sofort.
Stattdessen öffne ich sie, lese die Antwort gründlich und passe sie an:
- Formulierungen persönlicher gestalten
- Zusätzliche Gedanken einfügen
- Termine oder Inhalte anpassen
Diese letzte Überarbeitung sorgt dafür, dass die Kommunikation authentisch und individuell bleibt.
Sonderfall: Vollautomatischer Versand
Es gibt wenige, klar definierte Fälle, in denen ich bewusst komplett automatisiert versende – z. B. bei einfachen Bestätigungen oder standardisierten Antworten.
Dann füge ich einen deutlichen Hinweis ein:
„Diese Nachricht wurde automatisch von Sophies AI-Assistent erstellt.“
So wissen Empfänger immer, dass die Antwort automatisiert erstellt wurde.
Datenschutz & Sicherheit
Ein wichtiger Punkt, den ich betonen muss, ist das Thema Datenschutz. Dienste wie Zapier sind unglaublich nutzlich, aber es ist nicht immer transparent, wo und wie Daten gespeichert und verarbeitet werden.
Aus diesem Grund nutze ich diese Art der Automatisierung nur fur bestimmte E-Mails und nicht fur vertrauliche oder sensible Informationen. Mein primarer E-Mail-Account, der sensible Kundendaten enthalt, ist nicht mit Zapier verbunden. Der separate „AI-Assistent“-Account minimiert das Risiko und halt die Hauptkommunikation strikt getrennt.
- Keine sensiblen E-Mails laufen über diesen Workflow.
- Separates Postfach als Trigger, damit mein Haupt-Account nicht ständig von Zapier gescannt wird.
- Klare Trennung zwischen regulärer Kommunikation und Automatisierung.
Meine Learnings aus der Umsetzung
- Klein starten – erst mit einer Kategorie testen, bevor alles automatisiert wird.
- Guter System-Prompt ist entscheidend – je präziser er ist, desto weniger Korrekturen sind nötig.
- Automatisierung = Vorarbeit, nicht Ersatz – der menschliche Blick ist unersetzlich.
- Datenschutz von Anfang an einplanen – erspart spätere Änderungen.
Fazit
Mit diesem System bearbeite ich E-Mails deutlich schneller, spare Zeit und halte trotzdem die persönliche Qualität hoch.
Die KI übernimmt die aufwändige Vorarbeit, ich kümmere mich um den Feinschliff und den persönlichen Bezug.
So vereine ich Effizienz und menschliche Nähe – und genau das macht den Unterschied.
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FAQ – Häufige Fragen zu meinem AI-Assistenten-Workflow mit Zapier
1. Kann ich den Workflow auch ohne Zapier umsetzen?
Ja, aber Zapier bietet den Vorteil einer sehr flexiblen, visuellen Workflow-Automatisierung. Alternativen wären Make (Integromat), n8n oder direkt programmierte Lösungen. Diese erfordern jedoch oft mehr technisches Know-how.
2. Warum erstellst du die E-Mail nur als Entwurf und verschickst sie nicht automatisch?
Weil mir die finale Kontrolle wichtig ist. Jede E-Mail soll persönlich wirken, kleine Anpassungen oder Ergänzungen sind fast immer sinnvoll. So vermeide ich auch inhaltliche Fehler oder unpassende Formulierungen.
3. Welche Rolle spielt der System-Prompt genau?
Der System-Prompt ist das „Gehirn“ des AI-Assistenten. Er definiert Tonalität, Struktur und Reaktionsmuster für verschiedene E-Mail-Typen. Je präziser er formuliert ist, desto weniger musst du später nachbearbeiten.
4. Kann ich den AI-Assistenten für jede Art von E-Mail nutzen?
Technisch ja, aber ich empfehle, den Workflow nur für Anfragen zu nutzen, bei denen Datenschutzrisiken gering sind und bei denen wiederkehrende Muster auftreten – z. B. Terminabsprachen, Angebotsantworten oder allgemeine Fragen.
5. Wie gehst du mit Datenschutz und sensiblen Daten um?
Ich lasse keine vertraulichen Kundendaten über diesen Workflow laufen. Der Trigger läuft auf einem separaten E-Mail-Konto, und nur ausgewählte Nachrichten werden weitergeleitet. So bleibt der Hauptaccount geschützt.
6. Welche AI nutzt du für die Texterstellung?
In meinem Fall nutze ich ChatGPT 5 Auto über eine Zapier-Integration. Wichtig ist, dass die AI zuverlässig mit langen Texten umgehen und Kontext aus kompletten E-Mail-Verläufen verstehen kann.
7. Was mache ich, wenn der AI-Assistent einen Fehler macht?
Das ist einer der Gründe, warum ich den Versand nicht automatisiere. Wenn die Antwort inhaltlich nicht passt oder zu generisch wirkt, passe ich sie manuell an. Mit der Zeit wird der System-Prompt so optimiert, dass Fehler seltener werden.
8. Kann ich mehrere AI-Assistenten für unterschiedliche E-Mail-Arten nutzen?
Ja. Du kannst z. B. einen Assistenten für Vertriebsanfragen, einen für Support und einen für interne Kommunikation einrichten. Jeder Assistent kann einen eigenen System-Prompt haben.
9. Wie lange dauert die Einrichtung eines solchen Workflows?
Je nach Erfahrung mit Zapier und AI-Prompts kann es zwischen 1 Tag und Wochen dauern. Die meiste Zeit geht oft in das Erstellen und Feintuning des System-Prompts. Und natürlich hängt es auch von der Datengrundlage ab.
10. Spart der Workflow wirklich Zeit?
Absolut. Auch wenn ich jede E-Mail noch prüfe, spart die automatische Vorformulierung pro Nachricht mehrere Minuten. Hochgerechnet auf den Tag ergibt das eine deutliche Zeitersparnis – ohne Einbussen bei der Qualität.
