*Dieser Beitrag wurde mit einem selbst erstelltem CustomGPT auf Basis von Sophies neustem YouTube Video erstellt. Den Link zum Video findet ihr am Ende dieses Beitrags.
Wir alle kennen die Situation: Eine Anfrage kommt rein – vielleicht ein Interview, eine Kooperation oder eine Einladung – und obwohl wir grundsätzlich interessiert wären, fehlt schlichtweg die Zeit oder der Fokus liegt gerade auf anderen Projekten. Absagen fällt schwer, vor allem, wenn man niemanden vor den Kopf stoßen möchte. Doch genau hier kann ein KI-Assistent wie ChatGPT helfen.
Warum Absagen oft schwerfällt
Viele von uns haben Schwierigkeiten, Anfragen abzulehnen. Nicht, weil uns die Anliegen egal sind, sondern weil wir wertschätzend bleiben wollen. Gleichzeitig brauchen wir Fokus für das Wesentliche. Die Lösung? Automatisierte Kommunikation mit Herz.
Der Prompt für professionelle Absagen
Sophie hat für genau diesen Fall einen Prompt entwickelt, der dir dabei hilft, respektvolle und dennoch klare Absagen zu formulieren. Der Prompt basiert auf einem Baukastenprinzip:
Fester Bestandteil des Prompts:
Du bist mein professioneller Kommunikationsassistent. Verfasse eine freundliche und respektvolle Absage auf folgende Anfrage. Ziel der Antwort ist es, Wertschätzung auszudrücken, eine klare, aber höfliche Absage zu formulieren und gegebenenfalls eine Alternative oder einen Ausblick zu bieten.
Variable Eingaben:
- Anfrage: z. B. Interview für Bachelorarbeit
- Absenderperspektive: Ich oder Wir
- Sprache: Deutsch, Englisch, Französisch oder Italienisch
- Begründung: z. B. Zeitmangel, thematische Ausrichtung, strategischer Fokus
Diese Struktur sorgt für Klarheit und Individualität zugleich. Je nachdem, wie du die Variablen befüllst, wird die Absage deinem Stil und deiner Situation gerecht.
Tipps zur Personalisierung
Du kannst den Prompt weiter individualisieren, zum Beispiel:
- den Tonfall anpassen (professionell-herzlich, humorvoll, sachlich)
- weitere Vorgaben hinzufügen (z. B. Länge der Nachricht, Bezug auf vorherige Kommunikation)
So bleibt deine Kommunikation menschlich – auch wenn sie automatisiert ist.
Mehr als nur Absagen
Und falls du dir unsicher bist, ob du überhaupt absagen oder doch lieber zusagen solltest, gibt es auch dafür einen passenden Prompt: Ein Assistent, der dir eine strukturierte Pro-und-Kontra-Liste erstellt. Und wer weiß – vielleicht sagst du beim nächsten Mal ja wieder bewusst "Ja".
Fazit
Mit einem gut durchdachten Prompt kannst du Absagen effizient, klar und gleichzeitig wertschätzend formulieren. Nutze die Möglichkeiten von KI, um deine Kommunikation zu vereinfachen und deinen Fokus zu wahren. Und denk dran: Absagen ist kein Zeichen von Schwäche, sondern von Klarheit.
Weitere Fragen?
Ihr habt Fragen dazu? Gerne unterstütze ich euch, stehe als Sparring-Partner zur Verfügung und beantworte eure Fragen. Ich freue ich mich immer über eure Nachrichten, am liebsten per WhatsApp Nachricht oder als E-Mail.
